Meine Lieblingskennzahl...
Ok, wer mich kennt weiß, dass ich nicht gerade ein Zahlenmensch bin und Controlling nicht zu meinen Lieblingsdisziplinen gehört;-)
Doch beim Webinar am letzten Freitag hat Cordula wieder super Tipps zum Kanzleicontrolling gegeben und die Teilnehmer mit ein paar Benchmarkwerten zum Nachdenken angeregt. Im letzten Blogbeitrag „Die vier Ursachen für zu wenig Gewinn“ hat sie mit CSI Controlling ja bereits die üblichen Verdächtigen ausfindig gemacht und die Gewinnmörder ermittelt. Im Webinar ist sie dann in die Tiefe gegangen.
Mein Favorit ist immer die Frage „Wie lange darf ein Mitarbeiter an einem Jahresabschluss arbeiten?“ Diese Frage hat zur Zeit auch besondere Brisanz, weil der „Abschlussstau“ in einigen Kanzleien jetzt schon kilometerlang ist und viele gar nicht wissen, wie sie ihre 20er Abschlüsse auch nur annährend bis zum Jahresende abgearbeitet bekommen.
Cordulas Benchmarkwert dazu: maximal 10% der Fibu-Zeit. Für eine Buchführung, die pro Monat 5 Stunden Arbeitszeit beansprucht – also 60 Stunden im Jahr – werden für den Jahresabschluss maximal nochmal 6 Stunden gebraucht.
Wie kommt sie darauf? Wenn immer mehr Jahresabschlussarbeiten wie Abgrenzungen, Abschreibung & Co bereits in der monatlichen Buchführung erledigt werden, dann hat das Auswirkungen auf die Arbeitszeit beim Abschluss. Eine andere Kennzahl dazu: die Anzahl der Jahresabschlussbuchungen beträgt maximal 20. Sind es wesentlich mehr, schauen Sie sich an, wer welche Abstimmungsarbeiten übernimmt. Der Kontrollzwang und Hang zur Perfektion lässt den einen oder die andere Steuerfachangestellte nochmal die Fibu aufrollen und die Zeiten in die Höhe schnellen.
Ausnahmen gibt es natürlich immer, doch bei 80% der Mandanten können Sie diesen Benchmarkwert als Richtschnur nehmen. Im Normalbereich liegen Sie, wenn Sie bei 10 bis 20% liegen. Die Alarmglocken läuten – und da lohnt es sich, als erstes in die Ursachenforschung zu gehen, wenn die Zeit über 20% beträgt
Im Webinar gibt es natürlich reichlich Tipps, wie Sie diese Zeiten verbessern können. Mit dem Mandats-Check gibt es dazu ein cooles Excel-Tool, mit dem Sie schnell die Verursacher ausfindig machen. Die Aufzeichnung mit Mandats-Check und weiteren Benchmarks und Tools können Sie hier bestellen.
...und wie Sie sie verbessern
Was können Sie tun, um mit Ihren Mitarbeitern daran zu arbeiten? Und bitte schwingen Sie jetzt nicht die Vorwurfskeule nach dem Motto „Ihr seid so langsam, das muss jetzt anders werden“.
Setzen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern zusammen und eröffnen Sie das Meeting mit folgenden Worten:
„Für den Jahresabschluss xy (oder eine andere Aufgabe, die sich über einen gewissen Zeitraum hinzieht) haben wir letztes Jahr 20 Stunden gebraucht und das ist absolut ok. Ich möchte dazu mit Euch jetzt einmal eine rein hypothetische Frage diskutieren: Was müsste passieren, damit wir statt 20 nur noch 5 Stunden dafür benötigen. Und wie gesagt, mir ist klar, dass es nicht wirklich geht, aber rein hypothetisch, es gäbe einen Zauberstab. Was müsste passieren, geändert werden oder was sollten wir weglassen; welche anderen oder neuen Programme könnten wir nutzen oder was fällt Euch sonst noch ein dazu, damit wir es in 5 Stunden schaffen?“
Durch das Wort „hypothetisch“ nehmen Sie den Druck raus und jeder beginnt über Lösungsmöglichkeiten nachzudenken. Und wenn Sie mit Hilfe der Ideen die Aufgabe künftig in 10 statt 20 Stunden erledigen und das auf alle anderen vergleichbaren Aufgaben übertragen, haben Sie reichlich Zeitfenster gewonnen.
Geben Sie dazu jedem Mitarbeiter Post-Its in die Hand und bitten Sie sie, für jede Idee ein Stichwort auf ein Post-It zu notieren. Geben Sie allen 2 bis 3 Minuten Zeit, still darüber nachzudenken und hängen Sie dann die Post-Its für alle sichtbar an die Wand. Das ist die Diskussionsgrundlage, mit der Sie passende Lösungen finden.
Und wenn Sie sich den Workshop auch noch sparen wollen, hier die fünf häufigsten Antworten, die wir in Kanzleien dazu hören:
- Alle Informationen und Unterlagen liegen vor, wenn die Arbeit begonnen wird
- Selbst festgelegte Termine, die mit dem Team und den Mandanten kommuniziert und vereinbart sind
- Eine Aufgabe nach der anderen wird abgearbeitet
- Keine Unterbrechungen
- Es gibt einheitliche Systeme für gleichartige Aufgaben
Eliminieren Sie Ihre Zeitfresser und Störfaktoren jetzt. In einem 1 bis 1,5-stündigen Mitarbeiter-Workshop finden Sie ausreichend Maßnahmen, um die Bearbeitungszeiten zu verkürzen.