20. November 2018 | Nach der Bilanz ist vor der Bilanz – jedes Jahr hören wir die gleichen Beschwerden: Die Bilanzen drängeln sich zwischen Oktober und Februar … März …
Der Grund: Die Mandanten bringen ihre Unterlagen nicht rechtzeitig – zumindest nicht komplett. Jammern ist keine Strategie. Also gilt es aktiv zu werden.
Hier ein Tipp, den schon eine Reihe von Kanzleien mit Erfolg umsetzen:
Fordern Sie die Bilanzunterlagen viel früher an als vielleicht bisher.
Unser Favorit: Geben Sie Ihren Mandanten eine Checkliste mit den benötigten Unterlagen mit der November-BWA des Vorjahres. Sie fordern die Unterlagen für die Bilanz 2018 also spätestens im Januar an.
Der Vorteil: Ihr Mandant hat die Unterlagen meist genau zu dieser Zeit des Jahres sowieso in der Post/ auf seinem Schreibtisch.
Darlehensauszüge, Versicherungsbescheinigungen, Spenden, Bankunterlagen – dies alles „trudelt“ Anfang des Jahres ein. Richten Sieden Fokus Ihres Mandanten auf diese Unterlagen – bevor sie in der Ablage des Mandanten verschwinden und nachher mühsam gesucht werden müssen.
Im Januar weiß Ihr Mandant die halbfertigen Aufträge, da sie noch aktuell laufen.
Jetzt höre ich Sie sagen: Super Idee Frau Schneider – und dann wollen alle ihre Bilanz sofort haben…
Keine Sorge, mit der richtigen Kommunikation umschiffen Sie diese „Begehrlichkeiten“ ganz einfach.
Ein entsprechendes Anschreiben könnte in etwa so ausehen:
Lieber Mandant,
wie jedes Jahr brauchen wir für die Erstellung Ihres Jahresabschusses einige Unterlagen. Wir haben Ihnen eine Liste beigelegt, die Ihnen dabei hilft alles sammeln.
Die Unterlagen/ Informationen werden in nächster Zeit bei Ihnen vorliegen. Sobald Sie alles zusammen haben, schicken Sie es einfach schon mal an uns.
Ihr Vorteil: Wenn wir dann im Laufe des Jahres Ihren Jahresabschluss in Angriff nehmen, müssen wir Sie mit diesen Basisunterlagen nicht mehr „nerven“.
Optional: Wir melden uns Anfang 2019 um mit Ihnen gemeinsam die Zeitplanung für Ihren Jahresabschluss zu planen.
Beste Grüße
Ihr Team von Kanzlei …
Werden alle Mandanten dann die Unterlagen schicken? Wahrscheinlich nicht. Aber die Erfahrung hat gezeigt, dass deutlich mehr Mandanten die Unterlagen früher einreichen als sonst.
Unsere Erklärung: Mandanten sind nicht absichtlich „vergesslich“, aber die Steuern stehen nun mal nicht permanent und automatisch im Rampenlicht. Ein netter Stupser bringt das Thema einfach ins Gesichtsfeld.
Wenn Se mehr zum Thema Belegmanagement wissen wollen:
In unserer Umsetzbar haben wir dazu einen Online-Kurs konzipiert. Den Teaser können Sie hier anschauen:
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Die Buchung finden Sie dort auch direkt.
Und los!
