Unternehmerwissen für Steuerberater & Steuerkanzleien
Die interne Kommunikation mit Dailys in nur 15 Minuten verbessern
In täglich 15 Minuten die interne Kommunikation auf ein neues Level gebracht
In der heutigen Zeit, in der Flexibilität und Homeoffice immer mehr an Bedeutung gewinnen, suchen viele Kanzleien nach Möglichkeiten, die interne Kommunikation zu verbessern. Eine Steuerberatungskanzlei aus unserem delfi-net Steuerberater-Netzwerk hat bei einem der letzten Regionaltreffen berichtet, dass sie dafür eine simple, aber effektive Lösung gefunden haben: die täglichen „Dailys“. Diese kurzen, strukturierten Meetings haben nicht nur die Kommunikation innerhalb des Teams gestärkt, sondern auch die Zusammenarbeit und Effizienz merklich verbessert.
Hintergrund: Dailys, auch bekannt als Daily Stand-ups, sind kurze, tägliche Meetings, die ursprünglich aus der agilen Projektarbeit stammen. Ihr Ziel ist es, die Teammitglieder auf den gleichen Informationsstand zu bringen, die Arbeit zu synchronisieren und eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen.
Ein Blick hinter die Kulissen: Die Einführung der Dailys
Vor einem Jahr hat die Kanzlei einen INQA-Experimentierraum genutzt, um unter anderem die interne Kommunikation zu verbessern. (Die INQA-Massnahmen werden übrigens vom BMWK gefördert, was dieses Programm besonders attraktiv macht.
Der Ablauf eines solchen Dailys ist einfach und dennoch wirkungsvoll. Jeden Morgen um 9 Uhr treffen sich die Mitarbeiter für maximal 15 Minuten. Jeder, der im Büro ist, kommt in den Besprechungsraum, während sich die Kollegen im Homeoffice per Video dazuschalten. So wird der Teamzusammenhalt gefördert und alle sind über die aktuellen Aufgaben der anderen informiert. Dabei dienen vier Fragen besprochen als Leitfaden.
Die Fragen der Dailys
In der agilen Projektarbeit bilden folgende drei Fragen den Rahmen des Dailys:
- Was habe ich seit dem letzten Daily gemacht?
- Was werde ich heute tun?
- Gibt es Hindernisse, die mich an meiner Arbeit hindern?
Die Kanzlei hat sie für sich etwas abgewandelt:
- Was hat Dich gestern gefreut? – Das schafft einen positiven Auftakt
- Was hat Dich gestern genervt? – Wenn sich hier Häufungen ergebben, ist das ein Hinweis für eine mögliche Prozessoptimierung. Das Thema wird dann im Rahmen der Qualitätszirkel aufgegriffen, um eine Lösung zu finden
- Woran arbeitest Du heute? – Dadurch reduzieren sich die internen Mails, da auch Infos wie Geburtstagskuchen in der Küche & Co weitergegeben werden
- Wen oder was brauchst Du dafür? – Das ist die Gamechanger-Frage für die Kanzlei. Vorher haben die Mitarbeiter ihre Arbeit unterbrechen müssen, wenn sie von Kollegen oder dem Chef eine Antwort brauchen und er oder sie gerade nicht erreichbar war. Jetzt werden hier Termine abgestimmt, zu denen die Fragen geklärt werden.
Die Wirkung: Eine spürbare Verbesserung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit
Die Einführung der Dailys hat in der Kanzlei deutliche Verbesserungen gebracht. Die Mitarbeiter fühlen sich besser informiert und unterstützt. Missverständnisse, die früher aus mangelnder Kommunikation resultierten, gehören der Vergangenheit an. Auch die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern im Büro und im Homeoffice hat sich durch die regelmäßigen, kurzen Abstimmungen deutlich verbessert.
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