Wer ächzt nicht unter der E-Mailflut?
Heute geht es mir aber nicht um die üblichen Ratschläge – Mails nur zwei Mal am Tag checken, Postfach aufräumen, sinnvolle Betreffs schreiben, …
Mail-Leitfäden dieser Art gibt es genug.
Heute geht es mir um etwas, dass aus meiner Sicht die Menge der Mails unnötig erhöht.
Wir wissen, dass die Formulierung einer E-Mail gar nicht so einfach ist. Zwischentöne sind schwer darzustellen, da uns die Mittel von Stimme und Körpersprache fehlen. Es gibt ja auch keine direkte Rückmeldung – und einmal abgeschickt gibt es kein Zurück. Daher gilt es vorsichtig zu formulieren, damit sich niemand „auf den Schlips getreten“ fühlt. Gerade als Chef können Sie sich da schnell unbeliebt machen. Ok, Führung per E-Mail ist wirklich keine gute Idee – das hat auch früher mit Post It´s am Bildschirm schon nicht wirklich funktioniert.
Aber selbst die „reine“ Organisation hat ihre Tücken. Da muss man als Chef schon mal nachfragen, was die eine oder andere Sache so macht. Und das dürfen Sie als Chef auch! Oder Sie müssen einen vereinbarten Termin absagen. Oder – ja auch Chefs „verbaseln“ mal etwas. Außerdem möchten Sie sicher gehen, dass die Botschaft auch inhaltlich verstanden wird?
Häufig braucht man für die Formulierung also unverhältnismäßig lange. Und rettet sich in Emojis – in der Hoffnung, das Ganze netter/ persönlicher zu gestalten. In der neuen Version IOS 13 von Apple kann man sich jetzt sogar „Memojis“ gestalten – also Emojis mit dem eigenen Avatar.
Eins der am häufigsten verwendeten Emojis: 😉.
Auch gern genommen: 😇
Das Erste steht für „Ist nicht so ernst gemeint.“
Das Zweite wirkt entschuldigend.
Immer mal wieder werden die beiden auch zusammen eingestreut.
Der Effekt: Die eigentliche Botschaft kommt nicht klar an.
„Ich wollte nur mal hören was die Bilanz Meier so macht 😉😇“
Zielführend? Na ja …
Und wenn dann noch Konjunktiv und „vielleicht“ dazu kommen …
Die Designerin Dani Donovan hat sich darüber Gedanken gemacht und ich finde einige ihrer Formulierungstipps so großartig, dass ich sie unbedingt in unsere Steuerberaterwelt „übersetzen“ musste. Es geht darum die tatsächlich gemeinte Botschaft wertschätzend u n d klar rüber zu bringen:
Botschaft 1: Ich habe länger für die Antwort Deiner Mail gebraucht, aber damit kommst Du klar
Flop: „Entschuldigung für die Verspätung.“
Top: „Danke für Deine Geduld.“
Botschaft 2: Ich habe auch Termine, die ich einhalten muss.
Flop: „Wann kannst Du … tun?“
Top: „Kannst Du bitte … bis … tun.
Botschaft 3: Das mache ich gerne für Dich.
Flop: „Kein Problem, keine Sorge, …“
Top: „Ich helfe immer gern.“
Botschaft 4: Ich weiß schon was ich tue
Flop: „Ich denke wir sollten vielleicht …“
Top: Am Besten machen wir Folgendes …“
Botschaft 5: Es fällt mir schwer, das zu sagen.“
Flop: „An dieser Mail habe ich lange gesessen.“
Top: „Am Besten besprechen wir das persönlich.“
Mein Tipp hier: Wenn Sie bei einer Mail mehr als 5 Minuten über Formulierungen „brüten“ – lassen Sie es.
Botschaft 6: Hast Du das verstanden?
Flop: „Ich hoffe das macht so Sinn?“
Top: „Lass mich wissen ob Du noch Fragen hast.“
Botschaft 7: Wo zum Henker stehen wir bei dieser Sache?
Flop: „Ich wollte nur mal hören …“
Top: „Wann kann ich mit … rechnen?“
Botschaft 8: Ich habe einen kleinen Fehler gemacht
Flop: „Oh Sorry. Mein Fehler – habe es total verschwitzt.“
Top: „Erwischt. Die neue Datei ist angehängt. Danke für die Erinnerung.“
Botschaft 9: Ich habe eine andere (wichtigere) Verabredung.
Flop: „Kann ich vielleicht früher die Besprechung verlassen?“
Top: „Ich werde um … gehen müssen.“
Dass Sie ans Ende der Mail dann noch ein Danke schreiben können wenn es passt, wissen Sie ja schon aus dem Blogbeitrag „Danke geht immer“. Höflichkeit ist ok.
Ich finde solche klaren Formulierung tragen auch dazu bei, dass Sie weniger Mails schreiben müssen. Denn wenn die erste Mail gleich alles klar macht …
Also doch ein Wenig „Führung per E-Mail“ 😎
Und los.
PS: Mein Problem mal wieder: Jetzt wissen Sie das auch. Ihr Blick auf meine Mails wird nie wieder derselbe sein – ich werde damit leben.
