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Alles eine Frage der Zeit – mit der 3-Punkt-Schätzung Beratungsprojekte besser planen
Im Podcast über die Wertschöpfungskette der Beratung reden wir über den Kegel der Ungewissheit, wenn es um die Einschätzung von Projektdauer und Kosten geht und wie KI den Balanceakt von Gut, Schnell und Günstig verbessern kann.
In diesem Zusammenhang habe ich auch die 3-Punkt-Schätzung kennengelernt. Eine einfache und effektive Formel, um den Projektaufwand besser einzuschätzen.
Die 3-Punkt-Schätzung - die Formel für mehr Planungssicherheit
Nachfolge, Rechtsformwechsel, Betriebsprüfung – bei manchen Beratungsprojekten ist die Zeit- und Kostenplanung manchmal so wie der Versuch, bei Nebel auf einem Bein zu balancieren – irgendwie fühlt sich alles unsicher an, und man weiß nicht genau, worauf man sich einlässt.
Gerade in der Steuerberatung, wo Deadlines und Budgetgrenzen einen im Nacken sitzen, könnte man sich manchmal ein bisschen mehr Klarheit wünschen. Hier kommt die 3-Punkt-Schätzung ins Spiel – eine Methode, die Dir hilft, die Unsicherheit in Deinem Beratungsalltag in den Griff zu bekommen. Und keine Sorge, es ist einfacher, als es klingt!
Was ist die 3-Punkt-Schätzung?
Okay, das klingt erstmal fancy, aber im Grunde ist die 3-Punkt-Schätzung einfach nur eine Methode, bei der Du drei Szenarien betrachtest:
- den besten Fall (Best Case – Optimistisch),
- den realistischen Fall (Likely Case – Wahrscheinlich) und – naja, wenn wirklich alles schiefgeht –
- den schlechtesten Fall (Worst Case – Pessimistisch).
Das Ganze mixt Du dann in einem mathematischen Cocktail und schwupps, hast Du eine realistische Schätzung.
Hier die Formel, die Du aber nicht auswendig lernen musst (es sei denn, Du willst beim nächsten Steuerberater-Kongress angeben):
Zur Veranschaulichung ein Beispiel , damit das klarer wird.
Betriebsprüfung - ein Klassiker der Ungewissheit
Stell Dir vor, bei einem Mandanten hat sich die Betriebsprüfung angekündigt. Da ist am Anfang noch komplett offen, wie es laufen wird. Der Mandant hätte im Vorfeld gern eine Einschätzung, wie lange es dauert und Du möchtest gern wissen, wieviel Beratungszeit Du ansetzen sollst. (Die geschätzten Tage beziehen sich hier nicht auf die Gesamtdauer der Prüfung, sondern die Tage an denen Du tatsächlich die Prüfung begleitest)
Im Idealfall (Best Case) denkst Du, ist der Prüfer in 2 Tagen durch und hat nichts gefunden – Du kennst ja Deine Pappenheimer. Normalerweise sitzt der Prüfer aber 5 Tage (Likely Case) dran, weil man nie weiß, was da noch so hochkommt. Und wenn Murphy’s Law zuschlägt, könnte die Prüfung auch 10 Tage dauern (Worst Case).
Mit der 3-Punkt-Schätzung rechnest Du das so:
Ergebnis: Du kommst auf etwa 5,33 Tage. Pro Tag kannst Du jetzt noh kalkulieren, wie viele Stunden Du daran sitzt. Dann hast Du sogar ein Mindesthonorar, dass Du dem Mandanten nennen kannst.
Das klingt doch schon viel entspannter, oder? Jetzt hast Du eine realistische Zahl, mit der Du planen kannst – und vielleicht sogar noch Zeit für einen Kaffee zwischendurch.
Warum Dir die 3-Punkt-Schätzung das Leben leichter macht
Jetzt fragst Du Dich vielleicht: „Warum soll ich mir den Aufwand machen?“ Hier sind ein paar Gründe, warum die 3-Punkt-Schätzung Dein neuer Liebling wird:
- Realistische Planung: Du bekommst eine Schätzung, die nah an der Realität ist, statt auf eine Zahl zu vertrauen, die sowieso nie stimmt.
- Simpel und effektiv: Kein Hexenwerk, sondern eine simple Methode, die sofort anwendbar ist.
- Flexibel wie ein Gummiband: Egal, ob Du Zeit oder Kosten schätzen willst – die 3-Punkt-Schätzung macht alles mit.
Also, bevor Du das nächste Mal in Panik gerätst, weil Du ein Beratungsprojekt planen musst, denk an die 3-Punkt-Schätzung. Sie hilft Dir, klarer zu sehen und die Unsicherheiten ein wenig zu zähmen.
Fazit
Die 3-Punkt-Schätzung ist wie ein guter Freund – sie lässt Dich nicht im Stich, wenn es darauf ankommt. Mit dieser Methode kannst Du in Zukunft Deine Projekte entspannter angehen und sicherstellen, dass Du nicht auf dem letzten Drücker ins Schwitzen kommst. Denn mal ehrlich, ein bisschen weniger Stress im Leben kann doch nie schaden, oder?
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