Die Fibu ist tot – wo ist der Defibrilator?

Auch Cordula und ich haben schnell einen der üblichen Verdächtigen identifiziert. Denn wenn wir in Mitarbeiter-Workshops nach den Zeitfressern fragen, kristallisiert sich meistens ein Zeitfresser sehr schnell heraus: der Prozess „Beleganlieferung durch Mandanten“.

Wobei – hoppla -, an dieser Stelle schon von Prozess zu sprechen, ist wohl in vielen Fällen verfrüht. Denn wenn wir das in Kanzleien hinterfragen, gibt es dafür keinen Prozess, sondern die Mandanten liefern, so wie es ihnen passt und weil ihnen bis jetzt niemand etwas anderes vorgegeben hat.

Und hier liegt der Hase im Pfeffer: die Digitalisierung hat in Sachen Beleganlieferung die Arbeit definitiv aufwendiger gemacht statt Zeitersparnis zu bringen. Denn auf einmal gibt es statt einem Weg – seufz, die guten alten Zeiten als es nur Papier und Pendelordner gab 😉 – auf einmal viele Wege – Mail, Portal, Scan, Beleg-App (ich habe sogar von Mandanten gehört, die ihre Belge über Facebook oder WhatsApp geschickt haben) – und die Mitarbeiter sind damit beschäftigt, dass sie den Überblick behalten und alles geordnet und vollständig in das eigene System bekommen.

Diese individuellen Lieferwege sind meist historisch gewachsen und weil sich die Kanzleien als serviceorientierte Dienstleister verstehen, haben sie das akzeptiert. Sie haben weder hinterfragt, ob es Sinn macht für die Kanzlei und den Mandanten, noch ob es angemessen honoriert wird. Je mehr Vielfalt Du zulässt, umso mühsamer und auch fehleranfälliger wird das Tagesgeschäft.