5. Februar 2019 | Endlose Meetings mit Chef-Monologen und/ oder Bullshit-Bingo? Das gibt es doch nur in den Konzernen …
Das stimmte vielleicht mal – tatsächlich ist die Meeting-Kultur in Kanzleien ein eher noch junges Pflänzchen. „Früher“ gab es so gut wie keine „Sitzungen“ in Kanzleien.
Seit einiger Zeit gibt es aber in immer mehr Kanzleien zumindest die monatliche „Mitarbeiter-/ Kanzlei -/ Büro-Besprechung“. Und je mehr „Projekte“ in der Kanzlei zu erledigen sind, desto mehr greift auch bei uns die Meeting-Inflation um sich.
Meine Beobachtung: Die Besprechung ist für 11:00 Uhr angesetzt. Auf der Agenda stehen gefühlt 20 Punkte. Alle Kanzleimitglieder sollen Teil nehmen. Um 11:05 Uhr trudeln die ersten ein. Oh, der Beamer/ Bildschirm funktioniert mal wieder nicht. Außerdem ist irgendeine Zutat aus der Kaffeemaschine alle. Kaum sitzen alle, klingelt es an der Tür, …
Nicht selten ufert die Besprechung in einen Marathon aus.
Wie viele Meetings braucht eine Kanzlei? Welcher Rhythmus ist sinnvoll? Welche Themen und Teilnehmer sind jeweils dabei? Wie organisieren Sie das Meeting Ergebnis orientiert?
Hier unsere vier wichtigsten Tipps:
Tipp 1: Oft statt lang
Statt alle Themen in einem Meeting pro Monat für alle zu „erschlagen“ (schönes Wortspiel😉), trennen Sie die Themen lieber. Fachliches, Organisatorisches und Arbeitsthemen jeweils für sich. Laden Sie jeweils nur die Personen ein, die für das Thema relevant sind. Am schlagkräftigsten sind Meetings mit maximal 5 TN. Die Obergrenze: Die „2 Pizza-Regel“ von Amazon: Ein Meeting hat maximal so viele Teilnehmer, wie von 2 Pizzen satt werden. Das perfekte Meeting findet am Stehtisch mit maximal 20 Minuten statt.
Tipp 2: Fokus 1 – Ablenkungen vermeiden
Volle Konzentration gelingt nur, wenn wirklich Ruhe herrscht. Telefon, Mandanten, Handy, … haben im Meeting nichts zu suchen. Bei 20 Minuten müssen auch keine Getränke und Verpflegung sein – auch sie lenken ab.
Tipp 3: Fokus 2 – die Agenda
Natürlich haben Sie eine Agenda … Für 20 Minuten nehmen Sie sich maximal 3 Punkte vor. Häufig werden Sie auch vor dem Meeting Unterlagen verteilen. Diese sollten schon lesefreundlich strukturiert sein (klare Gliederung, am besten auf einer Seite). Nutzen Sie die ersten 5 Minuten zum „Einlesen„: Alle Teilnehmer lesen still die Unterlagen – so sind Sie sicher, dass alle den gleichen Stand haben.
Vermerken Sie zu jedem Punkt der Agenda das Ziel für dieses Meeting. Unser Vorschlag für die Kategorien:
I = Information – es geht erst mal um die Grundinfos zu einem Thema
E = Entscheidung – es geht um eine klare Entscheidung, noch nicht um die Umsetzung
M = Konkrete Maßnahme – es geht darum ein Thema in der Kanzlei zu implementieren
Der Fokus ist ein ganz anderer, wenn klar ist, worum es beim jeweiligen Thema geht.
Wenn während des Meetings andere Themen oder Ideen „aufploppen“, stellen sie diese in einen „Ideenspeicher“ für später ein.
Tipp 4: To Dos statt Protokoll
„Der Weg zum Vergessen ist gepflastert mit Protokollen“ Cordula Schneider
Streichen Sie die Protokolle aus dem Protokoll. Das Ergebnis einer Besprechung sollte immer eine To Do Liste sein: Wer macht was bis wann?
Besser: Schreiben Sie keine Liste, nutzen Sie eine Aufgabensoftware (in Ihrer Kanzleisoftware, in Outlook, oder eine schicke App, mit der es Lust macht, die To Dos zu organisieren und abzuarbeiten). Der Vorteil: Sie haben den Überblick, was Kanzlei weit ansteht und die Koordination, Erinnerung und Steuerung funktioniert besser.
Fazit: Konzentrieren Sie sich in den Besprechungen auf die anstehenden Themen und die To Dos.
Und den sozialen Austausch mit Kaffee und Kuchen gibt es beim wöchentlichen „Kanzleifrühstück“ – ohne Agenda und To Dos – die Ideen sprudeln hier aber auch 😎
Und los!
