Unternehmerwissen für Steuerberater & Steuerkanzleien

Fortbildung satt! Das Wissensbuffet mit KI ist eröffnet

Angela Hamatschek

Fortbildung ist in der Steuerberatung essenziell – doch Hand aufs Herz: Wie oft bleibt das Wissen wirklich in der Kanzlei hängen? Kommt Dir dieses Szenario bekannt vor?

Vorher: Teure Fortbildung, wenig Ertrag

Du schickst einen Mitarbeiter zu einem Fachseminar. Ein ganzer Arbeitstag wird dafür verwendet, Reisekosten kommen dazu – aber das ist es Dir wert, schließlich soll Deine Kanzlei immer auf dem neuesten Stand sein.

Am nächsten Tag fragst Du neugierig:

„Und, wie war’s?“ – Die erste Antwort: „Das Essen war gut.“ 🫠

Okay, Essen ist wichtig – aber was ist mit den Inhalten?

Also bittest Du ihn, die Erkenntnisse in der nächsten Teamsitzung zusammenzufassen. Eine Woche später sitzt Ihr alle zusammen, und der Vortrag klingt ungefähr so:

„Es ging um die Steuerrechtsänderungen beim Umsatzsteuerrecht und ein bisschen um Digitalisierung wegen der e-Rechnung. Ach ja, es gab eine Liste mit Handlungsempfehlungen, aber ich hab mir nur ein paar Stichpunkte notiert …“

„Gibt’s konkrete Maßnahmen für uns?“

„Puh, schwer zu sagen. Ich müsste noch mal nachschauen …“

Fazit: Ein ganzer Tag investiert, aber der Wissenstransfer ist lückenhaft. Die Kanzlei hat kaum Mehrwert davon – das Wissen bleibt ungenutzt, und mögliche Innovationen versanden.

Herkulesaufgabe: Wie bringst Du alle auf einen Wissensstand?

Okay, an dieser Stelle muss ich mal eine Lanze für die Mitarbeitenden brechen. Zu erwarten, dass sie die Inhalte eines ganzen Tagesseminars so auf 30 oder 60 Minuten eindampfen, dass alle Kolleginnen und Kollegen auf dem gleichen Wissensstand sind, ist schlichtweg unrealistisch. Kein Wunder, dass viele sich vor dieser Herkulesaufgabe drücken!

Abgesehen davon liegt es nicht jedem, vor der Gruppe einen lebendigen Vortrag zu halten – das ist eine ganz eigene Fähigkeit. Das erzeugt Stress und für manche Mitarbeitenden kann das ein Grund sein, warum sie nicht mehr gern zu Fortbildungen gehen.

Und weil das auch einige Kanzleien erkannt haben, schicken sie bei bestimmten Themen einfach gleich das ganze Team ins Seminar – das ist dann so richtig aufwendig – oder setzen auf Online-Fortbildungen, bei denen alle zusammen teilnehmen und die Erkenntnisse anschließend diskutieren – doch was ist mit den Mitarbeitenden, die bei dieser Vernstaltung nicht dabei sind. Die Halbtagskräfte lassen grüßen.

Nachher: Strukturierte Fortbildung mit KI – Wissen, das bleibt

Jetzt kommt Künstliche Intelligenz ins Spiel. Deine Kanzlei nutzt smarte Tools, um den gesamten Fortbildungsprozess zu optimieren. Das Ergebnis? Klar strukturierte Erkenntnisse, die für alle nutzbar sind.

Vorher: „Das Essen war gut.“
Nachher: „Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse, eine Präsentation, umsetzbare Maßnahmen und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.“

So funktioniert’s:

Hinweis: die folgenden KI-Tools sind stellvertretend gemeint.
Es geht um den Grundgedanken der Funktionalität, nicht um die „Marke“. Ich skizziere die Möglichkeiten, die es heute schon gibt.

1. Vorbereitung mit ChatGPT – Damit klar ist, worauf es ankommt

Wie sieht Deine Checkliste zur Vorbereitung aus? Der erste Schritt, um die Inhalte einer Fortbildung möglichst gut auf die Belange der Kanzlei abzustimmen, ist eine Checkliste mit den Fragen, die sich der Teilnehmer vor und während des Seminars stellt.

Dazu brauchst Du nicht mal unbedingt KI, doch ChatGPT liefert vielleicht noch ein paar Ideen und Fragen, auf die Du nicht gekommen wärst.

Im delfi-net Steuerberater-Netzwerk haben wir vor einiger Zeit schon eine Checkliste zur Seminarvorbereitung entwickelt.

Ich habe ChatGPT um Ergänzungen gebeten und diese Fragenliste bekommen:

Erweiterte Checkliste für die Seminarvorbereitung

Vor dem Seminar:

Welche konkreten Herausforderungen in der Kanzlei sollen durch das Seminar adressiert werden?
Gibt es aktuelle Mandantenfälle, die vom Seminarwissen profitieren könnten?
Welche relevanten gesetzlichen Änderungen oder Branchentrends könnten thematisiert werden?
Gibt es Materialien oder Vorträge der Referenten, die vorab durchgesehen werden können? (z. B. PDFs durch NotebookLM analysieren lassen)
Soll das Seminar dokumentiert oder für andere Kollegen aufbereitet werden? Falls ja, in welcher Form? (Präsentation, Podcast, Wiki-Eintrag etc.)
Wie sollen die Erkenntnisse anschließend in die Kanzlei eingebunden werden? (Wer ist verantwortlich, was sind die nächsten Schritte?)

Während des Seminars:

Welche Fragen aus der Checkliste wurden beantwortet? Welche sind offen geblieben?
Welche Best Practices oder Praxistipps wurden genannt?
Welche Tools oder Methoden wurden empfohlen?
Gibt es Fallstudien oder konkrete Beispiele, die auf die Kanzlei übertragbar sind?

Nach dem Seminar:

Welche 3 wichtigsten Learnings sollte das Team unbedingt wissen?
Welche Maßnahmen ergeben sich aus dem Seminar für die Kanzlei?
Müssen Prozesse oder Dokumente angepasst werden?
Gibt es eine Möglichkeit, eine KI-gestützte Zusammenfassung oder Wissensdokumentation zu erstellen? (z. B. mit Scribe für Prozessdokumentation oder Gamma.ai für eine Präsentation)
Welche Kollegen sollten gezielt über bestimmte Erkenntnisse informiert werden?

Der Mitarbeiter geht also gezielt ins Seminar – kein passives Zuhören mehr, sondern aktives Filtern relevanter Inhalte.

2. Seminarunterlagen vorab auswerten und Notizen ergänzen mit NotebookLM

Das geht alternativ auch prima mit Perplexity Räume.

Falls das Fortbildungsinstitut die Unterlagen schon als PDF schickt, werden sie in NotebookLM hochgeladen.

Die KI beantwortet Fragen wie:

Was sind die zentralen Inhalte des Seminars?
Welche Themen sind besonders wichtig für unsere Kanzlei?
Welche Handlungsempfehlungen gibt es?

Der Mitarbeiter weiß also schon vor dem Seminar, worauf er achten sollte.

Während des Seminars macht der Mitarbeiter direkt seine Notizen in NotebookLM

Anstatt chaotische Mitschriften auf Papier zu kritzeln, ergänzt der Mitarbeiter seine Notizen direkt in NotebookLM bzw. wenn er die Mitschrift in OneNote oder mit einem anderen digitalen Tool macht, kann er sie in NotebookLM hochladen.

Vorteil: Die KI strukturiert die Notizen automatisch und kann sie später kompakt zusammenfassen.

3. Automatische Dokumentation mit Scribe

Dieses Tool ist besonders praktisch bei Schulungen zu neuer Software oder Updates. Oder auch wenn es um Best Practices oder Prozessoptimierungen geht.

Mit Scribe kann der Mitarbeiter nach dem Seminar eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für neue Abläufe erstellen – die KI dokumentiert alles automatisch mit Screenshots und Erklärungen. Der einzige Haken: der Beschreibungstext wird automatisch auf englisch erstellt, muss dann übersetzt und mit Copy und Paste wieder eingefügt werden. Doch dafür gibt es ja DeepL 😉

Ergebnis: Alle Kollegen können die neuen Prozesse sofort nachlesen und umsetzen!

4. Präsentation mit Gamma.ai – Wissen anschaulich aufbereitet

Statt eines unstrukturierten Vortrags mit „Ähms“ und „Ich glaube, es ging um …“ erstellt der Mitarbeiter eine präzise, ansprechende Präsentation mit Gamma.ai.

Klar strukturiert
Optisch ansprechend
Direkt umsetzbare Maßnahmen für die Kanzlei

Dazu einfach die Zusammenfassung, die in NotebookLM erstellt wurde in gamma.ai hochladen und auf Präsentation erstellen klicken. Die Geschwindigkeit in der die Inhalte aufbereitet werden ist verblüffend.

Der Mitarbeiter hat beim Vortrag jetzt einen Leitfaden und die Kolleginnen und Kollegen können gezielt Fragen stellen.

Eine schicke Alternative oder Ergänzung ist napkin.ai, das Inhalte in ansprechende Diagramme und Grafiken übersetzt.

Der Extra-Kick - Wissen auf die Ohren mit der Podcastfunktion von NotebookLM

Du hörst lieber zu als Seminarunterlagen zu lesen? Dann wirst Du die Podcastfunktion in NotebookLM künftig lieben 😉

Aus den Inhalten innerhalb eines einzelnen Notebooks kannst Du automatisch eine Audio-Zusammenfassung erstellen lassen. Zwei Sprecher tauschen sich dann auf sehr unterhaltsame Weise über die Inhalte aus. Das System lässt sich austricksen, denn der Podcast wird eigentlich nur auf Englisch generiert. Mit dem Prompt „Dieser Podcast richtet sich ausschließlich an ein deutsches Publikum. Die Hosts sprechen ein klares und deutliches Deutsch ohne Dialekt“ erhältst Du eine deutsche Version (ok ein bisschen Slang ist dabei, vor allem wenn Abkürzungen wie EstG dabei sind 😉.)

Wenn die Inhalte sehr umfangreich sind, teilst Du die Unterlagen einfach auf mehrere Notebooks auf und kannst dann zu jedem Wissenshappen einen eigenen Podcast erstellen lassen.

Fazit: KI hilft aus Fortbildungswissen Kanzlei-Wissen für alle nutzbar zu machen

Statt teurer Seminarbesuche mit wenig Output für das ganze Team sorgt KI dafür, dass Wissen wirklich in der Kanzlei bleibt – und für alle nutzbar wird.

Vorher: Ein vages „Es ging um Digitalisierung und Steuerrecht“ ohne klare Konsequenzen.
Nachher: Eine gezielte Vorbereitung, strukturierte Mitschriften, eine professionelle Nachbereitung und ein nachhaltiger Wissenstransfer für das gesamte Team.

Smarte Grüße

Deine Kanzleioptimisten

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