Nein hier geht es nicht um einen Fußballverein. Die Abkürzung VFB steht für Virtueller Finanz-Begleiter. Ein Dienstleistungsangebot, das die klassische Buchhaltungstätigkeit bestens ergänzt.

Die monatliche oder quartalsweise Buchhaltung wird in Zeiten von Digitalisierung und Cloud nach wie vor eine gefragte Dienstleistung sein, doch der Arbeitsprozess und die Zusammenarbeit mit den Mandanten verändert sich stark. Ganz zu schweigen vom zunehmenden Preisdruck, wenn immer mehr Do It Yourself-Lösungen auf dem Markt sind.

Welche Aufgaben übernimmt die Kanzlei in Zukunft, wenn sich die Buchhaltung durch Automatisierung und Künstliche Intelligenz nahezu von selbst erledigt? Auch wenn oder gerade weil es noch etwas dauern mag, bis die Prozesse und Schnittstellen wirklich reibungslos und fehlerfrei laufen, ist es sinnvoll, die eigene Rolle zu überdenken und die Dienstleistung zukunftsfähig zu machen.

Viele KMU nutzen ihren Steuerberater als ausgelagerte Buchhaltungsabteilung. Erstens weil sie mit „dem Belegkram“ am liebsten nichts zu tun haben wollen und sich zweitens ein eigener Mitarbeiter dafür nicht rechnet. Das Aufgabenfeld geht tatsächlich in vielen Fällen bereits jetzt schon über die reine Abwicklung der Buchhaltung hinaus, doch abgerechnet wird alles unter dem Label „Buchführung“.

Positionieren Sie Ihre Kanzlei bewusst als Finanzbegleiter, die die Aufgaben einer externen Abteilung Rechnungswesen anbietet. (Natürlich können Sie das auch anders bezeichnen, z.B. Controlling oder Erfolgs- und Finanzplanung. Mir gefällt der Begriff Finanzbegleiter gut, weil er die laufende Begleitung deutlich macht, Erfolgsbegleiter oder Unternehmensbegleiter wäre unter diesem Gesichtspunkt auch noch passend.)

Die spezifischen Aufgaben einer Rechnungswesenabteilung sind beispielsweise:

• Verwaltung aller Finanzaktivitäten des Unternehmens,
• Bereitstellung von finanziellen Einblicken für Geschäftsentscheidungen,
• Erstellen unternehmensspezifischer Berichte,
• Überwachung der finanziellen Gesundheit und des Wachstums des Unternehmens.

Viele dieser Aufgaben, die von einem Finanzbegleiter wahrgenommen werden, können virtuell erledigt werden. Ideale Voraussetzung also, Ihr Angebot entsprechend zu erweitern. Die fachliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter in diese Richtung ist dabei ein zentrales Erfolgselement.

Folgende 5 Fähigkeiten oder Tugenden bilden das Fundament erfolgreicher Zusammenarbeit:

1. Praktische Hilfestellungen geben

Aufgrund der (vermeintlichen) Komplexität neigen Buchhalter dazu, Mandanten die Sachverhalte eher vage zu erklären. Geben Sie konkrete Hilfestellungen und erklären Sie, was es für den Unternehmer bedeutet, wenn er sich so oder anderes verhält. Welche finanziellen und steuerlichen Auswirkungen eine bestimmte Entscheidung hat. Wie die Umsetzung praktisch aussieht. Beispiel: Die Aussage „Ihre Umsatzrendite beträgt 3%“ entlockt dem Mandanten vermutlich ein höfliches Aha. Die Aussage „Wenn Sie jedem Kunden 3% Skonto einräumen, haben Sie Ihren kompletten Gewinn verschenkt“ hingegen macht klar, was die Umsatzrendite konkret bedeutet.

2. Ratgeberfunktion

Was die gewöhnlichen Buchhaltungsdienstleistungen von VFB-Dienstleistungen unterscheidet, ist die beratende Komponente. Als virtueller Finanzbegleiter beraten Sie Ihre Mandanten, indem Sie Empfehlungen, finanzielle Einblicke und Geschäftslösungen für die Probleme bereitstellen, mit denen diese zu kämpfen haben. Als externer Berater haben Sie eine übergeordnete Perspektive auf das Unternehmen. Hinterfragen Sie: „Was sind die finanziellen Ziele Ihres Unternehmens? Bewegen Sie sich in diese Richtung? Welche finanziellen Schwächen halten Sie davon ab, ihre Ziele zu erreichen?“ Mandanten wollen Fachwissen und Beratung, wie sie ihr Unternehmen vorwärts bringen können.

3. Kommunikation

Jedes erfolgreiche Engagement erfordert eine gute Kommunikation auf beiden Seiten. Definieren Sie die beidseitigen Erwartungen klar vorweg, welche Informationen Sie vom Mandanten benötigen und legen Sie auch fest wie und wie oft kommuniziert wird: Welche Informationen kommen auf welchem Weg und zu welcher Zeit bei Ihnen an und wie sieht die Ergebnisbesprechung aus. Telefon-/Videokonferenzen, E-Mails, Chats und Portallösungen sind dabei die üblichen Formen der Kommunikation. Buchungsrhythmus, Arbeits- und Ergebnisbesprechungen wöchentlich, vierzehntägig oder monatlich gehört ebenfalls festgelegt.

Und klar ist auch: Das hat dann jeweils Auswirkung auf die Honorarhöhe. Denn auch ein transparentes Honorar ist Teil einer erfolgreichen Kommunikation.

4. Klare Verantwortlichkeiten

Eine wesentliche Aufgabe besteht darin, Ihre Mandanten zur Rechenschaft zu ziehen, also aktiv am Ball zu bleiben, damit besprochene Maßnahmen umgesetzt werden. Scheuen Sie sich nicht, sich zu wiederholen oder nach einer Besprechung nachzuhaken.

Vergleichen Sie es mit einem Personal Trainer. Dessen Aufgabe ist es, mit seinen Kunden einen Trainings- und Ernährungsplan zu erstellen, und diese für ihre Trainingseinheiten und Ernährungsentscheidungen zur Rechenschaft zu ziehen. Er macht die Übungen und die Diät also nicht selbst, sondern sorgt dafür, dass die Kunden das vereinbarte Programm durchziehen.

Anders ausgedrückt: Sie sind nicht dafür verantwortlich, die Aktionen durchzuführen. Sie sind jedoch dafür verantwortlich, die Maßnahmen aufzuzeigen und den Umsetzungsplan zu beaufsichtigen. Locker gesagt, sind Sie der regelmäßige Tritt im Hintern Ihres Mandanten.

5. Technisch versiert

Technologie ist die Voraussetzung der Zusammenarbeit und schafft mehr Effizienz. Mit Hilfe von Software, Tools, Cloud- oder Portallösungen stellen Sie Ihre Services und Ergebnisse für die Mandanten bereit. Das ist also Ihr Handwerkszeug.

Deshalb gehört es dazu, über die neuesten Buchhaltungstechnologien auf dem Laufenden zu sein und soweit wie möglich sinnvoll zu nutzen. Das kann sogar so weit gehen, dass Sie Ihre Mandanten zu neuen Technologien beraten oder Sie haben einen Systempartner, der Sie bei der Implementierung unterstützt, um den Mandanten das Leben zu erleichtern.

Die Aufgaben eines virtuellen Finanzbegleiters gehen weit über die reine Buchhaltung hinaus und sind für viele Mandanten von hohem Wert.

Gehen Sie in die Offensive und schnüren Sie Ihr VFB-Paket.