Der 7-Punkteplan beim Mitarbeiterwechsel

Kennen Sie das? Endlich läuft mal alles geschmeidig, die Arbeit wird gut geschafft, Sie atmen durch und haben den Song „So soll es sein, so kann es bleiben“ von Ich + Ich im Ohr. Und ein paar Tage später klopft eine Ihrer Mitarbeiterinnen an die Tür und eröffnet Ihnen, dass sie schwanger ist oder kündigt. Und Sie stöhnen innerlich auf „Bitte nicht, warum denn jetzt (schon wieder) ein Mitarbeiterwechsel. Warum muss das immer mir passieren…“ Und vor Ihrem inneren Auge läuft der Zukunftsfilm ab, wie Sie in den nächsten Monaten wieder auf Mitarbeitersuche gehen, Arbeiten umverteilen, einen oder eine Neue einarbeiten und der Arbeitsrückstandsberg wächst und wächst und wächst.

Natürlich versichert dabei jeder, dass Schwangerschaft eine tolle Sache ist (aber warum denn gerade bei meinen Mitarbeiterinnen) oder der Wunsch nach Kanzleiwechsel nachvollziehbar (wobei es bei uns die Mitarbeiter doch wirklich gut haben). Und doch kommt es ähnlich überraschend wie Weihnachten – jeder weiß, es passiert, doch jedes Mal trifft es Dich unvorbereitet.

Deshalb hier mal ein exotisches Gedankenspiel: hören Sie auf, den Wechsel als die Ausnahme zu sehen sondern als Normalität. Rechnen Sie damit, dass pro Jahr mindestens 10% Ihrer Mitarbeiter gehen und lassen Sie diesen Gedanken ein paar Minuten sacken, bevor Sie weiterlesen.

Während Sie gerade nachdenken, läuft hier derweil „Wind of Change“ von den Scorpions. 😉

Ok, bereit? Was passiert, wenn der Mitarbeiterwechsel zur Normalität erklärt wird?

1. Wenn es dann nicht passiert, freuen Sie sich ein Loch in den Bauch
2. Wenn es passiert, sind Sie nicht überrascht, sondern gut vorbereitet

Und das ist das „Erfolgsgeheimnis“. Es bleibt natürlich trotzdem Arbeit, diesen Wechsel zu gestalten. Mitarbeitersuche und Einarbeitung neuer Mitarbeiter sind und bleiben eine Herausforderung. Doch Sie haben einen Maßnahmenplan, den Sie im Ernstfall aus der Schublade ziehen und abarbeiten.

Wechselmanagement als Standardprozess

Hier ein paar Anregungen, was Sie im Prozess Mitarbeiterwechsel beschreiben können:

1. Der Ausarbeitungsprozess

Viele Kanzleien haben einen Einarbeitungsplan, doch wie wird das Wissen gesichert, dass der ausscheidende Mitarbeiter mitnimmt? Hier geht es darum, das Erfahrungswissen zu Mandanten und Arbeitsabläufen, das im einzelnen Kopf steckt, zu dokumentieren. Ein QM sichert da schon viel ab und eine strukturierte Wissenslandkarte kann dabei zusätzlich gute Dienste leisten. Ein Beispiel in Form einer Mindmap, wie das aussehen kann, können Sie gern per Mail bei uns anfordern.

2. Der Suchprozess

Wer den Wechsel zur Normalität erklärt, signalisiert nach außen, dass er ständig auf der Suche ist. Ein Satz auf Ihrer Webseite in der Art „Initiativbewerbungen willkommen – wir lernen gerne Menschen kennen mit einem Herz für Mandanten und Liebe zum Detail“  ist ein kleiner Baustein davon. Zusammen mit einer ausführlichen Darstellung, warum es sich lohnt, in Ihrer Kanzlei zu arbeiten. (Ich habe dazu ein ganzes Buch geschrieben, sorry also dass das hier so kurz gefasst ist😉

Plus pfiffige Stellenanzeigen, alle Suchwege, Empfehlungsmarketing, mit denen Sie im Falle eines Falles loslegen.

3. Der Bewerbungsprozess

Auswahlverfahren, Leitfaden Erstgespräch und alles was dazu gehört, um den passenden Mitarbeiter auszuwählen (auch wenn mir klar ist, dass die Zeiten von Bewerberflut vorbei sind: nehmen Sie nicht den erstbesten weil einzigen Bewerber. Wenn er oder sie nicht passt, zahlen Sie am Ende des Tages drauf)

4. Der Übergabeprozess

Wenn möglich, lassen Sie den „Alten“ und den „Neuen“ gemeinsam arbeiten oder beispielsweise einmal pro Woche 1 bis 2 Stunden konkrete Übergabegespräche zu Mandanten führen. Sinnvollerweise gibt es dazu ein Gesprächsprotokoll. Wenn solche Gespräche erst in der letzten Woche passieren, finden Sie in der Regel gar nicht oder unzureichend statt. Denn der Mitarbeiter, der geht, will einfach alles Offene noch wegschaffen und hat keinen Kopf mehr dafür, Fragen zu beantworten.

5. Der Einarbeitungsprozess

Faustregel: Die ersten fünf Tage entscheiden über die Grundmotivation des Mitarbeiters, die ersten fünf Wochen über die Produktivität. Lassen Sie den Mitarbeiter nicht einfach „laufen“, nur weil er oder sie im Bewerbungsgespräch kompetent gewirkt hat.

In der ersten Woche geht es um Einbindung ins Team. Ein bestehender Mitarbeiter als Pate zeigt, wie die Kanzlei tickt. Gemeinsames Frühstück oder Mittagessen gehören zum guten Ton. Ein Mentor unterstützt bei der fachlichen Einarbeitung.

Übrigens: wenn Sie ein QM-Handbuch haben, schicken Sie das dem neuen Mitarbeiter 1 Woche bevor er oder sie anfängt. Da ist Motivation und Interesse an der neuen Kanzlei am größten.

6. Der Feedbackprozess

Die ersten 6 Monate sind in der Regel Probezeit. Nehmen Sie das Ernst, 14-tägiges oder am Anfang sogar wöchentliches Feedback, stellen die Weichen. Mitarbeiter wollen gerade zu Beginn wissen, wo sie stehen. Und nicht nach 6 Monaten aus allen Wolken fallen, wenn sie erfahren, dass ihr fachliches oder persönliches Verhalten nicht gepasst haben, obwohl sie sich doch nach bestem Wissen und Gewissen angestrengt haben.

7. Der Kommunikationsprozess

Die Information der bestehenden Mitarbeiter ist im Normalfall kein Problem – außer sie kündigen fristlos oder überraschend und die Mitarbeiter verstehen nicht warum.

Doch auch die Mandanten wollen über einen Mitarbeiterwechsel informiert sein – zumindest die vom Wechsel Betroffenen. Am besten eignet sich dazu ein Brief, der aus der Perspektive des ausscheidenden Mitarbeiters geschrieben wird, der seine neue Kollegin oder Kollegen vorstellt.

Sie sehen, es gibt einiges zu regeln. Doch wer sich diese Mühe einmal gemacht hat, wird beim nächsten Wechsel gelassener reagieren.

In diesem Sinne: Weihnachten kann kommen