Was zeichnet in Zukunft eine erfolgreiche digitale Beraterkanzlei aus? Welche Kompetenzfelder gilt es zu besetzen? Welche Fähigkeiten haben die Mitarbeiter, welche Aufgaben erledigen sie wie und was müssen sie dafür lernen?

Inzwischen gibt es verschiedene Angebote von Kammern, Verbänden und Instituten, die das Thema Digitalisierung in unterschiedlichen Facetten vermitteln, wie der Buchhaltroniker von dekodi oder der Fachassistent Digitalisierung und  IT-Prozesse (FAIT). 

Wichtig für jede Kanzlei ist es , eine konkrete Entwicklungsstrategie zu erstellen. Denn so schaffst Du Dir ein Bild für Eure Mitarbeiter, wo die Reise hingeht und in welchem Tempo die Strecke sinnvoll zurückgelegt werden kann.

Verschiebung zu den vor- und nachgelagerten Prozessen

Beim Klassiker Buchhaltung hat  Cordula prägnant die Entwicklung aufgezeigt, was passiert, wenn die Verbuchung der Geschäftsvorfälle zunehmend automatisiert abläuft:

Veränderungen Arbeitsprozess Fibu

Es erfolgt eine Verschiebung zu den vor- und nachgelagerten Prozessen.

Vorgelagert kannst Du bzw. Deine Mitarbeiter den Mandanten dabei unterstützen, seine eigenen Verwaltungsprozesse zu optimieren. Das beginnt bei einem einfachen Arbeits-Check vor Ort – also wie legt der Mandant seine Unterlagen ab, wie sucht und findet er Informationen, mit welcher Software schreibt er Rechnungen – und kann bis zu einer Begleitung bei der Umstellung auf digitale Prozesse gehen.

Am anderen Ende des Prozesses steht die Auswertung mit der BWA, die von den meisten Mandanten ohne große Beachtung im Datei-Ordner bleibt. Hier sind die Mitarbeiter als Interpreten und Analysten gefragt. Der Mandant selbst muss seine Auswertung nicht anschauen, wenn die Mitarbeiter aktiv auf ihn zugehen und über Auffälligkeiten und Veränderungen sprechen. Werdet zur Controlling-Abteilung Eurer Mandanten. Wie wäre es mit einem pfiffigen Titel auf der Visitenkarte der Mitarbeiterin: „Martina Müller – die BWA-Flüsterin“

Um diese Aufgaben zu meistern, braucht es ein verändertes Verständnis vom Berufsbild der Steuerfach*-Mitarbeiter. Grundlage dafür sind die Entwicklung der persönlichen Fähigkeiten wie Kommunikation, Kritikfähigkeit, Selbstmanagement, Fragetechnik, Visualisierung, Erklär-und Präsentationstechnik. Dafür gibt es gute Schulungsangebote.

Doch manche Fähigkeiten werden durch Learning by Doing erworben. Und nicht jeder in der Kanzlei muss alle Felder besetzen.

Je nach Größe und Struktur der Kanzlei gibt es unterschiedliche Ausprägungen, doch diese Grundkompetenzen braucht Ihr in der Kanzlei, um in der digitalen Welt erfolgreich zu agieren:

Die 6 Kompetenzfelder

1. Verständniskompetenz - vom Erfasser zum Erklärer

Ziel: Jeder Mitarbeiter, der Buchhaltung / Jahresabschluss macht, kann eine BWA erklären. PUNKT.
Verständlich aus Mandantensicht. PUNKT.

Lern-Tipp: Besprechet mindestens einmal im Monat bei der Teambesprechung die „BWA des Monats“. Eine BWA wird im Zufallsprinzip ausgewählt, per Monitor für alle sichtbar gemacht und dann darüber diskutiert. Überlege Dir vorab ein paar Fragen dazu. Du hast in der Regel den Röntgen-Blick, der alle kritischen Punkte aufdeckt – Deine Mitarbeiter noch nicht. Und beim ersten Mal wird dieses Meeting vermutlich furchtbar für alle, weil jegliches Gefühl für Interpretation fehlt. Lasst Euch Zeit, von Mal zu Mal wird es besser.

Ziel: Jeder Mitarbeiter, der Buchhaltung macht, kann die Rechnungswesen-Organisation beim Mandanten optimieren

Lern-Tipp: Macht mit Mitarbeitern gemeinsam Mandantenbesuche. Lasst Euch vom Mandanten zeigen, wie er seine Buchhaltung abwickelt. Bei jedem Besuch findet Ihr garantiert drei Verbesserungspunkte.

2. Medienkompetenz – vom Snail-Mailer zum Fast-Chatter

Ziel: alle Mitarbeiter kennen die Medienvielfalt und bewegen sich souverän auf den Plattformen, die die Kanzlei für sich als relevant definiert hat.

„Snail-Mail“, also Schneckenpost bedeutet bei Jugendlichen heute Mails verschicken. Kommunikation erfolgt in Echtzeit über unterschiedliche Chat-Kanäle. Wenn Ihr hier den Anschluss nicht verpassen wollt, beginnt damit die verschiedenen Kanäle auszuprobieren.

Denn Post, Telefon, Fax, Mail – diese Medien beherrschen alle

Doch was ist mit Video-Konferenzen, Push-Nachrichten per App, Sprachnachrichten?

Lern-Tipp: Nutzt  immer wieder (nicht nur wenn Homeoffice verordnet wurde) Video-Konferenzen intern, z.B. mit Zoom oder GoToMeeting. Wenn Halbtagskräfte nicht live dabei sein können, schaltet sie zu.  Jeder Arbeitsplatz hat auch Mikro, Lautsprecher und Kamera angeschlossen. Dann könnt Ihr auf das „Old School“-Telefon verzichten und Internet-Telefonie nutzen.

3. Entscheidungskompetenz – vom BWA-Verschicker zum Entscheidungshelfer

Ziel: Monatlich oder quartalsweise (mandantenabhängig) sprechen die Mitarbeiter ihre Mandanten aktiv an und präsentieren Alltagshilfen für Unternehmer oder Steuer-Tipps.

Wenn Mitarbeiter die BWA lesen und interpretieren können, können sie auch praktische Tipps geben oder Fragen über den unternehmerischen Alltag stellen.

Unternehmer wollen laufend wissen, wie sie ihr Ergebnis steuerlich oder betriebswirtschaftlich verbessern können. Wenn die Mitarbeiter hier vorausschauend mitdenken und Tipps geben, machen sie sich zum unverzichtbaren Alltagsbegleiter.

Mitarbeiter brauchen das Wissen und den Mut, Mandanten Empfehlungen zu geben. Je mehr sie sich selbst auf Experte ihres Gebietes begreifen, desto leichter fällt das.

Lern-Tipp: Erstellt Euch eine „Schatzkiste Fibu“: an welchen Stellen und zu welchen Zeitpunkten ist ein Hinweis oder Ratschlag sinnvoll. Im Beitrag „Vom Mitarbeiter zum Mitberater“ findest Du dazu ein paar Beispiele für Gesprächsaufhänger. 

Praxisbeispiel 1:
Läuft ein Darlehen in den nächsten 6 Monaten aus? Dann meldet sich der Mitarbeiter beim Mandanten, weist auf das Datum hin und fragt ob Vorbereitungen für das Bankgespräch gewünscht werden

Praxisbeispiel 2:
Im September wird individuell der Tipp versendet „Planen Sie schon Ihre Weihnachtsfeier? Dann finden Sie hier die drei wichtigsten Voraussetzungen, damit alles absetzbar ist.“

4. Schnittstellenkompetenz – vom Einspieler zum Cloud-Verknüpfer

Ziel: Mindestens drei Cloud-Lösungen werden genutzt, sind mit funktionierenden Schnittstellen in die Kanzlei-Software integriert und können Mandanten empfohlen werden.

Das müssen nicht alle Mitarbeiter beherrschen, doch mindestens 2 Schnittstellenprofis braucht Ihr.

Lern-Tipp: Schicke die Mitarbeiter, die daran Interesse haben, zu Schulungen der Cloud-Anbieter. Sucht Euch passende Mandanten, die ½ Jahr als Pilotmandanten fungieren und mit den Mitarbeitern die Testphase gestalten. Mit diesen Erfahrungen könnt Ihr dann auch an die anderen Mandanten herantreten.

5. Beratungskompetenz – vom Abschlussbearbeiter zum BP-Abfangjäger

Ziel: Mitarbeiter entlasten Dich bei Betriebsprüfungen, so dass Du Dich auf die Verhandlungen mit dem Prüfer konzentrieren kannst.

Auch die Finanzverwaltung rüstet bereits digital auf. Die Betriebsprüfungen nehmen in einigen Bundesländern inzwischen enorm zu und Kassensysteme, GoBD & Co. sind laufend Streitpunkte in der Betriebsprüfung.

Lern-Tipp: Macht qualifizierte Steuerfachwirte zu BP-Begleitern und AO-Experten. Zieht sie jetzt zu laufenden Betriebsprüfungen hinzu. Lasst Mitarbeiter das Risikopotenzial ermitteln: welche Mandanten sind am meisten gefährdet und warum? Welche vorbeugenden Maßnahmen können wir ergreifen?

6. Spezialkompetenzen – vom Steuerfach* zum Themenexperten

Ziel: jeder Mitarbeiter besetzt einen Themenbereich, qualifiziert sich in die Tiefe und ist Wissensansprechpartner für die anderen.

Wie gesagt: für Steuerberater und deren Mitarbeiter gibt es immer genug Arbeit. Das deutsche und internationale Steuerrecht ist und bleibt kompliziert und Mandanten haben Beratungsbedarf.

Lern-Tipp: Analysiert für Eure Kanzlei anhand der Mandantenstruktur, was konkret jetzt und in Zukunft gebraucht wird. Und suche Mitarbeiter, die sich diesen Themen annehmen, z.B.

  • Habt Ihr viele Handwerker? Dann ist der Liquiditätsexperte gefragt, der sich mit Forderungsmanagement auskennt
  • Ist Eure Kanzlei grenznah? Dann ist grenzüberschreitendes Umsatzsteuerrecht ein Thema
  • Betreut Ihr viele Arbeitnehmer im Rahmen der Lohnmandate? Dann ist Nettolohnoptimierung ein weites Betätigungsfeld
  • Macht Ihr viele private Einkommensteuererklärungen? Dann bietet Beratungsangebote für Häuslebauer, Vermögensaufbau- und -erhalt und Altersvorsorge

Auch hierzu gibt es verschiedene Ausbildungsangebote, wie beispielsweise den „Zertifizierten Berater für Altersvorsorge“ oder „Fachassistent Lohn und Gehalt“.

Die Spiel-Strategie und Mannschaftsaufstellung

Abhängig von Deiner Kanzleistrategie wirst Du das eine Feld stärker besetzen als das Andere. Je klarer Du die Strategie dabei vor Augen hast, desto besser kannst Du die bestehenden Mitarbeiter entwickeln und passende neue Mitarbeiterinnen für die offenen Positionen gewinnen.