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Die sprechende BWA und die Kontenbeschriftung mit Erziehungseffekt
Die Standard-BWA liest kein Mandant
Wieviel Prozent Deiner Mandanten lesen die BWA? 10, 20 oder gar 30%? Wenn es mehr als 30% bei Dir sind, melde Dich bitte bei mir. Ich freue mich über Feedback aus Kanzleien, denen das gelingt. Wir hören nach wie vor von den meisten Kanzleien als Rückmeldung, dass es eher unter 10% sind.
Wir empfehlen auf jeden Fall „Betreutes Lesen“. Denn die Mandanten haben in der Regel ihre eigenen Systeme, in denen sie wesentlich aktueller ihre Erfolgszahlen ablesen können – und sei es nur der Kontostand und die OPOS-Liste. Betreutes Lesen bedeutet, den Mandanten die BWA nicht einfach ins Portal zu stellen oder zu mailen, sondern kurz mal anzurufen mit der Botschaft „Ich hab mir Ihre BWA angesehen. Passt alles / Mir ist aufgefallen, dass…“
Doch es gibt noch eine weitere Möglichkeit, um das Interesse zu erhöhen: die sprechende BWA.
Ich schau mir meine BWA inzwischen tatsächlich gern an. Denn ich bekomme eine individuelle BWA, die zu mir spricht.
Frag Dich doch mal ehrlich, welche Kategorien / Kontenklassen / Kontenbeschriftungen so lauten, wie sie Dein Mandant im alltäglichen Sprachgebrauch verwenden würde?
Bei meiner BWA stand gleich nach den Umsatzerlösen (den Begriff verstehe ich noch): „Bestd. Verdg. FE/UE“. Abgesehen davon, dass in dieser Zeile bis zur Zahl noch ausreichend Platz ist, um das Abkürzungsungetüm auszuschreiben – welcher Unternehmer sagt schon zu seinem Mitarbeiter „wie sehen denn Ihre Bestandsveränderungen bei den unfertigen Erzeugnissen von Kunde Weber aus?“
Wenn ich mir meine BWA dann weiter anschaue: zwei große Kostenpositionen, die mich interessieren – neben den Kfz-Kosten – sind bei uns Telefon / Internet und Softwarelizensen für unsere WordPress-Plugins & Tools aller Art. Die sehe ich gar nicht auf den ersten Blick, da sie in den sonstigen Kosten untergehen.
Und weil mein Mann für Foto, Podcast- und Videobearbeitung ziemlich gern und oft technisches Equipment kauft, läuft zwar auf dem Konto „Werkzeuge und Kleingeräte“ einiges auf, doch diese Bezeichnung passt nicht – also haben wir es umbenannt in – welch Wunder – Equipment.
Das hat noch einen weiteren Vorteil für mich: wenn ich eine Rechnung einer Kategorie zuordnen will, frage ich mich oft, wo das jetzt wohl hingehört. Wenn die Begriff in meine Welt passen, fällt mir das viel leichter. Meine eigene Buchhaltungsarbeit geht schneller.
Zum Vergleich - Standard und individuelle BWA
Die BWA Beschriftung rechts ist nicht das Origianal aus meiner BWA, sondern nachbearbeitet. Damit klar wird, welche Bezeichnungen ich für mich gewählt habe bzw. als Anregung für individuelle Beschriftungen.
Jeder Mandant verdient seine individuelle BWA
Geh mit Deinen Mandanten doch einfach mal die BWA unter diesem Gesichtspunkt durch. Und frage, welche Begriffe für sie oder ihn greifbarer sind.
Mit ist klar, dass einige Zuordnungen / Begriffe programmtechnisch fix sind und die Individualisierung somit ihre Grenzen hat.
Doch wenn das Geschäft des Mandant zumindest in großen Teilen in der BWA abgebildet ist, schaut er öfter mal drauf und ruft Dich sogar an, wenn ihm Veränderungen auffallen.
Bonus-Tipp: 1590 / 1370 Die Kontobeschriftung macht den Unterschied
Was für die BWA gilt, gilt für die SuSa natürlich doppelt. Und bei dem einen oder anderen Konto kann die Kontobeschriftung den Unterschied machen, ob uns der Mandant zuarbeitet oder nicht.
Sind Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gern mal genervt, weil wieder Belege fehlen und angefragt werden müssen? Dann werden die Beträge auf 1590 bzw. 1370 zwischengeparkt, das Konto mehrmals dem Mandanten zugeschickt mit freundlicher Erinnerung um Aufklärung und im schlimmsten Fall bis zum Jahresabschluss mitgeschleppt.
Konto "Verpasste Steuersparchance"
Was signalisiert die Kontenbeschriftung „Durchlaufende Posten“ beim Mandanten? Weder dringend noch wichtig, mach ich irgendwann mal, läuft ja durch. Unser Tipp: Nenne dieses Konto doch „Verpasste Steuersparchance 30%“ oder einfach „Schade“. Dann wird dem Mandanten direkt vor Augen geführt, welche Auswirkungen der fehlende Beleg hat.
Smarte Grüße
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