31.07.2019 | Am letzten Samstag fand das dritte Barcamp der Datev statt. Und ich war zum dritten Mal dabei – also quasi „Gründungsmitglied“ ;-))

Wir berichten ja immer wieder mal von Fortbildungen bzw. Kongressen, die wir besuchen – gerne auch mal aus dem Ausland. Oder nennen wir das doch einfach mal: Aus dem Neuland – und dazu gehört das Datev Barcamp auf jeden Fall.

Seit nun 20 Jahren gibt es unser delfi-net😊 Und lange haben wir uns mit unserem Motto: „Wissen wird mehr wenn wir es teilen“ ziemlich alleine gefühlt. Umso mehr freuen wir uns, dass der Erfahrungsaustausch unter Kollegen in den letzten Jahren deutlich zugenommen hat. Heute kann jede Kanzlei sich genau das Netzwerk aussuchen, was genau zu ihr passt.

Und dass der Erfahrungsaustausch funktionieren kann, hat auch das Barcamp wieder mal gezeigt. Es gibt mittlerweile eine „Community“ von „Zukunfts-Kanzleien“, die man auf solchen Veranstaltungen immer wieder trifft. Manchmal hat es wirklich schon etwas von „Klassentreffen“ ;-))

Kurz für die, die die Veranstaltungsform Barcamp noch nicht kennen: Es handelt sich um ein Eventformat für große Gruppen (über 100). Das Charakteristikum: Es gibt keine feste Agenda. Der Veranstalter stellt Räume und Organisation zur Verfügung. Nach der Vorstellung jedes einzelnen Teilnehmers (kurz! Kompliment für die 200 Barcamper in weniger als 50 Minuten!) kann jeder einen Workshop eigenverantwortlich vorschlagen und dafür Werbung im Publikum machen. Finden sich genug Gleichgesinnte wird ein Raum in der sich so selbst füllenden Agenda belegt. Die Teilnehmer stellen sich dann ihre individuelle Agenda zusammen (Prioritäten-Training).

Am Samstag kamen so ca. 40 Workshops zusammen.

• Bereich Technik – zum Beispiel Ipad in der Kanzlei oder Blockchain, Live-Anlegen eines Twitter-Accounts oder Mandanten-DMS, Papierlose Kanzlei
• Bereich Datev: Datev-Hotline-Verbesserung, Coprogrammierung von Kollegen und Datev, Störungskommunikation Rechnungswesen
• Bereich Zukunft und Strategie: Nachhaltigkeit in der Kanzlei, FuckUp-Workshop (offen über Fehler reden), Arbeit der Zukunft am Beispiel des neuen „Activity based Workplace“ der Datev-Softwareentwicklung (unten mehr), Kollegiales führen und Change Management

Entschuldigung an alle Workshopgeber, die ich hier nicht erwähnt habe. Prioritätentraining eben ;-))

Was habe ich aus den von mir besuchten Workshops mit genommen?

Highlight: Arbeit der Zukunft

Wir hatten eine exklusive Führung durch den komplett neu gestalteten Bereich der Softwareentwicklung. Das Konzept: Activity based Workplace – wie der Name schon sagt. Hier geht es darum die Räume so zu gestallten, dass sie zu den Arbeitsprozessen passen.

Wie vermutet: Der eigene Schreibtisch ist ein Auslaufmodell. Jeder sucht sich – abhängig von seiner aktuellen Tätigkeit – den passenden Raum.

Daher gibt es verschiedene Bereiche:

• Home-Zone: Hier gibt es einen abgetrennten Bereich mit ca. 14 Arbeitsplätzen. Gedacht für das „normale“ Abarbeiten. Dieser Bereich entspricht am ehesten dem gewohnten Büro – allerdings ohne feste Arbeitsplätze.
• Konzentrationsbereich: Die „Bibliothek“ bietet die Möglichkeit störungsfrei auch mit mehreren Kollegen gleichzeitig zu arbeiten – kennen viele von uns aus dem Studium – funktioniert.
• Kontemplationsbereich: die besten Ideen entstehen meist nicht am Schreibtisch. Ein ruhiger Bereich mit bequemen Relaxsesseln in dem man einfach mal „Löcher in die Luft“ gucken kann bis zum nächste Geistesblitz.
• Kollaborationsbereich: Hier gehrt es zum Beispiel um Projektbesprechungen – erstaunlich: Der „nackte“ Raum mit schwarz gestrichenen Wänden und nur Tisch und Stühlen hat sich als der am häufigsten gebuchte Projektraum erwiesen – „weil da nix ablenkt“.
• Kommunikationsbereich – ein „Forum“ für Pause, Gespräche und Austausch darf in einem modernen Büro natürlich nicht fehlen.

Klingt für Sie  nach „Bällchenbad“ und Kicker? Tatsächlich hat die Datev mit diesem Konzept – zu dem natürlich noch viele Details gehören – eine messbare Effizienzsteigerung realisiert.

Ich fand das Konzept insoweit bemerkenswert, dass es nicht einfach verpflichtend für alle von einem Tag auf den anderen eingeführt wurde. Vielmehr sind 75 % Prozent der bisherigen „normalen Schreibtische“ erhalten geblieben – 25 % der Fläche und der Arbeitsplätze wurden auf das neue Konzept umgestellt. So wird es zum Angebot an die Mitarbeiter. Eine offene Feedbackkultur führt zur konsenten und konsequenten Weiterentwicklung des Konzeptes.

Jetzt stellen wir uns natürlich die Frage: Ob und sinnvoll wie lässt sich dieses Konzept auch in Kanzleien – und hier besonders in kleinen Kanzleien verwirklichen?

Das ist sicher mal einen extra Blogbeitrag wert ..

Highlight: Blockchain

Echte Zukunftsmusik? Und was haben Cryptowährungen mit Steuerberatung zu tun?

Blockchain ist aber eben nicht nur Cryptowährung. Es geht grundsätzlich darum, Daten fälschungssicher abzulegen und Datenbewegungen und Prozesse jederzeit nachvollziehbar zu machen – ich weiß: Profis lachen sich über diese sehr einfache Definition schlapp. Ich finde das reicht aber durchaus um als Laie zu verstehen was für Möglichkeiten es gibt.

Entscheidend ist hier die Digitalisierung von Vertrauen:

• Nachweisbarkeit durch revisionssichere Dokunmentation
• Transparenz durch ungehinderten Datenfluss zwischen Partnern ohne Aufgabe der Datenhoheit
• Prozesse, sog. smart contracts, die individuelle Gestaltung der gemeinsamen Prozesse der Partner erlauben, die auch jederzeit mit Wirkung für beide Seiten angepasst werden können.

Wenn alle Daten und Prozesse vertrauenswürdig, transparent und sicher sind, wird das Leben deutlich einfacher. Und darum geht es doch eigentlich bei der Digitalisierung – oder sollte es zumindest: Das Leben für uns einfacher machen.

Insbesondere die Prozessgestaltung finde ich total spannend. Wenn Verkäufer und Käufer auf einer Blockchain gemeinsam den Prozess der Zusammenarbeit gestalten können, fallen die bisherigen Medienbrüche und Komunikationslöcher – E-Mail! – einfach weg. Alles ist für jeden jederzeit nachvollziehbar. Dafür bastelt die Datev an einem PROCESSBUILDER, den man vereinfacht als gemeinsames Pro Check der verschiedenen an einem Prozess Beteiligten verstehen kann. Ergänzt soll das Ganze durch ein Wallet (finanzielle sichere Identität für die Zahlungsabwicklung) und einen Logistikbereich – hier wird der Prozess um die genaue Warenbewegung ergänzt.

Gibt´s das schon? Nein, echte Zukunftsmusik, die sich aber jedes Jahr mehr konkretisiert.

Ist das auch was für den Steuerberater? Auch wir habe ja gemeinsame Prozesse mit dem Mandanten – und auch gerne mal sehr individuelle mit einzelnen Mandanten. Aus meiner Sicht brauchen wir dafür nicht unbedingt eine Blockchain – meine Idee: Nutzen Sie Ihr Pro Check (oder ein anderes Dokumentationssystem für Ihre Prozesse) doch mal auch dafür bei den einzelnen Prozessschritten die Prozesse des Mandanten an der Stelle mit zu beschreiben. Verfahrensanweisung und Co (Kassennachschau, permanente Bp,…) werden dazu führen, dass wir uns immer mehr für die Prozesse beim Mandanten interessieren werden …

Highlight Nachhaltigkeit

Die grüne Kanzlei? Warum nicht. Da musste eigentlich nicht erst eine Greta kommen, damit wir gemerkt haben, dass es sinnvoll ist, mit unseren Ressourcen zu haushalten. Leider herrscht in Deutschland immer noch die Meinung vor, dass Ökologie und Ökonomie sich gegenseitig fast ausschliessen.

Der Ansatz der Kanzlei Börnigen aus Unterföhring vereint das eindrucksvoll. Dabei geht es natürlich um den sorgsamen Umgang mit den natürlichen Ressourcen in der Kanzlei. Zum Beispiel durch das Ersetzen der Laserdrucker mit „Business Ink“ Druckern. Durch papierlose Prozesse. Durch Videokonferenzen statt Reise intensiver Präsenztermine, …

Aber eben auch der sorgsame Umgang mit den menschlichen Ressourcen der Kanzlei – Mitarbeiter und Chefs achten auf die Gesundheit und einen möglichst niedrigen Stresslevel. Stichwort: Nachhaltige Personalentwicklung.

Der dritte Aspekt: der sorgsame Umgang mit den finanziellen Ressourcen. Stichwort: Kanzleiwert stärken, nachhaltig Gewinn erzielen.

Gerade dieser dritte Aspekt zeigt aus meiner Sicht, dass hier eben keine Öko- und Sozialromantiker am Werk sind, sondern handfeste, moderne Unternehmer mit Haltung.

Mein absolutes Highlight waren die Teil nehmenden Kollegen, von denen eine Reihe auch schon so unterwegs ist und dieses Gedankengut auch bei der Mandantenberatung konkret einbezieht. Wenn das nicht zukunftsorientiert im Hinblick auch auf die neuen Generationen als Zielgruppe ist – dann weiß ich auch nicht.

Fazit

Das absolute Highlight aber waren die Teilnehmer – Steuerberater, Mitarbeiter, Datev-Vertreter und Mandanten. Die offene Atmosphäre, in der Gedanken und Ideen – auch konkrete Tipps – ausgetauscht wurden.

Ich kann nur immer wieder appellieren: Nutzen Sie – mit Ihren Mitarbeitern – solche Veranstaltungen wo Sie sie finden. Verbände, Softwarehäuser, Verlage und andere Netzwerke sind auf einem tollen Weg. Es lohnt auch immer mal „nicht-Steuerberater-Veranstaltungen“ zu besuchen – schließlich sollten Sie wissen, wie sich die neue Welt auf Ihre Mandanten auswirkt.

Um es mal passend zum Humboldjahr mit einem Zitat des großen Forschers zu sagen:

„Die schlimmste Weltanschauung ist die der Leute, die sich die Welt nicht angeschaut haben.“

Also: Raus aus der eigenen, kleinen Höhle und die Welt anschauen!

Und damit Sie ins Tun kommen: Anschliessend diskutieren, wie das Gesehene in Ihre Kanzlei passen kann.