Mit Checkliste zum Download
Ein wichtiger Aspekt der Digitalisierung ist, dass der Grad der Arbeitsteilung zwischen Steuerberater und Mandant zunimmt. Die kommende Automatisierung ist auf „saubere“ Daten angewiesen, um ihr Potential zu entfalten. Eine Prüfung „zu Fuß“ wird immer schwieriger und würde den Produktivitätsgewinn, den wir uns versprechen, sofort wieder mindestens neutralisieren.
Aus diesem Grund brauchen wir neue digitale Spielregeln der Mandantenzusammenarbeit.
Dabei geht es nicht nur um Verpflichtungen seitens des Mandanten, sondern auch um die Verpflichtungen des Steuerberaters.
Die sechs Bereiche der digitalen Spielregeln
Folgende Punkte sollten Sie mit Ihren Mandanten klar regeln:
- Datenqualität
Es geht um Dinge wie Format, Vollständigkeit, Konsistenz, Lesbarkeit, …
Egal ob der Mandant scannt oder die Daten über Schnittstellen direkt zur Verfügung stellt – einmal muss die Qualität fest gelegt werden.
- Termine
Wann liefert der Mandant an, wann liefert die Kanzlei die Ergebnisse.
- Kommunikationswege
Auf welchen Wegen kommen die Daten in die Kanzlei bzw. wieder zum Mandanten. Auf welchem „Kanal“ klären wir Fragen. Mail oder Portal ist hier meist die Frage.
- Datensicherheit, Datenschutz und Archivierung
Hier geht es um die Verantwortlichkeiten auf beiden Seiten. Welche Verantwortung übernimmt die Kanzlei, wo verbleibt sie beim Mandanten.
- Auftragsumfang
Ein sehr wichtiger Punkt. Wir werden in absehbarer Zeit nicht einmal mehr ein „Belegbild“ wie ein Pdf haben. Die Belege werden aus reinen Datensätzen bestehen. Eine wirkliche Prüfung zum Beispiel der korrekten Rechnungsschreibung bzw. des korrekten VSt-Ausweises wird so immer schwieriger. Klären Sie mit Ihren Mandanten, welche Prüfungshandlungen Sie vornehmen sollen und können.
- Auswertungsqualität und – Quantität
Welchen Informations – und Gesprächsbedarf hat Ihr Mandant
Der richtige Zeitpunkt für die digitalen Spielregeln
Der beste Zeitpunkt ist zu Beginn des Mandats. Damit werden die Weichen gleich richtig gestellt.
Sie können die Regeln aber auch im laufenden Mandat gut einführen.
Je nach Situation ist die Kommunikation etwas anders:
Die vier Standardsituationen:
- Die Zusammenarbeit mit dem Mandanten klappt nicht gut – anhand der Spielregeln können Sie konkret mit dem Mandanten besprechen, was sich ändern muss.
- Der Mandant steigt auf „digital“ um – natürlich muss die Zusammenarbeit entsprechend angepasst werden.
- Der Mandant wechselt den Sachbearbeiter – Die Kommunikation hier: Wir halten die bisher nicht schriftlich dokumentierten Regeln einmal fest, damit die Zusammenarbeit von Beginn an gut funktioniert.
- Wenn ein greifbarer Anlass fehlt – sollten die Spielregeln vorbeugend für Fälle wie eine Vertretung fest gehalten werden.
Permanente Prüfung und Anpassung
Sowohl die technische als auch die Prozess bezogene Veränderungsgeschwindigkeit bleibt in den nächsten Jahren sicher hoch. Daher ist es wichtig, den „Vertrag“ immer mal wieder zur Hand zu nehmen und anzupassen.
So bleiben Mandant und Steuerberater im Gespräch über die Erwartungen beider Seiten an eine gute Zusammenarbeit.
Der Orga-Tipp
Verankern Sie diese Überprüfung im Jahresabschlussprozess. So wird das Thema automatisch jedes Jahr mindestens einmal „angefasst“.
Die Checkliste
In unserer Checkliste haben wir Ihnen die wichtigsten Punkte zu den einzelnen Bereichen der digitalen Spielregeln der Mandantenzusammenarbeit zusammen gefasst.