Projektplanung 2024 – Mach es zu deinem Ding

Wann machst Du Dir Gedanken über die Zukunft Deiner Kanzlei?

Der kommende Jahresanfang ist für viele ein geeigneter Zeitpunkt für Strategie und Planung. Viele Kanzleien, die wir kennen, nehmen sich 1 – 1,5 Tage Zeit, sich grundsätzliche Gedanken über die Kanzlei und konkret über die Projektplanung für das neue Jahr zu machen. Am besten außerhalb der Kanzlei an einem netten, ruhigen Ort und gern auch mal mit externer Moderation durch uns oder andere Kanzleiberater.

Ideen haben wir schon, aber die Projektplanung …

Der Fluch des Erfolges ist danach oft eine „ellenlange“ To Do Liste. Nicht selten stehen davon beim nächsten Treffen immer noch eine ganze Reihe von Punkten auf der Liste. Wir sprechen aus eigener Erfahrung 😉

Das alte Problem der Priorisierung von Aufgaben … insbesondere von solchen To Do`s, die on Top zur „eigentlichen“ Arbeit in der Kanzlei anfallen.

Mein Tipp: Drehe doch die Frage bei der Projektplanung, wann Du das alles (auch noch) schaffen sollst, einfach mal um.

Frag  Dich besser: „Wie viel Zeit haben wir denn realistisch überhaupt für Projekte?“ Ja, ich weiß, gefühlt kommt da immer „gar keine“ heraus. Wenn Du aber sagen kannst, Du hast auch nur eine Stunde in der Woche die Möglichkeit, Dir für ein Kanzleiprojekt Zeit zu nehmen – dann starte damit. Du wirst ziemlich sicher in 12 Wochen á 1 Stunde mehr schaffen als wenn Du Dir vornimmst, mal 12 Stunden „am Stück“ am Projekt zu arbeiten …

Wenn es wirklich nur die eine Stunde ist, such Dir e i n Projekt aus Deiner Strategie-Liste aus. Das wird Dein „Baby“ bis es selber laufen kann. Such Dir auch ein z w e i t e s Projekt aus: Das ist der „Lückenfüller“ – nur, wenn das Hauptprojekt gerade nicht voran geht, arbeitest Du an diesem Projekt.

Beispiel

Du hast erkannt, dass Deine Webseite aufgefrischt oder sogar komplett neu gemacht werden soll. Und beim Strategietreffen hast Du Dir in Sachen Digitalisierung vorgenommen, ein Beleg-Austausch-Portal für Deine Mandanten zu installieren, um das Scannen in der Kanzlei endlich so weit wie möglich zu vermeiden.

Gefühlt müssen beide Projekte gleichzeitig bearbeitet werden. Wenn genug Zeit da ist, oder Du mit mehreren potentiellen Projektleitern in Deiner Kanzlei „gesegnet“ bist, kein Problem. Wenn nicht: Entscheid Dich für ein Hauptprojekt und mache das andere zum Nebenprojekt.

In unserem Beispiel nehmen wir mal die Website als Hauptprojekt – vielleicht, weil es dort auch um den immer wichtigeren Bereich „Mitarbeitergewinnung“ geht.

Damit wird das Portal zum Nebenprojekt. Hier geht es nicht um „Wichtigkeit“ sondern einfach um die Reihenfolge.

Am Portal wird also schon mal gearbeitet, wenn Du zum Beispiel auf die ersten Ergebnisse Deines Webseiten-Dienstleisters wartest.

Tipp: Achtung vor der Falle „Gegenseitige Abhängigkeiten von Projekten„.

Natürlich willst Du das Portal auf Deiner schönen, neuen Webseite einbauen? Dafür musst Du aber nicht auf das fertige Projekt Portal warten. Einen neuen Bereich in eine bestehende Webseite einzubauen ist kein Problem.

Und nun: Kaltstart? – die Projektplanung konkret

„Wenn Du wenig Zeit hast, nimm Dir am Anfang viel davon.“ Ruth Cohen

Ein Kaltstart braucht sehr viel Energie und macht den Motor auf Dauer nicht besser.

Professionelle Projektplanung ist aus meiner Sicht eine d e r Kernkompetenzen der Zukunft.

Start mit Struktur!

Als Arbeitshilfe haben wir auch hier ein Canvas (also eine „To Do-Tapete“) entwickelt, nach der wir bei der Projektplanung und – Umsetzung von Projekten in Kanzleien vorgehen:

Hier ist es sinnvoll die einzelnen Schritte von links nach rechts nacheinander abzuarbeiten.

Wenn Du alle Fragen auf dem Canvas beantwortet hast, hast Du die Chancen, das Projekt erfolgreich durchzuführen, deutlich gesteigert. Oder ziemlich schnell gemerkt, dass das ausgewählte Projekt doch nicht so wichtig war wie gedacht. Oder, dass Du es allein nicht stemmen kannst und externe Partner hinzuziehen solltest.

Auch das sind wichtige Erkenntnisse, denn eine weitere Kernkompetenz für die immer schneller werdende Welt um uns herum ist „schnell Scheitern“  – also Dinge, die nicht zum Erfolg führen, los zu lassen.

Alles Gute für Deine Projektplanung

Wir wünschen Dir auf jeden Fall mindestens die Zeit, sich über die Projekte nächstes Jahr Gedanken zu machen und statt der üblichen, vielen und nicht ganz ernst gemeinten Vorsätze zum Jahresanfang d a s Projekt zu finden, dass Du wirklich umsetzen willst – und das zweite als Lückenfüller.