14. August 2019 | Ich treffe dieser Tage immer wieder auf Kollegen mit einem „Luxusproblem“: Die Kanzlei brummt, die Mandanten stehen quasi Schlange. Irgendwas haben diese Kollegen wohl richtig gemacht. Gute Arbeit, klasse Service und ein modernes, professionelles Auftreten bei Software und Zusammenarbeit zeigen Wirkung. Schon seit etwa zwei Jahren beobachten wir Mandantenbewegungen weg von den ganz klassisch arbeitenden – häufig älteren Kollegen – hin zu „digitalen“ Kanzleien.

Nur: Das Boot ist eigentlich schon voll … Was also tun? Quantitatives Wachstum kann eine Strategie sein – prüfen Sie für sich wie groß Sie sich Ihre Kanzlei auf Dauer vorstellen. Bei dieser Strategie gibt es im Moment einen großen Begrenzungsfaktor: Es fehlen Mitarbeiter – die von Kammern und Verbänden schon so lange ausgesprochene Warnung doch mehr auszubilden – ich kenne das seit den 90er Jahren – hat sich als wahres Menetekel erwiesen. Die Kanzleien, die regelmäßig ausgebildet haben, stehen besser da als die anderen. Neue Auszubildende stehen aber auch nicht Schlange.

Einen wirklich guten, erfahrenen Steuerfachangestellten finden Sie nicht kurzfristig, nicht „günstig“ und auch dieser muss sich erst einarbeiten …

Eine der typischen Kanzleien, denen ich bei meinen Beratungen begegne, hat (zu) gut zu tun. Interne Projekte wie die Digitalisierung mit Softwareumstellung und Fortbildung gehen nur zäh voran – und zwar nicht ausschließlich wegen der Veränderungskurve, durch die jeder Chef und Mitarbeiter in seiner Geschwindigkeit gehen muss, sondern auch tatsächlich weil schlicht die Zeit fehlt und sich die dringende Tagesarbeit immer wieder vordrängelt.

Und dann klopfen neue – endlich interessante Mandanten – an die Tür, die man „einfach nicht laufen lassen kann“ – wie es ein Steuerberater neulich ausgedrückt hat.

Da denken viele Steuerberater dann doch mal ans „Aufräumen“ – siehe Blogbeitrag  – „Die Kündigung von U-Mandanten“.

Ein Steuerberater, den ich bei der Zukunftswerkstatt von Haufe getroffen habe, sagte mir: „Die rettende Steuerberatung“ habe ich aufgegeben (danke noch mal für das Zitat-Recht).

Ja, das „Helfer-Syndrom“ ist in der Steuerberatung weit verbreitet. Und es gibt Mandanten, die es virtuos beherrschen, ihrem Steuerberater die Verantwortung für alles aufzubürden, was er eigentlich als Unternehmer (Gegenteil: Unterlasser) ganz gut selber hin kriegen könnte.

Also: Raus mit den U-Mandanten (unfreundlich, unwillig, unzuverlässig, ständig unzufrieden, …)

Aber reicht das aus, um wirklich „Platz“ für Neues in Ihrer Kanzlei zu schaffen?

Ich bin ja insgesamt eher ein Fan der Brandvermeidung als der Feuerwehr.

Wäre es also nicht besser, bestimmte Mandanten gar nicht erst anzunehmen – nur um sie nach Jahre langen, vergeblichen „Erziehungsversuchen“ mühsam zu kündigen?

Mein Tipp: Setzen Sie langfristig bei der Mandatsannahme an.

Dafür sind folgende Überlegungen und Werkzeuge hilfreich:

1. Kennen Sie Ihre Kapazitäten

Kein verantwortungsvoller Pilot wird ohne Navigation abheben. So lange Sie nicht wissen, wie Ihre Kapazitäten tatsächlich aussehen, befinden Sie sich im Blindflug – kann gut gehen, muss aber nicht.

Ob Sie es bei einer kleinen Kanzlei (bis max. 10 Mitarbeiter) über eine Exceltabelle lösen – wir haben ein Tool dazu entwickelt, Infos dazu gerne per Mail service@kanzleioptimisten.de -, oder auf ein Controllingtool zurück greifen – seriös können Sie neue Mandanten nur annehmen, wenn Sie sie dann auch vernünftig betreuen können – wie sagt Goethe: „Das Gegenteil von gut ist gut gemeint.“ Oder wie es ein großer Suppenhersteller ausgedrückt hat: „Mühe allein genügt nicht.“ Der zu Ihnen wechselnde Mandant hat aus seiner Sicht schon einen Steuerberater, den ihn nicht berät (weil er gar keine Zeit hat).

2. Nicht jeden annehmen

Eine Binsenweisheit – ok.

Gehen Sie da doch mal strukturiert ran: Bei welchen Ihrer bestehenden Mandanten sagen Sie : Den würde ich gerne klonen. Und dann schauen Sie welche Gemeinsamkeiten diese Mandanten haben – Branche, Alter, persönlicher Hintergrund, Gesellschaftsform, Größe, Einstellung  Offenheit für Beratung, …

Dann schauen Sie auf das untere Ende Ihrer Beliebtheitsskala …

Tipp: Geben Sie Ihrem Sekretariat aus diesen Erkenntnissen heraus eine keine Fragenliste:

• Danke für Ihr Interesse an unserer Kanzlei – wie kommen Sie denn auf uns?
• Warum möchten Sie zu uns in die Kanzlei kommen? (Nicht beraten – zu teuer: „Bei uns wird es eher nicht billiger als bei den Kollegen.“)
• Was steht aktuell an Arbeiten bei Ihnen an (Drei Jahre keine Steuererklärung abgegeben? „Tut uns leid, die Kapazitäten können wir kurzfristig leider nicht anbieten.“)
• … ergänzen Sie gerne Ihre Punkte

Die „Bewerber“ – sehen Sie sie ruhig auch bewusst als solche an – werden dann schon „gefiltert“, bevor Sie sie überhaupt zu Gesicht bekommen. Denn wenn der Bewerber Ihnen erst mal gegenüber sitzt und mit großen „Hundeaugen“ um Ihre Hilfe bittet … Ich nenne das gern den „Tierheim – Effekt“: bloß mal gucken … Schützen Sie sich selbst vor Ihren Helfer-Syndrom.

3. In der Ruhe liegt die Kraft – quick and dirty passt nicht zu Ihnen

Und dann stehen Sie vor der Entscheidung: Ein super spannendes Mandat – alles passt – bis auf Ihre Kapazitäten. Hmm, was nun?

Dazu folgende Frage: Bis auf die Existenzgründer kommen die meisten ihrer neuen Mandanten von einem anderen Steuerberater oder? Die Akutversorgung ist also meist gewährleistet. Welche Anlässe nennen Ihre Mandanten (fragen Sie!)? Wie „dringend“ ist der Wechsel? Hat der Mandant gerade die Fahndung oder den Prüfer im Haus – ok, eher dringend – bleiben Sie ehrlich: Können Sie das wirklich sofort leisten?

Oder ist er einfach mit dem bisherigen Berater unzufrieden? Er berät ihn nicht wirklich – zumindest gefühlt nicht. Es gibt aber keine wirklich dringenden Dinge zu tun?

Führen sie dem Interessenten vor Augen, dass er seinen Steuerberater nicht mal so eben wechseln kann und sollte, wie er es morgens (hoffentlich) mit seinen Socken tut. Das braucht Zeit und einen klaren Prozess – der auch beim Mandanten zeit kosten wird – damit da alles glatt geht. Ist eben komplexer als die Farbe der Socken.

„Lassen Sie uns schauen, wann für Sie und für uns ein vernünftiger Zeitpunkt ist.“ Vielleicht doch erst zum Jahreswechsel… dann bleibt aktuell alle Zeit der Welt für eine gute Vorbereitung.

Tipp: Schlagen Sie diesem Mandanten doch mal vor, ob er sich auf eine Wartezeit einlassen kann, während der Sie die Chance haben, Kapazitäten zu schaffen (Kündigung Mandanten, neue Mitarbeiter, …). Und wenn er in dieser Wartezeit schon Beratungsbedarf hat – also außerhalb des normalen Tagesgeschäftes mit Fibu und Co. – können Sie ihm ja schon einen Beratungstermin anbieten. Nirgendwo steht geschrieben, dass man nur einen Steuerberater haben darf.  Werden Sie vielleicht zum „Zweitmeinungsberater“ – bei Ärzten ist das ja schon durchaus normal.

3. Ehe auf Probe – Feedback zum Start

Heute ganz klassisch. Hier ist Schiller einschlägig:

“Drum prüfe wer sich ewig bindet, ob sich nicht noch was Bessres findet. Die Lieb ist kurz, die Reu ist lang.“

Nach der offiziellen Mandatsübernahme folgt das „Onboarding“ – und da verweise ich doch gern noch mal auf den Blogbeitrag von Angela Hamatschek „Onboarding Neumandanten“

Und los.