28.03.2019 | Der Weg zur in Zukunft erfolgreichen Kanzlei geht über die Beratung. Fast traue ich es mich schon nicht mehr zu schreiben: Ja, die Wiese ist grün. 😉

Die Frage, die bleibt, ist aber immer noch: Und wie kommen wir dahin? Heute geht es mir nicht darum, wie wir die Beratung durchführen oder dann an den Mandanten „verkaufen“.

Wenn Sie proaktiv Beratung anbieten wollen, brauchen Sie erst einmal die entsprechenden Informationen über den Mandanten und seine Zahlen.

Leider haben wir noch nicht den „Amazon“- Algorithmus, der uns automatisch auf Beratungsbedarf hinweist: „Folgende Mandanten sind über 53 und haben mehr als 500.000 € Kreditverbindlichkeiten. Sie werden im Alter den Lebensstandard deutlich senken müssen/ werden bei Ablauf der Zinsbindungsfrist  erhebliche Schwierigkeiten bei der Anschlussfinanzierung  bekommen.“ Eigentlich hat Ihre Software diese Daten, aber die echte Auswertung über alle Datenbanken in der Kanzlei hinweg … muss nach wie vor durch Sie und Ihre Mitarbeiter erfolgen.

Liebe Datev, Addison, Agenda, Simba, …

Aber auch, wenn wir noch keine „freien“ Abfragen an unsere Datenbanken stellen können – Sie sollten jetzt schon anfangen, die Beratung in Ihre Prozess-DNA einzubauen.

Die Buchhaltungsprozesse, die ich in Kanzleien bei Optimierungsprojekten vorfinde, sind sich naturgemäß sehr ähnlich. Stark vereinfacht:

• Unterlagen anfordern (und noch mal, und noch mal … 😉
• Unterlagen sichten, Vollständigkeit prüfen
• Unterlagen verarbeiten (analog oder digital)
• Prüfung VSt, Sondersachverhalte (Ausland, EU-Erwerb, …)
• Prüfung Geldbestände, Verbindlichkeiten, etc. („Kontenpflege“)
• UStVA, BWA und andere Auswertungen bereitstellen (f. Mandant, Finanzamt, …)
• Ablage (analog oder digital)
• Unterlagen zurück
• Zeiterfassung
• Rechnung (Sachbearbeiter/ Assistenz)

Wie gesagt: stark vereinfacht. Wenn wir die rein organisatorischen Tätigkeiten weg lassen, bleiben die fett gedruckten Schritte übrig. Fällt Ihnen etwas auf? Die Sachbearbeitung endet v o r der BWA. Heute ist also die BWA zusammen mit den anderen Auswertungen das Ergebnis der Fibu.

Damit ist das Ergebnis ein Bild der Mandanten – Vergangenheit. Beraten können Sie aber immer nur für die Zukunft. Dafür ist die BWA sicher die Basis, aber sie reicht bei weitem nicht aus.

Die Beratung beginnt n a c h der BWA.

Um aus der BWA Beratungsanlässe abzuleiten und Mandanten so früh wie möglich vor Fehlentwicklungen zu schützen, brauchen Sie auf Dauer Mitarbeiter, die die BWA nicht nur ausdrucken und versenden, sondern auch einen „Risiko-Scan“ durchführen können, der über die reinen Zahlen der BWA hinaus geht. (Entschuldigung an unsere Leser, die Mitarbeiter sind. Ich weiß es gibt solche Mitarbeiter schon.) Die Alternative: Sie schauen sich jede BWA jeden Monat selbst an …

Mein Tipp: Verankern Sie in Ihrem Fibu-Prozess den einen Schritt mehr. Fügen Sie den Prozessschritt „Risiko-Scan“ ein. Lassen Sie über Ihre Fibu auch „Filter“ laufen wie das Finanzamt es ja schon länger tut.

Das müssen am Anfang nicht gleich die 108 Filter sein, die die Finanzverwaltung über die EÜ-Rechnung laufen lässt.

Geben Sie 3 – 5 Punkte vor, die bei jeder Buchhaltung nach Fertigstellung standardmäßig geprüft werden. Noch besser: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein und erarbeiten die Standardfilter gemeinsam.

Ein Filter könnte eben sein: Mandant über 53, mehr als 500.000 € Verbindlichkeiten. Ihnen fallen bestimmt noch andere (bessere) Filter ein.
Denn wenn Sie persönlich auf die BWA schauen, greifen Sie wahrscheinlich schon immer auf Ihr gesamtes Wissen über den Mandanten zu.

Wenn Ihre Mitarbeiter das noch nicht so „drauf haben“, erarbeiten Sie das jetzt einen Schritt nach dem anderen. Damit die Beratung immer mehr Einzug nicht nur in Ihr Blickfeld sondern auch in das Blickfeld und Denken Ihrer Mitarbeiter hält.

Und los!