Unternehmerwissen für Steuerberater & Steuerkanzleien

Smart unterwegs 2026 – warum dieses Jahr kein Technikjahr, sondern ein Organisationsjahr wird

Angela Hamatschek

delfi-net Motto 2026 - Smart unterwegs

Jedes Jahr wählen wir ein Motto, unter dem wir die Themen betrachten, die wir in unserem delfi-net Steuerberater-Netzwerk mit unseren Mitmachern diskutieren. Bei unserer Auftaktparty haben wir das Motto präsentiert und geschärft. Hier bekommt Ihr unsere Take-Aways, die für alle Steuerberatungskanzleien spannend sind. In der Diskussion hatten Cordula und ich unterschiedliche Perspektiven eingenommen, die wir hier gegenüberstellen.

Angelas Perspektive

Wenn ich mir anschaue, was in Kanzleien gerade passiert, dann könnte man meinen, 2026 wird das große KI-Jahr. Mit meiner KI-Küchen Brille auch kein Wunder 😉 Überall neue Tools, Assistenten, Agenten, Versprechen. Und ja: Da passiert gerade wahnsinnig viel. Aber ich glaube, wir schauen an der entscheidenden Stelle oft in die falsche Richtung.

Denn das eigentliche Nadelöhr ist nicht die Technik.
Es ist unsere Organisation.

Die meisten Kanzleien, im delfi-net Netzwerk und mit denen ich arbeite, sind längst digital unterwegs. Belege kommen digital, Buchführung läuft, Lohn ist organisiert. KI wird ausprobiert, manchmal schon produktiv eingesetzt. Und trotzdem höre ich immer wieder denselben Satz:
„Irgendwie fühlt sich das alles noch nicht rund an.“

Das wundert mich nicht. Denn wir versuchen gerade, neue Technik in alte Strukturen zu pressen. Das kann eine Zeit lang gutgehen – fühlt sich aber irgendwann an wie ein Hochleistungsmotor im Traktor.

Takeaway 1: Das Motto 2026 – Der Mensch bleibt am Steuer

Genau hier setzt unser delfi-net-Motto 2026 an:

Uns geht es dabei ausdrücklich nicht um noch mehr Technik. Sondern um Souveränität. Um die Frage, wie du deine Kanzlei so organisierst, dass Technik dir dient – und nicht umgekehrt.

Denn Automatisierung bedeutet nicht, Kontrolle abzugeben. Im Gegenteil: Erst wenn das operative Grundrauschen sauber läuft, entsteht Raum für das, was dich als Unternehmer:in und Berater:in wirklich wirksam macht. Für Überblick. Für Entscheidungen. Für Gespräche auf Augenhöhe mit Mandanten.

Takeaway 2: Prozessarbeit 2.0 – Warum das verstaubte Handbuch zur Goldmine wird

Viele von euch kennen Prozessarbeit noch aus der QM-Zeit.Damals war das eher Pflichtprogramm. Und ja, man darf heute schmunzeln:

Damals ging es um Compliance und das Dokumentieren von Steckdosen. Heute geht es um Maschinenlesbarkeit.

Und das macht Prozessarbeit wieder so richtig sexy, denn die Einheitlichkeit und Verschriftlichung der Prozesse ist Voraussetung für Automatisierung und den Einsatz von KI.

Und das ist kein Detail, das ist der Kern. Eine KI kann nur das tun, was klar, eindeutig und widerspruchsfrei beschrieben ist. Alles, was wir „aus Erfahrung“ oder „nach Bauchgefühl“ entscheiden, funktioniert bei virtuellen Kollegen schlicht nicht.

2026 ist deshalb nicht das Jahr autonomer Wunder-Agenten. Es ist das Jahr der KI-Assistenten. Und die ticken überraschend menschlich: Sie brauchen Rollen, Zuständigkeiten und Grenzen. Genau wie neue Mitarbeitende.

Und genau hier wird es spannend – und manchmal auch unbequem. Denn ein virtueller Kollege macht gnadenlos sichtbar, wo Prozesse nicht entschieden sind, sondern von persönlichen Vorlieben leben. Oder anders gesagt:

Ein „virtueller Kollege“ braucht einen freien Durchmarsch; er kann nicht alle drei Schritte fragen, ob er links oder rechts gehen soll, nur weil ein Partner eine persönliche Vorliebe für eine bestimmte Buchungsvariante hat.

Das ist kein KI-Problem. Das ist Führung.

Takeaway 3: Überlebensstrategie Demografie – Automatisierung als Brücke über den Abgrund

Gleichzeitig geht es nicht darum, Menschen zu ersetzen. Der demografische Wandel ist längst Realität. Fachkräfte werden weniger – egal, wie sehr wir uns anstrengen (laut Statistik werden bis 2030 in Deutschland 7 bis 8 Millionen Fachkräfte netto fehlen, wenn die Babyboomer in Rente gehen).

Die Automatisierung ist also keine Option zur Gewinnmaximierung, sondern eine reine Überlebensstrategie. Damit wird sie zur Brücke: Sie füllt Lücken, die schlicht nicht mehr anders zu schließen sind.

Takeaway 4: Heirate nicht Deine Software – Souveränität durch Transferierbarkeit

Und dann ist da noch das Thema Abhängigkeit von Software. Auch das beschäftigt viele Kanzleien gerade sehr. Unsere Haltung dazu ist klar:

Du bist nicht mit Deiner Software verheiratet – Souveränität gewinnst Du durch Transferierbarkeit.

Denk in Amortisationszyklen, nicht in Lebensentscheidungen. Drei bis vier Jahre. Danach darf sich etwas ändern. Entscheidend ist nicht das Tool, sondern dein Wissen über deine Prozesse. Wenn dieses Wissen sauber dokumentiert und übertragbar ist, bleibst du handlungsfähig – egal, welches System gerade „State of the Art“ ist.

Die wichtigste taktische Empfehlung lautet: Beschreibe Deine Prozesse und KI-Prompts systemunabhängig in neutralen Formaten wie Markdown. Warum Markdown? Weil es reiner Text ist. Er enthält keinen Formatierungsmüll, der LLMs wie ChatGPT oder Gemini verwirrt. Wer sein prozessuales Wissen sauber dokumentiert hat, kann seine „virtuellen Mitarbeiter“ innerhalb von Stunden von einem System in ein anderes transferieren. Wissen muss transferierbar bleiben, Software ist austauschbar.

Takeaway 5: Die Entzauberung des Freiberuflers: Erst System, dann Mensch

Vielleicht der größte innere Shift, den 2026 von uns verlangt, ist dieser:
Erst das System, dann der Mensch.

Nicht, weil Menschen unwichtig wären – im Gegenteil. Sondern weil Individualismus in der Organisation Automatisierung blockiert. In einer hybriden Kanzlei muss es organisatorisch egal sein, ob eine Aufgabe von einem Menschen oder einer Maschine erledigt wird. Die menschliche Komponente kommt danach – bewusst, gestaltet, wertschätzend.

Und damit sind wir bei der einen Frage, die über alles entscheidet. Sie ist unbequem, aber ehrlich:

Stelle Dir die eine, entscheidende Frage:
„Sind Deine Prozesse bereit für einen virtuellen Kollegen, oder würde die KI in Deiner aktuellen Struktur im Chaos versinken?“

2026 ist kein Jahr des Abwartens mehr. Es ist ein Jahr des Ausprobierens, des Justierens, des Machens. Nicht perfekt. Aber bewusst.

Und genau dabei werden wir die Kanzleien im delfi-net begleiten.

Warum Organisation allein keine Kanzlei rettet – ein freundlicher Einspruch von Cordula

Ich gehe in vielem mit Angela d’accord. Wirklich. Prozesse sind wichtig. Organisation ist überfällig. Und ja, KI funktioniert nur dort gut, wo Klarheit herrscht.

Aber genau an dieser Stelle möchte ich widersprechen. Nicht laut. Nicht polemisch. Sondern aus tiefer Überzeugung.

Denn wenn ich mir Kanzleien anschaue, die technisch gut aufgestellt sind, sauber organisiert, wunderbar dokumentiert – und trotzdem feststecken –, dann liegt das selten an fehlenden Prozessen. Es liegt daran, dass Organisation zum Selbstzweck wird.

Struktur ist notwendig. Aber sie ist nicht hinreichend.

Ich erlebe Kanzleien, die ihre Prozesse perfektionieren, während die eigentliche Frage unbeantwortet bleibt:
Wofür machen wir das alles eigentlich?

Denn eine Kanzlei ist kein Maschinenraum. Sie ist ein soziales System. Und soziale Systeme reagieren nicht linear. Du kannst nicht einfach einen Prozess verbessern und erwarten, dass Menschen automatisch mitziehen.

Ja, virtuelle Kollegen brauchen klare Wege. Da bin ich ganz bei dir. Aber menschliche Kollegen brauchen etwas anderes: Sinn, Orientierung, Vertrauen. Sie wollen verstehen, warum sich etwas ändert – nicht nur, wie.

Wenn wir zu früh sagen „erst das System, dann der Mensch“, laufen wir Gefahr, das Pferd von hinten aufzuzäumen. Denn Menschen lassen sich nicht wie Module in eine Struktur einsetzen. Sie bringen Biografien, Ängste, Loyalitäten und Widerstände mit. Und die verschwinden nicht, nur weil der Prozess sauber ist.

Mandanten kommen nicht wegen perfekter Abläufe. Sie kommen wegen Vertrauen.

Ich sehe eine andere Gefahr:
Dass wir Individualität vorschnell zum Störfaktor erklären. Dabei ist sie oft genau das, was Kanzleien stark macht – gerade in der Beratung. Mandanten kommen nicht wegen perfekter Abläufe. Die kommen wegen Vertrauen. Wegen Beziehung. Wegen Persönlichkeit.

Natürlich darf Individualismus nicht zur Ausrede werden. Aber Standardisierung ohne kulturelle Übersetzung erzeugt stille Sabotage. Prozesse werden dann zwar „eingehalten“, aber innerlich abgelehnt. Und genau dort scheitern viele gut gemeinte Transformationsprojekte.

Auch beim Thema Software möchte ich ergänzen:
Ja, wir sollten unsere Software nicht heiraten. Aber wir sollten auch nicht so tun, als sei Austausch immer schmerzfrei. Jede Migration kostet Energie. Aufmerksamkeit. Nerven. Und genau diese Ressourcen sind in Kanzleien knapp.

Organisation ist wichtig. Aber sie braucht ein Gegengewicht.
Eine klare Haltung. Eine Vorstellung davon, wie Zusammenarbeit aussehen soll. Und die Bereitschaft, nicht nur Prozesse zu verändern, sondern auch sich selbst.

Die Balance zwischen Mensch und System

Vielleicht ist 2026 deshalb nicht nur ein Organisationsjahr.
Vielleicht ist es ein Jahr der Balance.

Ein Jahr, in dem wir lernen, Struktur als Angebot zu verstehen – nicht als Korsett.
Und in dem wir akzeptieren, dass nicht jede Effizienzsteigerung automatisch ein Fortschritt ist.

Oder, um Angela eine Gegenfrage zu stellen:
Was passiert eigentlich, wenn die Prozesse perfekt sind – aber niemand mehr Lust hat, sie mit Leben zu füllen?

Smarte Grüße

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