Das Thema Verfahrensdokumentation oder GoBD geistert mittlerweile seit Jahren durch die Beraterschaft.
Jede andere Branche macht Luftsprünge, wenn Ihr eine neue „Norm“ und damit Umsatzpotential auf dem Silberteller serviert wird.
Beim Thema Verkaufen – hier also Verfahrensdokumentation verkaufen – sind Steuerberater vorsichtig ausgedrückt eher zurückhaltend.
Ob es nun Bescheidenheit, schlechtes (fachliches) Selbstbewusstsein, fehlende Kapazitäten oder Haftungsbedenken sind – irgendwie bekommen viele Kanzleien das Thema nicht auf die Straße.
Deswegen heute ein Honorarhappen von mir als Honoraroptimistin.
Tipp 1: Übernehmen Sie Verantwortung für das Thema
Stellen Sie sich dem Thema, denn Verdrängen führt hier noch schneller in die Haftung als es nicht ganz perfekt zu tun.
Auch die GoBD sind keine Atomphysik.
Tipp 2: Suchen Sie sich ein Tool aus
Mittlerweile gibt es schicke, auch arbeitsteilig mit dem Mandanten angelegte, Tools, die Ihnen die Arbeit erleichtern. Auch wenn diese Verfahrensdokumentationen Ihrem Perfektionismus vielleicht nicht ganz entsprechen … Warten Sie nicht, bis Sie die perfekte Verfahrensdokumentation selbst „erfunden“ haben.
D i e perfekte Verfahrensdokumentation kennt wohl nicht einmal das Finanzamt.
Aber das Finanzamt kann erkennen, ob es überhaupt so etwas für Ihrem Mandanten gibt.
Tipp 3: Bauen Sie ein Honorarmodell nach Risikogesichtspunkten
Natürlich haben Sie vermutlich nicht die Kapazitäten, alle Ihre Mandanten auf einmal mit dieser Dokumentation zu versorgen.
Wo also anfangen? Soo neu ist das Thema ja nicht – bestimmte Branchen (Bargeldberührung, Schwarzgeldvermutung) standen bzgl. der Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung schon immer im Fokus der Betriebsprüfer.
Sortieren Sie Ihre Mandanten in Risikoklassen – das Finanzamt tut das schließlich auch.
Ihr Honorarmodell kann in etwa so aussehen:
Mit einem kostenlosen Fragebogen führen Sie Ihren Mandanten zum Thema hin.
Kleineren Mandanten mit wenig Risikopotential empfehlen Sie das kleine Paket: Eine Musterverfahrensdokumentation, die der Mandant selbst ausfüllen kann.
Der Mandant mit Risikopotential in Sachen Branche/ Bargeld etc. bekommt das Standardpaket mit einer gemeinsam erstellten Verfahrensdokumentation.
Und dann haben Sie noch das Prozessoptimierungspaket für die Mandanten, die über die reine Pflicht auch die Chance zur Optimierung in ihrem Unternehmen erkennen.
Ab dem Standardpaket gehört das monatlich gezahlte Abo für die Aktualisierung einmal im Jahr mit dazu.
Eine ganze Reihe Ihrer Mandanten kommen wahrscheinlich mit dem kleinen Paket aus. Das Prozessoptimierungspaket werden die wenigsten Mandanten nehmen – das bieten Sie selbst vielleicht auch erst im zweiten Schritt an – wenn Sie sich es dann inhaltlich zutrauen.
Eine Erweiterung: Bei Bargeld intensiven Mandanten bietet es sich an, ein zusätzliches Modul „Kassen-Dokumentation“ beim jeweiligen Paket zu ergänzen.
Und natürlich kann jeder Mandant jederzeit vom kleinen zum Standardpaket upgraden.
Tipp 4: Bauen Sie eine Haftungsbremse ein
Ich habe es bestimmt schon irgendwo geschrieben: Ja, Sie sind verpflichtet Ihre Mandanten in Punkto Verfahrensdokumentation zu beraten. Sie sind aber keineswegs verpflichtet, das kostenlos zu tun, weil der Mandant nicht bereit ist, etwas dafür zu bezahlen.
Das vorliegende Honorarmodell bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihrer Beratungspflicht nachzukommen.
Sie bieten Ihrem Mandanten mehrere Pakete an. Ist er nicht bereit mindestens das kleine Paket zu bezahlen, haben Sie Ihre Schuldigkeit getan.
Natürlich dokumentieren Sie Sie dieses Angebot. Und in dem Angebot sollte auch stehen, dass Sie bei Nichtannahme für spätere Zuschätzungen etc. nicht haften werden.
Schreiben Sie ihrem Mandanten, dass Ihre Haftpflichtversicherung ihm seinen späteren „Schaden“ nicht ersetzen wird, wenn er auf eine Beratung komplett verzichtet.
Tipps 5: Beziehen Sie Ihre Preise auf den Umsatz
Als Gegenstandswert bietet sich der Umsatz des Mandanten an. Diese Größe versteht der Mandant und sie steht auch fest – keine Diskussionen.
Außerdem staffelt sich der Preis dann automatisch nach der Unternehmensgröße.
Die hier genannten Preise sind natürlich nur ein Vorschlag.
Sie können auch festlegen: Die Verfahrensdokumentation kostet so viel wie ein Jahresabschluss – irgendwie ist es ja auch eine Art „Prozessbilanz“.
Bonustipp: Nutzen Sie das Thema Verfahrensdokumentation als Profilierung und Auswahlkriterium bei neuen Mandanten
Im Moment können Sie sich ja die Mandanten eher aussuchen.
Profilieren Sie sich mit dem Thema Verfahrensdokumentation von Anfang an als echter Berater.
Machen Sie die Verfahrensdokumentation zur Pflicht – der Gesetzgeber hat es schon getan.
Wenn der Bewerber auf einen Platz auf Ihrer Mandantenliste keine Verfahrensdokumentation hat, ist eine Grundvoraussetzung, dass er das als Erstes mit Ihnen nachholt. Wenn er bereits eine hat, schließt er sofort das Pflege-Abo ab.
Sie brauchen für die Zukunft Mandanten, die bereit sind angemessene Honorare für Ihre Beratung zu bezahlen.
Wenn der Mandant nicht bereit ist, für die Verfahrensdokumentationsberatung zu zahlen, wird er auch bei anderen Themen eher „kneifen“.
Fazit: Nutzen Sie die Chancen
Das Thema bietet Ihnen gleich mehrere Chancen. Wählen Die Ihre Mandanten darüber weise aus, beschränken Sie geschickt Ihre Haftung und etablieren Sie ein weiteres (oder erstes?) „echtes“ Beratungsprodukt in Ihrer Kanzlei.
Mehr zum Thema Beratung verkaufen erfahren Sie zum Beispiel in unseren Online – Workshops. Die Frühjahrsrunde startet am 15. April, im September geht es in die Herbstrunde.
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