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Terminorientiertes Arbeiten

Terminorientiertes Arbeiten für jeden Persönlichkeitstyp – Von Routinen zu Resultaten

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Cordula Schneider

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Jeder in einer Steuerkanzlei weiß , wie wichtig das Einhalten von Fristen ist. Setzt das Finanzamt eine Frist, ist es selbstverständlich, dass sie erfüllt wird. Wenn auch manchmal kurz vor knapp. Anders sieht es leider oft mit „internen“ Terminen aus, die von den Fristen der Finanzverwaltung abweichen. Diese werden oft deutlich weniger ernst genommen. Und selbst wenn, schaffen es Deine Mitarbeitenden nicht immer, ihre Aufgaben rechtzeitig abzuschließen. Die Ursachen hierfür können vielfältig sein und hängen oft mit ihren individuellen Persönlichkeitstypen zusammen. Wenn wir diese besser verstehen, können wir gezielt unterstützen und effektive Lösungen entwickeln.

Planung und Prozesse sind nur die halbe Miete

Naturgemäß ist die erfolgreiche Umsetzung zum Beispiel der Bilanzplanung oder des digitalen Einkommensteuerprozesses davon abhängig wie Deine Mitarbeitenden ihre – grundsätzlich sinnvollen – Spielräume nutzen. Gerade der rechtzeitige Beginn eines Auftrages oder die flexible Prioritätensetzung erfordern neben den guten Fachkenntnissen Erfahrung, gute Eigenorganisation und manchmal auch Mut. Auch die aktive, zielgerichtete Kommunikation mit den Mandanten und untereinander hat Einfluss auf die Einhaltung von Terminen. Genau hier kommen auch die verschiedenen Persönlichkeitstypen ins Spiel.

Im delfi-net arbeiten wir mit dem Insights Discovery ® Persönlichkleitstypensystem – die Grundlogik bei den meisten anderen Persönlichkeitstypen ist sehr ähnlich. Wir haben es hier so beschrieben, dass Du unsere Tipps auch nutzen kannst, wenn Du Dich noch gar nicht mit solchen Typologien beschäftigt hast.

Frei nach Henry Ford:

„Warum bekomme ich jedes Mal, wenn ich ein Paar Hände brauche, immer auch noch ein Hirn (eine Persönlichkeit) dazu?“

Und hier unsere Tipps zum Umgang mit den einzelnen Typen auf dem Weg zum terminorientierten Arbeiten.

Insightstyp rot

Roter Typ: Der Macher

Terminorientiertes Arbeiten für "Ziel-Zoe" oder "Dynamik-David"

Ursachen der Verzögerungen

Ziel-Zoe oder Dynamik-David sind sehr zielorientiert und haben oft das Bedürfnis, eigene Prioritäten zu setzen, was manchmal zu Konflikten führen kann, wenn diese nicht mit den Teamzielen übereinstimmen. Ihre unabhängige Natur kann auch zu Schwierigkeiten in der Unterordnung unter Team- oder Chefentscheidungen führen.

Maßnahmen zur Verbesserung

  • Setze klare und verhandelbare Prioritäten, die ihre Fähigkeiten zur Selbstführung berücksichtigen und terminorientiertes Arbeiten fördern.
  • Binde sie aktiv in Planungs- und Entscheidungsprozesse ein, um ihre Zustimmung und Mitarbeit zu sichern.
  • Biete ihnen Raum für Eigeninitiative, aber sorge auch dafür, dass sie sich bewusst sind, wie ihre Handlungen das Team beeinflussen.

Formulierungstipp für das Feedbackgespräch

 „Ich schätze wirklich, wie entschlossen und zielorientiert Du bist. Und ich habe bemerkt, dass Du manchmal eigene Prioritäten setzt, die nicht immer mit unseren gemeinsamen Zielen übereinstimmen. Lass uns besprechen, wie wir Deine Ziele besser in unsere Pläne integrieren können, ohne das Teamgefüge zu stören. Es ist wichtig, dass wir alle in die gleiche Richtung arbeiten und ich bin überzeugt, dass Deine Energie uns allen helfen kann, wenn wir sie richtig einsetzen.“

Insightstyp gelb

Gelber Typ: Der Visionär

Terminorientiertes Arbeiten für "Ideen-Ivy" oder "Kreativ-Karl"

Ursachen der Verzögerungen

Ideen-Ivy oder Kreativ-Karl sind kreativ und ideenreich, was sie zu wertvollen Mitarbeitern in dynamischen und innovativen Projekten macht. Allerdings neigen sie dazu, Routineaufgaben aufzuschieben, da solche Aufgaben ihnen weniger geistige Anregung bieten. Ihre Tendenz zur Prokrastination kann insbesondere bei alltäglichen oder sich wiederholenden Aufgaben zutage treten, was dem terminorientierten Arbeiten entgegensteht.

Maßnahmen zur Verbesserung

  • Biete ihnen abwechslungsreiche Aufgaben und versuche, Routinearbeiten mit kreativen Elementen oder Herausforderungen zu verbinden.
  • Setze klare Fristen und erinnere sie regelmäßig an diese, um sicherzustellen, dass die Routineaufgaben nicht untergehen.
  • Nutze visuelle Hilfsmittel und Projektmanagement-Tools, die ihnen helfen, ihre Aufgaben und Fristen im Blick zu behalten.

Formulierungstipp für das Feedbackgespräch

„Ich liebe es, wie Du immer mit neuen Ideen um die Ecke kommst. Und ich habe bemerkt, dass die Routineaufgaben manchmal zu kurz kommen. Wie können wir das angehen? Vielleicht finden wir Wege, diese Aufgaben interessanter zu gestalten oder wir setzen visuelle Hilfsmittel ein, die Dir helfen, den Überblick zu behalten. Was denkst Du?“

Insightstyp grün

Grüner Typ: Der Fürsorgliche

Terminorientiertes Arbeiten für "Harmonie-Hanna" oder "Team-Tim"

Ursachen der Verzögerungen

Harmonie-Hanna oder Team-Tim sind extrem teamorientiert und setzen die Bedürfnisse anderer oft vor ihre eigenen. Sie haben Schwierigkeiten, „nein“ zu sagen, wenn sie um Unterstützung gebeten werden. Dies führt dazu, dass sie oft nicht an ihren eigenen Aufgaben arbeiten, sondern an den To-Do-Listen anderer.

Maßnahmen zur Verbesserung

  • Bestärke sie darin, gesunde Grenzen zu setzen und das eigene Arbeitspensum realistisch zu bewerten.
  • Hilf ihnen zu erkennen, dass es für das Teamwohl manchmal notwendig ist, Prioritäten zu setzen, die auch ihre eigenen Aufgaben einschließen.
  • Organisiere regelmäßige Check-ins, um sicherzustellen, dass sie nicht überlastet sind und ihre eigenen Aufgaben im Blick behalten.

Formulierungstipp für das Feedbackgespräch

„Ich schätze Deine Einsatzbereitschaft und Dein Engagement für das Team sehr. Und ich habe bemerkt, dass Du manchmal Schwierigkeiten hast, ’nein‘ zu sagen, wenn andere um Hilfe bitten. Das ist eine großartige Eigenschaft,  ich möchte gleichzeitig sicherstellen, dass Deine eigenen Aufgaben nicht darunter leiden. Lass uns gemeinsam überlegen, wie Du effektiv Unterstützung anbieten kannst, ohne Deine eigenen Prioritäten zu vernachlässigen.“

Insightstyp blau

Blauer Typ: Der Analytiker

Terminorientiertes Arbeiten für "Präzise-Pia" oder "Detail-Dennis"

Ursachen der Verzögerungen

Präzise-Pia oder Detail-Dennis sind detailorientiert und perfektionistisch, was dazu führen kann, dass sie zu viel Zeit für die Perfektionierung von Details aufwenden. Sie tun sich auch manchmal mit Entscheidungen schwer, weil sie auf Nummer sicher gehen wollen, um keine Fehler zu machen.

Maßnahmen zur Verbesserung

  • Setze klare Erwartungen an die Aufgabenqualität und gib regelmäßiges Feedback.
  • Führe Zeitmanagement-Tools und -techniken ein.
  • Gib ihnen die „Erlaubnis“ zu entscheiden und sich dann bei Dir kurz abzusichern

Formulierungstipp für das Feedbackgespräch

„Deine Aufmerksamkeit für Details ist beeindruckend. Manchmal haben wir nicht den Luxus, alles zu perfektionieren. Lass uns Strategien entwickeln, die es Dir ermöglichen, effizient zu arbeiten, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.“

Fazit: Diversität ist gut – wenn Du sie gut moderierst

Grundsätzlich bietet die Vielfalt der unterschiedlichen Typen und damit ihrer Arbeitsweisen die Chance, für jeden Topf (sprich: Mandanten, Auftrag, Thema) den richtigen Deckel zu finden.

Wenn es um terminorientiertes Arbeiten geht, lohnt es sich für Dich, den „Farbfilter“ vor die Brille zu schieben und damit die Ursachen des Terminverzugs bzw. zu Grunde liegenden Arbeits- und Entscheidungsweisen zu erkennen, um dann entsprechendes Feedback zu geben und „typgerechte“ Verbesserungsmaßnahmen anzugehen.

Bei der Beschreibung der vier Typen oben hast Du Dich vielleicht auch selbst erkannt? Eigenfeedback und Selbstoptimierung ist an dieser Stelle unbedingt erlaubt. 😉

Smarte Grüße

Deine Kanzleioptimisten

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