Unternehmerwissen für Steuerberater & Steuerkanzleien

Kanzleiführung – Die Kanzlei als Autobahn

Cordula Schneider

Autobahn? Im Moment ist dieses Bild für Dich mit Staus, Umleitungen, Sperrungen und schlechten Manieren besetzt? Gut, dass das in der Kanzlei nicht (immer) so ist. Lass Dich einfach mal auf unsere Analogie ein. Was zeichnet grundsätzlich eine Autobahn aus? Es gibt klare Regeln, unterschiedliche Fahrspuren und ein gemeinsames Ziel. Auf der Kanzlei Autobahn bestimmt die Kanzleileitung Richtung, jeder Einzelne entscheidet mit seinem Fahrstil, ob die Fahrt reibungslos oder chaotisch verläuft. Wer sich nicht an die Regeln hält, riskiert Unfälle – und damit den Erfolg der gesamten Kanzlei.

Kanzleiführung – Strategie heißt Richtung vorgeben

Wer auf die Autobahn fährt, möchte irgendwo hin. Oder er will einfach nur Spaß. Okay, nur zum Spaß in einer Steuerkanzlei? Eher unwahrscheinlich. Die Richtung muss aber klar sein. Es geht eben nicht ein bisschen nach Norden und ein bisschen nach Süden zu fahren. Das bedeutet im Klartext: Stillstand. Und gut ist auch, wenn die Richtung irgendwo auf dem Autobahnschild steht.

Fahrspuren: Wer fährt wo?

In einer Kanzlei gibt es verschiedene Rollen – und genauso gibt es auf der Autobahn unterschiedliche Spuren:

Linke Spur: Hier fahren die Leistungsträger. Sie arbeiten auf einem hohen Qualitätsniveau, denken mit und treiben die Kanzlei voran.
Achtung: Wer immer mit 250 km/h rast, riskiert den Burnout.
Mittelspur: hier finden wir die soliden ArbeiterInnen. Ohne diese Kanzleimitglieder würde die Basisarbeit nicht geschafft und die Leistungsträger und Chefs könnten darauf nicht aufsetzen.
Achtung: Manche bleiben hier aus Bequemlichkeit, weil sie noch nicht wissen, dass sie aufs Gaspedal treten können.
Rechte Spur: Berufseinsteiger oder (neue) Mitarbeiter, die Unterstützung brauchen. Hier darf man sich einfahren – irgendwann muss der Spurwechsel kommen.
Achtung: Die rechte Spur ist nicht mit dem Standstreifen zu verwechseln.

Bei der Kanzleiführung gilt es also, den Verkehrsfluss gut zu beobachten.

Mehr Sprit für Leistungsträger – Gehalt als Motivation

Auf der Überholspur braucht es mehr Energie – in der Kanzlei bedeutet das angemessene Vergütung. Wer viel leistet, sollte auch entsprechend entlohnt werden. Gehälter müssen fair, aber auch leistungsgerecht gestaltet sein, damit niemand mit leerem Tank liegen bleibt.

Auffahrt und Abfahrt – klare Voraussetzungen und Stopp-Regeln

Die Kanzleiführung bestimmt, welche Voraussetzungen Die diejenigen erfüllen müssen, die auf die Autobahn auffahren möchten. Das gleiche gilt für die Abfahrt. Welche Stoppregeln gibt es in der Kanzlei, bei denen die Abfahrt obligatorisch wird?
Zum Thema Onboarding empfehlen wir Dir Angelas Blogbeitrag Bäumchen wechsel Dich – Mitarbeiterwechsel

Mindestgeschwindigkeit: Wer zu langsam fährt, gefährdet alle

Auf deutschen Autobahnen gilt eine Mindestgeschwindigkeit von 60 km/h. Auch in der Kanzlei gibt es eine Mindestleistung. Wer diese dauerhaft unterschreitet, bremst das gesamte Team aus. Regelmäßige Feedbackgespräche helfen, rechtzeitig gegenzusteuern.

Geisterfahrer: Wer in die falsche Richtung fährt, ist ein Risiko

In jeder Kanzlei gibt es Menschen, die gegen den Strom arbeiten, sich querstellen oder sich nicht mit den Zielen der Kanzlei identifizieren. Diese Geisterfahrer müssen schnell erkannt und gestoppt werden – entweder durch klare Gespräche oder, wenn nötig, durch eine Abfahrt aus der Kanzlei.

Wie Du über klares Feedback mit angehenden Geisterfahrern umgehst, haben wir in unserem Webinar Feedbackkultur – Schluss mit Salamitaktik thematisiert.

Weitere Verkehrsregeln: Ohne sie gibt’s Chaos

Jede Kanzleiführung sollte klare Regeln vorgeben, sonst herrscht Durcheinander:

Mobbing ist rechts überholen – verboten! Fairness und Teamgeist stehen an erster Stelle.
Kommunikation ist der Blinker – Wer nicht signalisiert, wo er hin will, sorgt für gefährliche Situationen.
Entscheidungen als Kreisverkehre – Die Suche nach einer neuen Richtung darf nicht zur Endlosschleife werden. Egal ob in der Kanzleistrategie oder in der Finanzbuchhaltung.

Die Auffahrt als Einfädelspur – Gute Einarbeitung verhindert Kollisionen

Baustellen, Staus, Umleitungen

Auch in Kanzleien gibt es Baustellen, die den Verkehrsfluss verlangsamen. Die Kanzleiführung achtet darauf, dass es nicht zu viele werden. Wie viele Projekte können gleichzeitig gestemmt werden ist hier die Frage. Projektmanagement? Wenn wir die gesamte Autobahn oder zumindest eine ganze Spur sperren müssen, weil die Schlaglöcher zu heftig geworden sind, haben wir diese vorher wahrscheinlich zu lange ignoriert oder verdrängt.

Raststätten – ein Service der Kanzleiführung

Wer arbeitet, braucht Pausen – und Energiezufuhr.
Gibt es in Deiner Kanzlei ranzige Pommes von Mac Donalds und Plörre von der Tanke? Oder hat Deine Raststätte Mövenpick-Niveau und der Kaffee kommt von Starbucks? Rasten Deine Mitarbeiter direkt an der Autobahn im Müll oder gibt es ein gut gestaltete Ruhezone? Du als Kanzleiführung musst den Mitarbeitern keine Boxspringbetten aufstellen, eine moderne und anregende Kanzleiumgebung kommt aber nicht nur den MitarbeiterInnen, sondern auch Dir selbst und Deinen Mandanten zu Gute.

Die Rolle der Kanzleiführung: Polizist, Pannenhelfer oder Autopilot?

Wo siehst Du Deine Rolle als Kanzleiführung? Bist Du der Polizist, der Regeln durchsetzt und Verstöße ahndet? Oder eher der Pannenhelfer, der als gelber Engel Unterstützung bietet, wenn es irgendwo klemmt? Oder möchtest Du Deine Mitarbeiter so gut aufstellen, dass sie sicher und selbstständig fahren können? Eine bewusste Entscheidung hilft, die richtige Balance zwischen Kontrolle und Eigenverantwortung zu finden. Mit grundsätzlichen Kanzleiregeln gibst Du Deinen Mitarbeitern ein Navigationsgerät an die Hand, mit dem sie die Route einschätzen können. Sie merken dann auch, wo sie mal falsch abgebogen sind. Oder lässt Du es einfach laufen und bist dann als Pannendienst und Notarzt unterwegs?
Anregungen dazu findest Du auch in unserem Blogartikel 4 Tipps für eine zeitgemäße Führung

Der Verkehrsbericht – Informationsgeber Kanzleiführung

Jeder kennt das: Der Stau, in dem man auf der Autobahn gerade steht, kommt im Verkehrsbericht mal wieder nicht vor. Gerade in Zeiten des vermehrt asynchronen Arbeitens sowohl zeitlich als auch örtlich wird eine gute Information über die „Verkehrslage“ in der Kanzlei immer wichtiger. Ok, nicht stündlich.

Unser Tipp:
Zumindest wöchentlich aber eine Kurzinfo in Form eines internen „Kanzlei-Newsletters“ heraus zu geben, macht den ersten Unterschied. In modernen Kanzleien natürlich über den Chat – interne Mails sind so was von gestern 😉
Nebeneffekt – solche Informationen muss man im nächsten Kanzleimeeting nicht noch mal erzählen.

Fazit: Gute Kanzleiführung hält den Verkehr am Laufen

Eine Kanzlei funktioniert nur, wenn klare Regeln existieren, jeder seine Spur kennt und das gemeinsame Ziel klar ist. Wer die Autobahn seiner Kanzlei clever organisiert, sorgt für Geschwindigkeit, Sicherheit und eine angenehme Fahrt für alle. Dabei geht es aus unserer Sicht genau nicht darum, die Mitarbeiter auf genau eine Linie einzugrenzen. Es geht darum, die Leitplanken klar festzulegen und den MitarbeiterInnen dazwischen Raum zu lassen ihren Platz und Ihre Geschwindigkeit zu finden.

Also: Fuß aufs Gaspedal – aber mit Verstand!

Smarte Grüße

Deine Kanzleioptimisten

PS: wenn Euch noch mehr Analogien einfallen – immer her damit.

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