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5 Timeboxing-Tipps für Kanzleiinhaber: So wirst Du vom Passagier zum Captain Deines Zeitmanagements

Angela Hamatschek

Warum Kanzleiinhaber mit Timeboxing effizienter arbeiten

Der 28. Februar rückt näher, die 24er Abschlüsse (oder hast Du noch 23er offen) stapeln sich, und eigentlich wolltest Du heute die neue Honorarvereinbarung für den Großmandanten finalisieren. Doch die Realität sieht anders aus: Das Telefon steht nicht still, ein Mitarbeiter braucht „nur mal kurz“ Hilfe bei einem Jahresabschluss und das Postfach quillt über. Am Ende des Tages hast Du zwar 10 Stunden gearbeitet, aber die strategisch kritischen Themen liegen immer noch unberührt auf dem Stapel.

Dieses ständige Springen zwischen Aufgaben – das reaktive Multitasking – ist der schleichende Tod Deiner Profitabilität. Die Lösung für dieses Kanzlei-Chaos ist ebenso radikal wie effizient: Timeboxing. Es ist weit mehr als nur eine Kalendertechnik; es ist nach Marc Zao-Sanders die „Mutter aller Zeitmanagementmethoden“. (Marc hat ein lesenswertes Buch dazu geschrieben. In einem meiner Leseoptimistin-Episoden habe ich einen Podcast dazu aufgenommen.)

Diese Methode zeigt Dir, wie Du die Kontrolle zurückzugewinnst und Deine Aufmerksamkeit als das wertvollste Gut Deiner Kanzlei behandelst.

Timeboxing erklärt: Warum Fokus wichtiger ist als Multitasking

Der Kern des Timeboxing ist simpel: Doing One Thing at a Time. Und es gibt natürlich einige Parallelen zum Klassiker „Getting Things Done“ von David Allen.

In Deiner Rolle als Kanzleiinhaber ist die Fähigkeit zur radikalen Konzentration ein echter Wettbewerbsvorteil.

Friedrich Nietzsche beschrieb den Zustand des modernen Menschen bereits vor über hundert Jahren erstaunlich treffend (und kannte FOMO bereits, bevor der Begriff in der Social-Media-Welt die Runde gemacht hat):

„Man denkt mit der Uhr in der Hand, wie man zu Mittag isst, indem man die neuesten Börsennachrichten liest, man lebt, als ob man immer etwas versäumen könnte.“

Sein Gegenmittel lautet: Langsam sehen lernen. Für Deinen Kanzleialltag bedeutet das: Wenn Du Dich in Deiner Captain’s Time befindest – also dort, wo Strategie, Honorare und Weichenstellungen entschieden werden – darfst Du nicht nebenbei arbeiten. Timeboxing schafft den geschützten Raum, um genau diese Präsenz wiederzugewinnen.

Die 5 wichtigsten Timeboxing-Tipps für Kanzleiinhaber und Steuerberater

Tipp 1: Das 15-Minuten-Planungsritual für Kanzleiinhaber

Der Erfolg von Timeboxing entscheidet sich, bevor Du richtig in den Arbeitstag startest. Nimm Dir jeden Morgen (oder am Vorabend) exakt 15 Minuten Zeit, um Deinen Tag zu planen. In dieser Viertelstunde bist Du der Planer – den Rest des Tages bist Du der Umsetzer.

So gehst Du vor:

Du sichtest Deine Aufgabenliste.
Du wählst die 3–5 wichtigsten Aufgaben für den Tag.
Du schätzt realistisch, wie viel Zeit jede Aufgabe braucht.
Du trägst diese Aufgaben als feste Termine in Deinen Kalender ein.

Diese Boxen sind verbindliche Termine mit Dir selbst. Während dieser Zeit wird nicht mehr diskutiert, sondern umgesetzt.

Tipp 2: Time Boxing vs. Time Blocking – der entscheidende Unterschied

Viele Kanzleiinhaber blocken bereits Zeit im Kalender – zum Beispiel für E-Mails oder Organisation. Timeboxing geht einen Schritt weiter: Du reservierst nicht nur Zeit, sondern verpflichtest Dich, eine konkrete Aufgabe innerhalb dieser Zeit abzuschließen.

Der entscheidende Unterschied liegt im Mindset: Du arbeitest nicht auf Perfektion hin, sondern nach dem 80/20-Prinzip. Die Aufgabe muss fachlich erledigt sein – nicht perfekt. Gerade bei internen Themen wie Prozessen oder Kanzlei-entwicklung sorgt das für spürbare Entlastung und mehr Führungsklarheit.

Tipp 3: Seeding – mit Timeboxing komplexe Kanzlei-Aufgaben vorbereiten

Einer der wirkungsvollsten und meiner Lieblings-Tipps im Buch ist das sogenannte Seeding. Bevor Du eine komplexe Aufgabe angehst – etwa eine anspruchsvolle steuerliche Strukturierung oder ein wichtiges Mandantengespräch – nimmst Du Dir 2 bis 3 Tage vorher eine kleine 15-Minuten-Timebox.

In dieser Zeit bereitest Du Dich nur grob vor: Unterlagen sichten, Stichpunkte notieren, erste Gedanken sammeln. Danach darf Dein Gehirn ins „Gedankengassi“. Dein Unterbewusstsein arbeitet weiter – oft kommen die besten Ideen ganz von selbst.

Tipp 4: Pockets of Time – kleine Zeitfenster im Kanzleialltag nutzen

Timeboxing lebt von Einfachheit. Du brauchst kein komplexes Tool-Setup. Eine Aufgabenliste und ein Kalender reichen vollkommen aus.

Nutze bewusst kleine Zeitfenster – sogenannte Pockets of Time. Das können 15 Minuten im Zug sein oder ein Termin, der früher endet als geplant. Genau diese kurzen Phasen eignen sich perfekt für kleine Aufgaben oder vorbereitende Timeboxen.

Ein zusätzlicher Motivations-Booster: Arbeite mit Emojis im Kalender. Plane eine Aufgabe mit einem Symbol und ersetze es nach Abschluss durch einen grünen Haken. Das ist kein Spielkram, sondern ein wirksames psychologisches Belohnungssystem.

Tipp 5: Timeboxing mit einer 30-Tage-Challenge testen

Timeboxing ist kein starres System, sondern ein Experiment. Statt Deinen gesamten Kalender umzukrempeln, starte mit einer 30-Tage-Challenge:

Plane nur Deine Vormittage in Timeboxen.
Oder nutze Timeboxing bewusst nur jeden zweiten Tag.

Ich habe beispielsweise einfach damit gestartet, die ersten 15 Minuten meines Arbeitstages mit einer Tasse Kaffee zu nutzen, um die anstehenden Aufgaben in Timeboxen in meinen Kalender einzutragen. Das hat so gut funktioniert, dass ich es gern beibehalten habe.

So sammelst Du Erfahrungen, ohne inneren Widerstand aufzubauen.

Advanced-Tipp: Nutze KI zur Unterstützung. Lege Deine Rahmenbedingungen fest – Arbeitszeiten, Fokusphasen, private Termine – und lass Dir Vorschläge für sinnvolle Timeboxen machen. Die finale Entscheidung triffst immer Du.

Fazit: Timeboxing macht Dich zum Gestalter Deiner Kanzlei

Smarte Grüße

Deine Kanzleioptimisten

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