Bei vielen Themen – gerade auch bei der Digitalisierung – heisst es gern: „Wir müssen die Komplexität reduzieren.“ oder „Vereinfachen tut Not.“ Auch in der Politik gibt es ja gerade wieder Strömungen, die „einfache“ Lösungen anbieten.

Bei allem Verständnis für die Suche nach einfachen Lösungen in der immer komplexeren Welt. Vereinfachung kann nicht die Antwort auf die Herausforderungen der Zukunft sein.

Natürlich geht es wie in allen anderen Branchen darum, einfach zu bedienende und zu verstehende Dienstleistungen und Honorarmodelle zu entwickeln. Der Weg dorthin ist aber mitnichten einfach.

Wir gestalten grad alle im Nebel.

Alex T. Steffen ist ein Organisationsforscher, der sich schon lange Zeit mit den Herausforderungen des Wandels beschäftigt (zum Beispiel in seinem Buch: „Die Orbit-Organisation …“ (zusammen mit Anne Schüller). Und ich war bei seinem Workshop: „Den Wandel meistern.“ dabei.

Ok – ich hatte eh keine einfache Lösung erwartet. Wenn es sie gäbe, hätten wir alle schon davon gehört.

Die anderen Teilnehmer kamen aus großen bis sehr großen mittelständischen Betrieben – oder von VW und Siemens – ich war mal wieder der „Underdog“ 😉

Aber die Probleme bei der Digitalisierung (und damit ist nicht nur die Technik gemeint – es geht ja um viel mehr) sind dann doch überall dieselben:

• Gefühl der Überwältigung – gerade bei kleinen Dingen
• Silo-Denken – jede „Abteilung“ für sich
• Micromanagement der Führungskräfte

Übertragen auf unsere Kanzleien:

• Überwältigung bei neuen Workflows in der Software. Viele Anbieter machen es uns wirklich nicht einfach. Wichtige Einstellungen werden gerne in einem der gefühlt 15 Unterfenster „versteckt“. Anleitungen per Video, wie sie auf Youtube für jedes kleine Problem zu haben sind, finden wir bei unseren Anbietern eher selten.
  
  Ein schönes Beispiel für „Überwältigung“ hat mir Alex in der Pause erzählt: Eine seiner Reisen führte ihn nach Nepal. Als er die dortige Hotelrechung bei seinem Steuerberater (digital) einreichte, gab es ein Problem:
  Auf dem Beleg stand ein Datum mit dem Jahr 2074. Und das war kein Schreibfehler. Nepal hat einen anderen Kalender, der dem unseren ca. 56 Jahre voraus ist. Das „Problem“ hat die Kanzlei offenbar bis hoch zum Chef die ganze Woche beschäftigt …
• Silo-Denken – na ja Abteilungen im eigentlichen Sinne haben wir ja meist gar nicht. Aber wer wie ich in unzähligen Prozessoptimierungsworkshops unendliche Diskussionen erlebt hat … Beispiele gefällig? Wer ist für den Vortrag der EB-Werte der Bilanz verantwortlich? Fibu oder Bilanz? Wer macht die Mandantenschreiben für die Anforderung der Bilanzunterlagen, die im Turnus über das Jahr raus gehen sollen? Sachbearbeiter oder Sekretariat? Wie ist das mit der „Hol- oder Bringschuld“ von Informationen zwischen Lohn und Fibu? Wer schaut sich die BWA monatlich genauer an? Fibu oder vielleicht doch schon unterjährig mal der Bilanzsachbearbeiter? … Der Blick darauf, bei wem die Aufgabe einfach am besten aufgehoben ist (Fachkenntnis, Informationsstand,…) spielt bei solchen Diskussionen meist erst mal keine Rolle. Ok – meine Aufgabe als Berater.
• Micromanagement – ich glaube dazu brauche ich nicht viel zu sagen. Manchmal glaube ich Steuerberater haben das Micromanagement erfunden. Nein ich übertreibe: Mittlerweile gibt es doch viele Kollegen, die den Papierstau im Drucker – besser die Einstellung des Scanners – nicht mehr selber regeln 😉 Geht es aber darum neue Bildschirme zu kaufen wird gerne die ausführliche Recherche vom Chef selber übernommen – inklusive Preisrecherche bei anderen Kollegen. Die Folge von Micromanagement: Die Mitarbeiter entscheiden nicht selbst. Und übernehmen so natürlich auch keine Verantwortung.

Und wir machen uns Sorgen: Wird die Branche insgesamt aussterben? Werde ich als kleiner Steuerberater überleben? Wir des Mitarbeiter geben, die den Herausforderungen gewachsen sind? Wird die neue Generation überhaupt noch „arbeitsfähig“ sein? Mittlerweile ist es auch bei einer Reihe von Mitarbeitern angekommen: Ohne Veränderung wird es nicht gehen.

Das Problem: Sorgen hemmen Gestaltung – blockieren Ideen – fressen Selbstbewusstsein.

Kurz: Angst essen Seele auf.

Und da hilft ein allgemeines „Wir schaffen das.“ nicht wirklich weiter.

Wie aber nehmen wir den Mitarbeitern – und uns – konkret die Angst vor dem Nebel?

Alex empfiehlt vier Dinge:

1. Digital Leadership – auf gut deutsch: Vorleben.
   Wer jeden Tag über die Digitalisierung „jammert“, der darf sich nicht wundern, wenn seine Mitarbeiter – und Mandanten – dasselbe tun. Das ist das, was erfolgreiche Digitalisierer ausmacht: Sie wollen das und lassen sich einfach nicht davon abbringen.
   
2. Agiles Management – auf gut deutsch: Fahren auf Sicht
   Wenn wir warten bis sich der Nebel von selber hebt, werden wir bei den Letzten sein. Wenn wir blind in den Nebel hinein rasen sind wir vielleicht die ersten Unfallopfer. Also schön von einem Baum zum nächsten. Ohne Hektik und mit voller Konzentration. Da geht es wirklich um die Politik der kleinen Schritte. Die aber stetig ohne den Veränderungsfaden abreißen zu lassen. Und die Mitarbeiter bei jedem kleinen Schritt mit nehmen. „Wir gehen mal bis dahin, dann schauen wir weiter.“ Ich finde das Zitat von Hape Kerkeling aus seinem Buch über den Jakobsweg immer noch perfekt treffend: „Der Gipfel ist immer da, auch wenn Du ihn im Moment nicht siehst.“
   Die gute Nachricht: es gibt noch eine Mehrheit von Kanzleien, die schockstarr vor der Nebelwand stehen. Jeder kleine Schritt in Richtung Zukunft hebt Sie von der Masse ab. Es ist noch Zeit. Aber es ist keine Zeit mehr stehen zu bleiben.
   Der mindeste erste Schritt ist für Sie Veranstaltungen der Branche zur Zukunft zu besuchen. An Angeboten mangelt es wirklich nicht mehr. Softwarehäuser, Verbände, Kammern, Netzwerke und/ oder Kanzleiberater wie wir bieten die Möglichkeit sich mit den Herausforderungen konkret vertraut zu machen. Der erste Schritt ist doch immer: Aus der diffusen Angst eine konkrete Furcht zu machen.
   Als Leser unseres Blogs haben Sie sich ja eh schon auf den Weg gemacht 🙂 Das hilft Ihnen aber meist allein noch nicht dabei Ihre Mitarbeiter auch in Bewegung zu setzen.
   
3. Kulturwandel – endlich Deutsch 😉
   Trotzdem wieder so ein Buzzword. Welche Kultur brauchen wir denn?
   Aus meiner Sicht brauchen wir vor allem drei Änderungen im „Mindset“ – auf gut Deutsch in unserer Haltung:
   Zum einen die wirkliche Mandanten-Zentrierung. Der soll in Zukunft ja weiter unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen – und bezahlen. Daher müssen unsere Dienstleistungen und unsere Organisation konsequent auf unsere Mandanten zugeschnitten sein – nicht vorrangig auf das Finanzamt, wie es traditionell in den meisten Kanzleien noch vorherrscht.
   Zum anderen brauchen wir mehr Selbsbewusstsein. Insbesondere Ihre Mitarbeiter sehen sich häufig noch als die grauen Mäuse, die bei einer Party bei der Frage nach ihrem Beruf auf die Erde schauen und irgendetwas mit „Steuern“ murmeln. Auch hier gilt aus meiner Sicht: Schicken Sie Ihre Mitarbeiter hinaus in die „neue Welt“. Auf das Barcamp der Datev, auf Zukunftskongresse, in Mandatenbetriebe, die schon digital arbeiten, in andere Kanzleien, …. Und wenn Ihre Mitarbeiter von solchen Veranstaltungen nach Hause kommen und nur sagen: Soo schlecht sind wir gar nicht. Dann hat das Selbstbewusstsein schon die notwendigen „Streicheleinheiten“ erhalten.
   Zum Dritten brauche die Mitarbeiter „geschützte“ Räume, in denen sie neue Dinge ausprobieren können ohne gleich am „lebenden“ Objekt – also dem Mandanten – operieren zu müssen. Das Motto: Jede Woche ein Experiment – und sei es noch so klein – zum Beispiel: Wie bekomme ich einen Mailanhang, der keine PDF ist, vom IPad in die DMS – viel Spaß. Entscheidend ist hier gar nicht die perfekte Lösung, sondern das lernen der Herangehensweise. Wo finden wir Infos? Wen können wir fragen? …
   
4. Die Start-Up-Mentalität– auf gut Deutsch ein neues Fehlerverständnis
   Fehler sind Freunde? Hmm, dazu haben wir ja auch schon einen Blogbeitrag geschrieben. Ein Fehler ist ja einfach definiert nur eine Abweichung von der Norm.
   Bei der Erforschung der Zukunft gibt es aber noch gar keine Norm. Wir können also gar keine „Fehler“ machen – höchstens „Fehlversuche„. Wenn Sie mit dieser Einstellung an die Sache heran gehen und das auch Ihren Mitarbeitern vermitteln, ist das aus meiner Sicht die halbe Miete.
   

Zusammengenommen: Wenn Sie selbst die positive Einstellung vorleben und Ihren Mitarbeitern in geschützten räumen die Gelegenheit geben in kleinen Schritten Versuche zu starten, wird die Digitalisierung nicht einfacher, aber machbar.

Ich nenne das gern die „Jackie Chan Strategie„. Er ist stets der Alltagsheld, der sich seine Widersacher nicht aussuchen kann. Er kann das Problem nicht „vereinfachen“. Er ist aber ein absoluter Profi. Und damit so kompetent, dass er mit den Problemen fertig wird.

Also schnallen Sie Ihren schwarzen Gürtel um – und los.