21. Juni 2019 |

Digitale Helferlein – Nutzen Sie Videotools

Kennen Sie oder besser Ihre Mitarbeiter das?

• Der Mandant ruft an, weil er irgendwas im Programm nicht findet und Sie versuchen dann telefonisch zu erklären, wie er wo hinkommt und welchen Knopf er zu drücken hat. In der Regel für beide Seiten kein sehr erbauendes Telefonat.
• Oder Sie wollen eine Position in der BWA mit dem Mandanten besprechen. Während des Telefonats wissen Sie nicht wirklich, ob der Mandant Ihnen folgen kann. Auf jeden Fall wird stimmlich brav genickt, so dass Sie zumindest vermuten, dass der Mandant alles verstanden hat. Doch so ein kleiner Zweifel bleibt nagend bestehen…

Was tun, um die Kommunikation zu verbessern? Zwei praxiserprobte Tools, die Ihnen weiterhelfen und die Kommunikation mit den Mandanten auf neue Beine stellen.

1. Loom – Screen- und Videoaufzeichnung

Dieses Tool zeichnet gleichzeitig auf, was Ihr Monitor zeigt plus Ton und Videokamera. So können Sie ganz einfach kurze individuelle und persönliche Erklär-Videos aufzeichnen und Ihrem Mandanten schicken. Und wenn Sie von Mandanten immer wieder die gleichen Fragen gestellt bekommen, erstellen Sie einmal ein „How-To“-Video und können es als FAQ auf Ihre Webseite stellen. Das Tool ist gratis.

Hier habe ich mal ein Loom erstellt (ich sitze gerade im Wohnmobil in Schweden;-) mit einem weiteren Tool-Tipp

Auf der Accountex in London hat einer der Referenten berichtet, dass er mit Loom Angebote kommentiert und diese dann an die potentiellen Mandanten schickt. Eine tolle Idee, um einen Wow-Effekt zu erzielen.

2. GoToMeeting – Online-Konferenzen

Es gibt natürlich neben GoToMeeting weitere Online-Konferenz Programme wie Skype for Business, Zoom, join.me. GoToMeeting steht hier beispielhaft, weil wir es selbst seit 5 Jahren begeistert nutzen. Da wir an zwei unterschiedlichen Orten wohnen, wicklen wir damit unsere wöchentlichen Arbeitsbesprechungen ab. Eine schaltet den eigenen Monitor für die andere frei, so dass wir sicher über das Gleiche reden.

Wenn wir Online-Besprechungen mit Kunden oder Dienstleistern haben, können hier bis zu 150 Teilnehmer in einer Konferenz miteinander sprechen (so viele sind allerdings nicht empfehlenswert, bis zu 7 lassen sich noch ganz gut managen). Das Praktische, auch andere Teilnehmer können ihren Monitor übertragen lassen, so dass Programme und Dateien des Kunden besprochen werden können. Die Gesprächsqualität gewinnt dadurch ungemein. Und die Aufzeichnung der Konferenz kann manchmal sinnvoll sein, um beiden Seiten das als Dokumentation oder Nachschlagewerk zur Verfügung zu stellen. es gibt drei Preisvarianten (19,- / 29,-/  49-, monatlich, wobei die mittlere Variante in den meisten Fällen passt).

Unser Tipp: wenn Sie noch unsicher sind, ob und wie das klappt, testen Sie GoToMeeting doch innerhalb der Kanzlei. Eine Teambesprechung, bei der jeder an seinem Arbeitsplatz (Video und Mikro am Arbeitsplatz vorausgesetzt) sitzt und Sie sich „virtuell“ besprechen. Oder vielleicht ist ja eine Mitarbeiterin / ein Mitarbeiter im HomeOffice, den Sie damit zur Besprechung dazu schalten.

In der Rubrik „Digitale Helferlein“ stellen wir unsere persönlichen Favoriten und Lösungen vor, die wir selbst einsetzen oder von denen wir erfahren haben. Wir verzichten dabei bewusst auf die Verlinkung der Produkte, da wir hier ausschliesslich unsere persönlichen Erfahrungen wieder geben und keinerlei Werbeinteressen damit verbunden sind.