16. Juli 2019 | In der Kanzlei gibt es diverse Tätigkeiten, die ein Mitarbeiter zusätzlich zum „normalen“ Aufgabengebiet übernehmen kann. Insbesondere die Vergütung für gegenüber dem Mandanten nicht direkt abrechenbare Tätigkeiten stellt eine Herausforderung dar.

Zu diesen Tätigkeiten gehören zum Beispiel:

• Betreuung der Azubis
• EDV-Betreuung
• Tätigkeit als Qualitätsmanagementbeauftragter
• Projektverantwortlicher für Digitalisierungsprojekte

Auch fachliche Tätigkeiten wie etwa die Verantwortung für ein Spezialgebiet (häufig: Umsatzsteuer, Verfahrensrecht) gehören dazu.

In diesen Drei Schritten kommen Sie zu einer klar umrissenen, angemessenen Vergütung. Zur Verdeutlichung gehen wir die Schritte hier am Beispiel der Ausbildertätigkeit durch:

Schritt 1: Aufgaben/ Verantwortung klar definieren

Was soll die geplante Tätigkeit umfassen? Welche Kompetenzen hat der Mitarbeiter? Wem und wie oft erstattet er Bericht?

Beispiel: Übernimmt der „Pate“ für den Azubi auch für die fachliche Ausbildung (meist eher nicht)? Ist er ausschließlich Ansprechpartner für die anderen Mitarbeiter und die Kanzleileitung, wenn es um die Übernahme von Aufgaben durch den Azubi geht? Ist er für die Zusammenarbeit mit der Berufsschule verantwortlich? Wer schaut die Klassenarbeiten durch?…..

Wie viel Zeit ist es der Kanzleileitung „Wert“, dass der Mitarbeiter nicht direkt verrechenbare Zeit mit der Tätigkeit verbringt.
Solche „Sonderaufgaben“ laufen gerade bei sehr motivierten Mitarbeitern schnell zeitlich aus dem Ruder. Für die Kanzleileitung ist auch trotz Leistungserfassung nur schwer nachvollziehbar, ob die verbrauchte Zeit der Aufgabe angemessen ist oder der Mitarbeiter sich dahinter „versteckt“. Dies führt oft zu Unzufriedenheit auf beiden Seiten.

Definieren Sie einen zeitlichen Rahmen, der sich zunächst an Erfahrungswerten orientiert. Besprechen Sie die Leistungserfassung und kontrollieren Sie die Einhaltung der Zeiten gerade am Anfang bis es eine tragfähige Lösung für alle Seiten gibt.

Beispiel: Für die Auszubildendenbetreuung werden 4 Stunden/ Woche angesetzt. Es werden entsprechende Sprechzeiten des Azubis mit seinem Paten vereinbart damit der Pate nicht ständig in seiner Arbeit gestört wird.

Schritt 2: Anrechnung auf Umsatz berechnen

Es gibt die Kennzahl, dass ein Mitarbeiter 3 x sein Bruttogehalt an Umsatz machen muss, damit der Gewinn für die Kanzleileitung passt. Übernimmt der Mitarbeiter nun Sondertätigkeiten, die keinen Umsatz erbringen, fällt es schwer ihn mit anderen Kollegen zu vergleichen.

Zu diesem Zweck rechnen Sie ihm “fiktiven“ Umsatz für die Tätigkeit zu.
Entweder Sie nehmen einen Stundensatz, den der Mitarbeiter normalerweise in der Zeit erwirtschaften würde, wenn er z. b. Fibu/ Lohn oder Bilanz macht.
Oder Sie nehmen einen durchschnittlichen Honorarsatz, den Sie nach außen für Ihre Mitarbeiter weiter verrechnen.

Im Beispiel:
184 Stunden/ Jahr x „entgangenes“ Fibu-Honorar (65 €/ Stunde) = 11.960,00 €
Alternativ oder zusätzlich: Azubi-Umsatz wird dem Ausbilder zugerechnet

Schritt 3: Vergütung fest legen

Wenn sich die Arbeitszeit des Mitarbeiters durch die Zusatzaufgabe nicht insgesamt ausdehnt, ist es ja eigentlich mit der Anrechnung auf den Umsatz getan, oder?
Ohne eine gewisse Sondervergütung werden Sie Ihren Mitarbeitern aber gerade solche Tätigkeiten wie die Azubi-Betreuung nur schlecht „verkaufen“ können.

Daher gibt es schon sich eine „Prämie“ zu überlegen.
Unter 100 €/ Monat bekommen Sie meist keinen „Freiwilligen“, für einen Qualitätsmanagementbeauftragten werde auch schon 200 – 300 € gezahlt.

Fazit: Wichtig ist es, dass auf beiden Seiten die Inhalte und der Zeitaufwand sowie die Vergütung klar ist.

Und los.