KI Buchhaltung – Easy doing oder großer Bluff?

KI Buchhaltung – I have a dream. Und ich bin sicher, da bin ich nicht alleine. Die Erwartungen an die KI sind hoch – und bei SteuerberaterInnen natürlich auch gerade in der Buchhaltung, für die ein erheblicher Teil der Zeit-Ressourcen gebraucht wird.
Als technischem Laien stellt sich da schon mal die Frage: Wieso geht KI Buchhaltung noch nicht zu 100 % und warum dauert das so lange?
Jahrelang erzählen wir unseren Netzwerkteilnehmern und anderen Kanzleien: „Buchhaltung ist keine Atomphysik.“ Scheinbar ist es doch nicht so einfach?

Kann KI Buchhaltung?

Die Antwort auf diese Frage ist ein ziemlich klares: Ja, aber. Und dieses „aber“ solltest Du Dir fett unterstreichen. Ja, KI Buchhaltung kann heute schon verdammt viel erledigen. Aber wenn Du jetzt denkst, Du kippst einfach ein paar Rechnungen ins System, lehnst Dich zurück und schaust zu, wie die BWA, die Bilanz und/ oder die Steuererklärung wie von Zauberhand fertig wird – dann muss ich Dich leider auf den Boden der Tatsachen holen.

KI Buchhaltung: Wo stehen wir heute?

KI Buchhaltung ist in aller Munde, aber was geht wirklich? Die Antwort: Mehr, als die meisten glauben. Die Künstliche Intelligenz hat einen Sprung gemacht, gegen den ein olympischer Weitsprung wie ein müder Hüpfer wirkt.

Ob Belegerfassung, Kontierung oder Zahlungsfluss-Check – KI Buchhaltung zieht das Ding durch. Und zwar schneller, effizienter und weniger fehleranfällig als jeder gestresste Buchhalter am Monatsende. Wenn Du clever bist, nutzt Du das und setzt Dich an die Spitze. Wenn nicht, schaut Dir die Konkurrenz genüsslich beim Hinterherhecheln zu.

Voraussetzungen für die KI Buchhaltung

Du glaubst, Du kaufst einfach irgendeine Software mit „KI“ im Namen, und Deine Buchhaltung erledigt sich von selbst? Sorry, so läuft das Spiel nicht. Damit die KI Buchhaltung nicht nur auf dem Papier gut aussieht, sondern in der Praxis auch richtig rockt, musst Du erst mal die Basics klären:

Digitalisierte Beleglandschaft: Wenn Du noch Belege in Schuhkartons hortest, brauchst Du gar nicht weiterzulesen. Ohne digitale Belege wird das nichts.
Standardisierte Prozesse: KI Buchhaltung liebt Ordnung. Chaos dagegen bringt sie zum Stolpern. Also: Prozesse sauber aufsetzen!
Offene Schnittstellen: Schluss mit Excel-Export-Hokuspokus. APIs sind Deine neuen besten Freunde.
Menschliche Kontrolle: Die KI liefert, aber das letzte Wort hast Du. Verantwortung kann man nicht outsourcen. Stichwort ist hier „Human in the Loop“ – der Mensch sitzt am Controlling-Terminal.
Datenschutz und Sicherheit: Und hier wird’s ernst. Finanzdaten sind heiße Ware. Wer seine Daten blind in die Cloud schiebt, spielt mit dem Feuer. Mein Rat: Setz auf lokale LLM-Lösungen. So behältst Du die volle Kontrolle über alles, was an sensiblen Infos durch die Leitung rauscht.

Praxisbeispiel: Die Kanzlei Müller & Partner zieht die KI-Karte

Die Jungs und Mädels von Müller & Partner aus Frankfurt haben es geschnallt. 2023 war für sie der Startschuss, das Papierchaos rauszuwerfen. Heute? Landet jede Rechnung im digitalen Briefkasten, wird automatisch gelesen, kontiert – fertig. OK, nicht zu 100 %. Die nicht richtig bewerteten Belege hängen nun aber wenigsten nur noch von den individuellen Besonderheiten des Mandanten ab. Und da kommen wir als Experten natürlich wieder ins Spiel. Die Kunst: Welche 5 -6 Belege von 100 sind die, die wir wirklich mit Hirn prüfen müssen und wie bekommen wir das heraus?

KI Buchhaltung und die Angst vor Kontrollverlust

Ja, ich weiß, was Du jetzt denkst: „Schön und gut, aber verliere ich da nicht die Übersicht und die Kontrolle?“ Kurz gesagt: Nur wenn Du sie aus der Hand gibst. Und das hast Du selbst in der Hand.

Kanzleien, die klug sind, nutzen die KI Buchhaltung als Assistenten, nicht als Boss. Sie liefert die Ergebnisse, Du entscheidest, was damit passiert. So bleibst Du am Steuer – ohne bei jedem Kurvenwechsel ins Schleudern zu geraten. Ja, und das ist die Herausforderung schlechthin: Wie schaffen wir den Kulturwechsel im Team hin zu einem gesunden Mittelweg zwischen totalem Misstrauen und ungesundem, blinden Vertrauen. Ich nenn das mal „gesunde Skepsis“.

Vertrauen in die Ergebnisse der KI Buchhaltung

Hier wird’s spannend: Vertrauen. Oder besser gesagt: das fehlende Vertrauen. Viele Kanzleien trauen der KI Buchhaltung ungefähr so weit, wie sie ein Blatt Papier werfen können. Ergebnis? Jeder einzelne Buchungssatz wird wieder angefasst, obwohl die KI ihn sauber vorgekaut hat.

Mal ehrlich: So killst Du jeden Effizienzgewinn. Wenn Du eh alles wieder von Hand checkst, hättest Du es gleich manuell machen können. Die Lösung? Vertrauen kommt mit Erfahrung. Fang klein an. Lass die KI Buchhaltung erst mal einfache Fälle bearbeiten. Kontrollier anfangs gerne alles.

Mein Tipp

Dokumentiere dabei jeden „Fehler“, den Du bei der Kontrolle gefunden hast. Einmal im Monat macht Ihr ein Meeting „Tatort KI Buchhaltung: Ermittlung in eigener Sache“ und vergleicht Eure Erfahrungen. Beobachtet, ob durch den immanenten Lernvorgang die Fehler weniger werden. Bewertet die Fehler bitte auch hinsichtlich ihres Impacts auf den Gewinn und die Steuern des Mandanten. So bekommt Ihr ein Gefühl, wo Ihr mit Plausibilitätsprüfungen ansetzen könnt. Ziel dieser Meetings ist die Vertrauensbildung in die KI.

Und dann – wichtig! – an den unkritischen Stellen auch loslassen. Mach Stichproben, nicht Vollkontrolle. Schritt für Schritt wirst Du merken: Die KI macht verdammt gute Arbeit.

Automatisierte KI Buchhaltung: Vorteile auf einen Blick

Geschwindigkeit: Die KI Buchhaltung hat keinen Feierabend. Echtzeit ist Standard.
Fehlerreduktion: Menschliche Flüchtigkeitsfehler? Geschichte.
Kostenersparnis: Weniger manuelle Arbeit, mehr Gewinn.
Skalierbarkeit: Mehr Mandanten, ohne Personal aufzublasen.
Datensicherheit: Lokale LLM-Lösungen halten die Daten, wo sie hingehören: bei Dir.
Vertrauensaufbau: Schrittweise Einführung baut das Vertrauen in die KI Buchhaltung nachhaltig auf.

Kanzlei-Praxis: Wie Steuerberatung Schmidt die KI Buchhaltung integriert hat

Die Steuerberatung Schmidt aus Hamburg? Anfangs skeptisch bis zum Gehtnichtmehr. „KI Buchhaltung, pah!“ hieß es dort noch 2022. Aber dann haben sie es ausprobiert. Erst ein Pilotprojekt, dann mehr. Heute? Die KI Buchhaltung ist fester Bestandteil der Kanzlei.

Belegerfassung? Automatisch. Kontierung? Automatisch. Plausibilitätscheck? Automatisch. Datenschutz? Lokal, versteht sich. Von Anfang an haben sie auf eine eigene LLM-Lösung gesetzt. Und das Beste: Anfänglich wurde jede Buchung noch von Hand gegengecheckt. Heute? Nur noch stichprobenartig.

Das zeigt: Vertrauen ist keine Hexerei. Es ist Training. Routine. Und ein bisschen Mut, die Kontrolle nicht krampfhaft festzuhalten.

KI Buchhaltung kann die Buchhaltung automatisieren – wenn Du (und noch jemand) bereit bist

Kanzlei-Praxis: Wie Steuerberatung Schmidt die KI Buchhaltung integriert hat

So, jetzt Butter bei die Fische: KI Buchhaltung wird Deine Buchhaltung nicht von allein rocken. Aber wenn Du die Voraussetzungen schaffst, wirst Du staunen, wie weit Du kommst.

Digitale Belege, saubere Prozesse, lokale LLM-Lösungen, und – ganz wichtig – der Mut, der KI Buchhaltung auch mal zu vertrauen. Dann wird aus dem netten Zusatztool ein echter Effizienz Booster.

Die Beispiele zeigen es Dir schwarz auf weiß: KI Buchhaltung kann die Buchhaltung automatisiert fertigstellen. Die Frage ist also nicht mehr, ob Du sie einsetzt. Sondern: Wann endlich? Also, worauf wartest Du noch?! Fühl Dich nicht angegriffen, Du wartest tatsächlich nicht nur auf Deine eigene Courage.

KI Buchhaltung - Geduldsprobe Deluxe?

Steuerberater sind Warten gewohnt. Ob es im fachlichen Bereich die Klärung unsauberer Gesetze durch BMF und/ oder Gerichte sind oder eben endlich smarte Softwarelösungen.

Hier ist der Punkt 3. in der Aufzählung der Voraussetzungen für KI Buchhaltung in der Kanzlei am Anfang dieses Beitrages entscheidend:

„Offene Schnittstellen: Schluss mit Excel-Export-Hokuspokus. APIs sind Deine neuen besten Freunde.“

Um es noch mal ganz klar zu sagen:

Softwarehersteller aller Steuerberater: Öffnet Euch!

Was Protektionismus anrichtet, sehen wir gerade auf der politischen Bühne – das reicht doch oder? Teilt diesen Hashtag #Open Up for AI bitte überall!

Die Zeit läuft uns davon, weil händische Buchhaltung den Ruf der Steuerberater als „von gestern“ und „langweilig und altmodisch“ noch untermauert, den wir schon so lange und zuletzt auch ziemlich erfolgreich – zumindest in Umfeld dieses Blogs- bekämpft haben. Ein wichtiger Faktor: Von den jungen Generationen wird niemand mehr als attraktiver Arbeitgeber gesehen, der nicht auf dem zumindest aktuellen Stand der Technik ist. Und händisches Datenschubsen hat bei den jungen Leuten längst den selben Rang wie „PapierBuchhaltung“ – nämlich „unterirdisch“.

KI Buchhaltung geht doch – ein Blick über den Tellerrand

Die spinnen die Briten? Angela und ich beobachten schon seit über 10 Jahren regelmäßig die Steuerberaterbranche in den englischsprachigen Ländern. Insbesondere UK, Australien und Neuseeland sowie Kanada sind aus unserer Sicht super spannend. Sie stehen uns auch kulturell näher als die USA (und das hat nichts mit der aktuellen politischen Lage zu tun!).

DAS - London Calling

Anfang April fand die DAS „Digital Accountancy Show“ in London statt. Und was soll ich sagen: KI war natürlich auch dort d a s Thema. Auf jedem Messestand prangten die beiden Buchstaben groß und in allen Farben.

Für uns sind neben den vorgestellten Tools (die leider bei uns fast nicht zu haben sind) die Speaker und Podiumsdiskussionen von Toolanbietern, SteuerberaterInnen und Kanzleiberatern besonders spannend. Auch hier immer die Qual der Wahl:

Ich habe nicht alles geschafft – brauche dringend mindestens noch 10 Avatare 😜
Die DAS ist auch mit dafür verantwortlich, dass dieser Blogbeitrag noch mehr „Anglizismen“ enthält als sonst😇.

KI Buchhaltung – machbare Atomphysik

Auch in London ging es um Vertrauen in digitalen Zeiten, Integration der verschiedenen Softwaresysteme und um die Herausforderungen, die Mitarbeiter an die neuen Arbeitsweisen heranzuführen.
Insbesondere das Gespräch mit einem Toolanbieter für KI Buchhaltung hat mich dann auch nicht zuletzt zu diesem Blogbeitrag „inspiriert“.

Das Tool heißt Jack. Im Gespräch mit dem „Erfinder“ und Programmierer Nicolai Thompson ist mir einiges klar geworden. Insbesondere wo die „Atomphysik“ ins Spiel kommt.

Schon seit einiger Zeit ist mir klar, dass der Spruch „Content ist King“, der bisher nicht nur die Social Media Welt beherrscht hat, sich gerade verabschiedet. Die „KI kann weltweit auf so viel Inhalte zugreifen, dass der Content selbst nicht mehr das Problem ist. Daher ist das neue Motto: „Kontext is King“ – ich nenne jetzt übrigens Angela „Queen of Kontext“😎

Und genau da ist es für die KI, die ja ausschließlich in Wahrscheinlichkeiten denkt, schwierig.

Beispiel:

Ein PC-Händler verkauft Windows Rechner und Equipement. Ein anderer Mandant ist Architekt und benötigt natürlich auch Rechner. Der dritte Mandant – ein Hotel – benötigt ebenfalls Rechner. Die Erfahrung und das Hintergrundwissen (Kontext!) über die einzelnen Mandanten ergibt sich teilweise aus der Branche – viel aber auch aus der „Sensibilität“ für die Individualität der einzelnen Mandanten.
Ein großes LLM wir GPT darauf zu trainieren ist super aufwändig und durch den Halluzinationseffekt auch sehr fehleranfällig. Die Lösung ist ein lokales Sprachmodell.

Jack ist ein eigenes Sprachmodell programmiert worden, dass speziell als Buchhalter „aus- und weitergebildet“ wird. Dieses Modell ist in sich geschlossen, was bedeutet, dass das System nur auf die Inhalte zugreifen kann, die ihm aktiv von den Programmierern zur Verfügung gestellt werden. Also reine „Buchhaltungs-Trainingsdaten“. Damit wird der Halluzinationsdrang „kastriert“. Das Modell wird dann in der Kanzlei für jeden Mandanten eingerichtet und dann weiter speziell auf diesen Mandanten trainiert – und das 24/7 – nicht alle paar Wochen ein Update. Jack weiß also dann, welches Konto bei unseren drei Mandanten wahrscheinlich das Richtige ist.

Einen Kontext findet er auf den Belegen allerdings in der Regel nicht: Ist der neue Rechner des PC-Händlers vielleicht doch ausnahmsweise keine Ware, sondern der Rechner für den Chef selbst? Diese Zusatzinfo brauchen wir ja auch in der „alten Welt“ zusätzlich. Hier kommt der „Human in the Loop“ – also der Mensch als letzter Entscheider – wieder ins Spiel. Natürlich könnte man mit dem Mandanten vereinbaren ein großes „E“ wie Eigenbedarf auf die Rechnung zu machen – dann könnte man die KI wiederum darauf schulen.
Zur Belegverantwortung beim Mandanten haben wir ja schon im Blogbeitrag „Belege, Belege, Belege – mittelalterliche Folter oder moderne Effizienz?“ Stellung genommen.

Und „natürlich“: Die Integration über API zu den drei großen Softwareriesen im englischen Raum: Xero, Quickbooks und Sage ist selbstverständlich nahtlos und automatisch, bidirektional – kein Datengeschubse …

Mehr über die Insights aus London und die Übertragung in unsere Deutsche Welt erfährst Du in unserem nächsten Webinar – siehe unten.

Cordula Schneider

Kanzlei-Praxis: Wie Steuerberatung Schmidt die KI Buchhaltung integriert hat

Smarte Grüße

Deine Kanzleioptimisten

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