Fenster zu - es zieht
Ein Erfahrungsbericht und Tipp für alle Prokrastinierer wie mich;-)
Wenn ich Aufgaben erledigen muss, für die ich 2 bis 3 Stunden oder mehr Zeit und Konzentration brauche, tue ich mir in der Regel schwer, das fokussiert am Stück abzuarbeiten. Und da ich mich leicht ablenken lasse, finde ich immer irgend etwas vermeintlich Spannenderes oder Wichtigeres, um das ich mich dann lieber kümmere.
In Kanzleien gibt es ähnliche Situationen, wenn beispielsweise eine Bilanz fertig gestellt werden soll oder eine aufwendige Buchführung.
Also Aufgaben, die ein hohes Maß an Konzentration brauchen. Doch die drei Hauptverdächtigen Mandant, Mitarbeiter und Mail unterbrechen immer wieder und wir kommen nicht in den Arbeitsfluss.
Oder es sind Aufgaben – wie ein Antrag auf Überbrückungshilfe – die nicht unbedingt der Spaßbringer sind, so dass jede Ablenkung mit Freuden begrüßt wird.
Viele Kanzleien nutzen deshalb stille Stunden, also bewusst gewählte störungsfreie Zeiten, um solche Aufgaben zu erledigen. Das Intervall sollte dabei maximal 2 Stunden betragen und danach werden erst die Anfragen und Mails gesammelt abgearbeitet. Wichtig dabei ist, wirklich alle Ablenkungen abzuschalten, also alles zu schließen (Tür, Mail- und Socialmeida-benachrichtigungen, Telefon & Co.)
Cordula hat in unserem Zeitmanagement-Webinar im Dezember 2020 dazu ein paar schöne Begriffe verwendet:
Gerade das Bild von „Fenster zu – es zieht“, also alle Fenster am Rechner schließen, damit die Aufmerksamkeit nicht weggezogen wird, finde ich wunderbar einprägsam.
Weitere Tipps zum Zeitmanagement hat Cordula im Beitrag „Kanzleizeit managen in Krisenzeiten„ zusammen gestellt.
Soweit so gut in der Theorie. Obwohl ich all das weiß und auch probiert habe, hat es meine neugierige Ader spätestens nach einer halben Stunde nicht mehr ausgehalten und ich hab doch mal eben schnell in die Mails geschaut oder einen meiner anderen Kommunikationskanäle gecheckt. Und schon waren 1 bis 2 Stunden vergangen und die Motivation weiterzumachen, komplett verschwunden.
Im 25/5 Rhythmus leichter konzentriert bleiben
Seit ich die sogenannte Pomodoro-Technik für mich entdeckt habe, gelingt es mir leichter am Ball zu bleiben. Wie funktionert das?
Ich schreibe mir konkret die Aufgabe auf. Ich nutze dafür ein Post-It. Dann schließe ich alle Fenster und stelle mir einen Küchenwecker. (Der Erfinder dieser Technik Francesco Cirillo hat dafür einen Küchenwecker in Tomatenform genutzt und das deshalb Pomodoro-Technick genannt. Bei mir ist es die Pinguin-Technik;-)
Jetzt arbeite ich 25 Minuten am Stück bis der Wecker klingelt. Danach gibt es 5 Minuten Pause. Da höre ich dann ein munteres Lied, streichle meine Hunde und gehe kurz in den Garten. Dann beginnt der Rhythmus von vorn und ich wiederhole das maximal 4mal bis 2 Stunden voll sind. Das Post-It wird dann zerknüllt und in den Papierkorb befördert.
Die nächsten zwei Stunden kümmere ich mich dann um alles, was in meine Kanälen aufgelaufen ist und ich arbeite kleinere Sachen ab.
Je nachdem wie ich drauf bin, gönne ich mir dann eine weitere Pinguin-Einheit am gleichen Tag, doch das erzwinge ich nicht – außer die Deadline für die Abgabe ist am gleichen Tag;-)
In diesen 2 Pinguin-Stunden schaffe ich erstaunlich viel. Durch den 25 Minuten Arbeitstakt gehe ich von vornherein lieber an die Aufgabe heran, denn das ist für mich ein überschaubarer Zeitraum. Der Gedanke „Jetzt arbeitest Du 2 Stunden an diesem Artikel“ hat mich immer eher abgeschreckt. Und da ich mir in meinen Kalender diese Pinguin-Zeiten eintrage, fange ich oft schon viel früher mit Terminaufgaben an, die ich sonst erst auf den letzten Drücker erledigt habe.
Probieren Sie es einfach mal aus. Einer der Teilnehmer von unserem Zeitmanagement-Webinar hat uns folgende Rückmeldung gegeben:
Ich habe den ganzen Tag die Tomaten- (Pomodoro) Methode ausprobiert – es klappt wirklich super, jede einzelne abgearbeitete „Tomate“ (Zeiteinheit von 25 Minuten) gibt einen kleinen Motivationsschub. Und die 25 Minuten sind so überschaubar, dass eine weitere Tomate auch gar nicht so weh tut, wie die Vorstellung, noch bis ewig am Schreibtisch zu sitzen. Ich stelle die 25 Minuten (und natürlich auch die 5 Minuten Pause) auf meiner Apple-Watch ein und werde dann diskret durch eine kleine Vibration an den Ablauf des Timers erinnert.
Und wenn Sie für sich und Ihre Mitarbeiter noch mehr Anregungen suchen, wie Sie die Arbeit effizienter erledigt kriegen, dann bestellen Sie doch einfach unsere Webinaraufzeichnung.
