In vielen Kanzleien sind Mitarbeiter jetzt bereits vorsorglich im Homeoffice und je nachdem wie sich die Lage weiterentwickelt, werden immer mehr Mitarbeiter in den nächsten Wochen von zu Hause aus arbeiten.
Die technische Einrichtung des Arbeitsplatzes ist dabei die eine Sache, doch wie halten Sie die Kommunikation untereinander aufrecht?
Im Beitrag „Die drei K für Homeoffice-Mitarbeiter“ finden Sie Tipps, wie Sie Heimarbeit und Teamgefühl miteinander verbinden. Zur Umsetzung sind Videokonferenzen und Chatsysteme hilfreich.
Wer bereits mit MS Teams, Bitrix24 oder einem anderen sogenannten Collaboration Tool Erfahrungen gesammelt hat, tut sich jetzt leicht. Wenn Sie noch auf der Suche nach einer möglichst einfachen Lösung sind, haben wir zwei Tipps für Sie.
Videokonferenz mit Zoom
Ok, Voraussetzung ist natürlich, dass die PC´s mit Videokamera und Mikro ausgestattet sind. Gönnen Sie sich und Ihren Mitarbeitern diese Investition. Es macht einen großen Unterschied, ob Sie einfach nur telefonieren oder mit Video kommunizieren.
Ein Zoom-Meeting einzurichten ist schnell und einfach erledigt. Mit der Gratis-Version können Sie Meetings bis 40 Minuten durchführen, eine unbegrenzte Anzahl von Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern.
Und so sieht das dann aus: mein Mann Erwin und ich haben mal einen Screenshot gemacht. Wir sitzen nebeneinander und brauchen das natürlich nicht;-) Doch mit Cordula aus Dortmund bin ich zur Zeit täglich in einer Zoom-Konferenz. Das praktische dabei: die Teilnehmer können auch ihren Bildschirm teilen und sich so gegenseitig zeigen, woran sie arbeiten.
Weitere Videokonferenz-Tools, die von delfi-net Mitgliedern genutzt und empfohlen werden: Bluejeans und GoToMeeting (das Cordula und ich ebenfalls nutzen, doch Zoom gefällt uns im Moment für schnelle Konferenzen zwischendurch besser).
Chatten mit Slack
Der Mail-Account läuft über, jedes Mal zum Telefon greifen für eine Frage zwischendurch und dann ist besetzt – für die schnelle Kommunikation nicht unbedingt sinnvoll.
Hier schaffen Chatsysteme Abhilfe. Uns gefällt dabei Slack gut, es lässt sich schnell einrichten und man wird super durch den Einrichtungsprozess geführt. In 15 Minuten ist das erledigt und sieht so aus
Zu den einzelnen Themen werden Channels angelegt. Und die Mitarbeiter werden thematisch zugeordnet. So landen die Informationen immer direkt bei denjenigen, die es betrifft. Direkte Chats sind natürlich auch möglich und unter dem Menüpunkt Apps können Sie Ihren Zoom-Account sogar direkt einbinden – dafür braucht man dann allerdings das zahlungspflichtige Upgrade.
Der grüne Punkt beim Namen zeigt, wer online ist. Und wenn neue Infos reinkommen, ist der Channel-Name hervorgehoben. Weiterer Vorteil: Infos werden schneller gefunden, da sie den Themen zugeordnet sind – statt durch seinen komplette Mail-Posteingang scrollen zu müssen – Volltextsuche gibt es hier natürlich auch.
Einfach ausprobieren. Könnte ja gut werden
Wir können nur empfehlen, diese Medien zu nutzen – und wenn Sie kanzleiintern damit Ihre Erfahrungen gemacht haben, dann machen Sie doch die nächste Bilanzbesprechung einfach mit Zoom. Denn auch wenn der ein oder die andere es bis jetzt nicht glauben wollten oder sich vorstellen konnten:
#gehtdochauchonline