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Smart Work

Smart Work – mit Fokus zu mehr Produktivität

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Cordula Schneider

 „Smart Work“ statt Hard Work“, „New Work“, das „neue Normal der Arbeit“, … An neuen, coolen Begriffen mangelt es nicht. Nur Buzzwords? Hmm, das wäre dann doch zu einfach. Für uns stellen sich Fragen: Ist New Work immer smart und „Old Work“ immer hard? Was unterscheidet das neue Normal vom alten – war tatsächlich vor dem großen C. irgend etwas „normal“ in der Kanzlei?

Wir Kanzleioptimisten haben uns Gedanken gemacht und kurzerhand einfach mal für uns selbst definiert, was wir unter „smart work“ in der Kanzlei verstehen wollen.
Das Jahr 2023 stellen wir sowohl im delfi-net als auch in unseren Webinaren genau unter dieses Motto: Smart Work in der Kanzlei.

New Work vs. Smart Work – Der Unterschied

New Work: Was wollen wir mit unserer Arbeit erreichen?

Hier geht es um die Ziele:

  • Selbstverwirklichung – ja, hier geht es um Sinn und Werte. Handfest und konkret bedeutet das für uns: Wahrscheinlich können wir nicht die ganze Welt retten. Einer ganzen Reihe von Mandanten können wir aber den Weg zu wirtschaftlichem Erfolg und so zu einer zufriedenen Existenz ebnen – das ist doch auch was.
    Unsere Werte sind nicht hübsch kalligraphierte Worthülsen an der Kanzleiwand, sondern beschreiben unsere Kultur: Wie gehen wir miteinander und mit unseren Mandanten um? Was ist uns bei der Arbeit wichtig?
    Der große Management-Vordenker Peter Drucker hat es auf den Punkt gebracht: „Kultur isst Strategie zu Frühstück“.
  • Individueller Erfolg – früher galt für fast alle Menschen Geld oder Status als Erfolgsmerkmal. Heute ist Erfolg individueller und damit vieldeutiger. Ob Zufriedenheit, Umweltschutz und oder mehr Familienzeit – viele definieren ihren individuellen Erfolg heute anders. Das hat direkte Auswirkung auf die Arbeit.
  • Wettbewerbsfähigkeit – das rasante Tempo der Veränderungen verlangt von uns Anpassungsfähigkeit und Agilität, um weiter attraktiv zu bleiben – das betrifft sowohl die Kanzlei als Anbieterin von Dienstleistungen und Nachfragerin von Arbeitsleistung, als auch die Mitarbeiter. Ja, höre ich Dich laut denken: Im Moment merken sie es über den knappen Arbeitsmarkt noch nicht soo deutlich. Die Gegenentwicklung der Digitalisierung und der Automatisierung wird diesen Effekt früher oder später aus unserer Sicht abschwächen (von uns aus gerne früher 😉)
  • Flexibilität – ein ganz großes Ziel der Zukunft, das direkt mit den Themen Anpassungsfähigkeit und Agilität zusammen hängt. Bezogen auf die Arbeit betrifft die Flexibilität aus unserer Sicht drei große Bereiche: die Arbeitszeit, den Arbeitsort und den Arbeitsinhalt. Das in älteren Generationen typische Muster: Bei einer Firma angefangen, das ganze Arbeitsleben dort täglich mit denselben Tätigkeiten von 9 bis 5 dort verbracht, Rente. Dies gilt heute schon für viele nicht mehr. In unseren Kanzleien gibt es häufig noch eine Reihe von MitarbeiterInnen, die es locker auf 20 Jahre Kanzleizugehörigkeit bringen. Insgesamt ist aber selbst die Verweildauer in Kanzleien gesunken: aktuell sind es im Schnitt 7 bis 8 Jahre.
  • Lebenslanges Lernen – da sind sie wieder: Anpassungsfähigkeit, Flexibilität, Agilität. Nur über permanente Erweiterung des Horizontes und seiner eigenen Fähigkeiten werden Unternehmen und Individuen in Zukunft langfristig gut arbeiten können.
    Ganz ehrlich: Für unseren Berufsstand ein alter Hut! Als ob wir nicht schon immer … Stimmt – jetzt müssen wir „nur“ noch lernen, dass sich neues Wissen und neue Fähigkeiten auch und zusätzlich außerhalb des Steuerrechts abspielen 🤔

Puh – ein ganz schön dickes Brett? Ja. (Punkt!) Du hättest es gern einfacher? Kann nicht einfach mal alles so bleiben wie es war?

Nicht dein Ernst oder?

Möchtest Du wieder die Steuererklärungen mit der Schreibmaschine ausfüllen – mit 3 Durchschlägen? Smart Work? Eine von mir sehr geschätzte Komikerin, die zufällig auch Cordula (Stratmann) heißt, würde sagen: „Merkste selber, oder?“

Wir wären nicht die Kanzleioptimisten, wenn wir nicht die Ärmel hochkrempeln und aus dem Wirrwarr der vielen Begriffe und „luftigen“ Thesen einen greifbaren roten Faden für die pragmatische Umsetzung in der Kanzlei suchen (und finden😇).

Wir lieben ja die Herausforderung.

Smart Work – wie wollen wir konkret arbeiten?

In einem Satz? Modern, produktiv und flexibel.

  • Modern – „smart“ hat nicht nur bei Deiner Heizungssteuerung etwas mit moderner Technologie zu tun. Die Arbeit ist und wird immer mehr digital und automatisch.
    Konkret: Wie nutzen wir die vorhandenen Hard- und Softwaremöglichkeiten konsequent aus. Konsequent heißt klar: bei jedem Mandanten, von jedem Mitarbeiter, in jedem Prozess.
  • Produktiv – hier geht es um den Willen und die Möglichkeit, die Arbeit in angemessener Zeit in der gewünschten Qualität zu schaffen. Entgegen der häufig vertretenen Meinung, dass Produktivität „automatisch“ durch optimierten Prozesse entsteht, hat es aus unserer Sicht sehr viel mit dem „Mindset (ok – Buzzword, nenn es „Haltung“) zu tun. Produktivität entsteht für uns in der eigenen Arbeit jedes Kanzleimitgliedes, durch eine gute Zusammenarbeit im Team u n d einer guten Aufbau- und Ablauforganisation.
  • Flexibel – es braucht funktionierende Arbeitszeit-Modelle (und hier meinen wir die Mehrzahl ernst – ein Modell wird nicht reichen). Und es braucht funktionierende Arbeitsort-Modelle (hach, ich dachte, ich habe diesen Begriff grad erfunden – gibt es aber tatsächlich schon 😇). Und by the way: Flexibilität ist hier nicht nur von den Arbeitgebern, sondern auch von den Arbeitnehmern gefordert. 😉

Clever und intelligent – den Fokus schärfen

Die entscheidende Klammer für Smart Work ist für uns der FOKUS!
Smart heißt für uns insgesamt: Wir wollen clever und intelligent arbeiten.
Das bedeutet: Digitalisierung und Automatisierung, Organisation und Prozesse und flexibles Arbeiten mit Hirn! All das ist kein Selbstzweck – alle Maßnahmen müssen auf unsere Ziele (s. o.) einzahlen.

Beispiel

Natürlich kann ich den Prozess Baulohn digitalisieren, automatisieren und optimieren. Fokus bedeutet für uns v o r h e r kurz noch einmal einen Schritt zurück zu treten und nordisch by nature zu fragen: Muss das? Konkret: Wie viele Mandanten haben wir jetzt, die diese Dienstleistung brauchen? Wollen wir mehr davon? Wie viel MitarbeiterInnen haben wir jetzt, die das Wissen haben? Wie resilient sind wir mit dem Thema, wenn jemand ausfällt/ geht? Was, wenn wir es nicht selbst machen – wie sehen die Alternativen aus?

Andere Beispiele gefällig? Branchen, von denen wir nur ein oder zwei Mandanten betreuen. Themen, die wir ehrlicherweise nicht wirklich „drauf“ haben, oder für die wir schlichtweg zumindest jetzt keine Ressourcen haben – bei einem ist es die Umwandlung , bei der nächsten die Verfahrensdokumentation …

Ist es smart, Dinge lieber selbst schlecht oder zumindest halbherzig und mit großem Aufwand zu machen statt es jemanden zu überlassen, der es als Spezialist besser kann?
Die nackte Wahrheit ist, das jeder von uns selbst entscheidet, womit und in welcher Zeit der angestrebte Erfolg erzielt werden soll.

Smarter Fokus heißt für uns damit in letzter Konsequenz: Ehrlichkeit und Selbstbestimmung.

Motto 2023: Smart Work – smarte Kanzlei

Freut Euch auf unsere Blogartikel, unsere Webinare und unsere Arbeitshilfen für Eure Kanzleientwicklung hin zur wirklich smarten Kanzlei – so, den Begriff haben wir tatsächlich wohl grad erfunden – Google kennt ihn jedenfalls noch nicht. Wenn es doch schon jemanden gibt, der ihn verwendet: Dich lernen wir gerne kennen😎

Die folgende Grafik gibt Euch einen Überblick über unsere Idee von den vier Entwicklungsschritten zur smarten Zielkanzlei.

smart work

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Wenn Du dazu mehr erfahren willst, wie wir Kanzleientwicklung denken, empfehlen wir Dir die Webinar-Aufzeichnung:

Projekt Zielkanzlei
vom 18. Januar 2023

 

Hier geht es zum Blogbeitrag Positionierung von Angela

Smarte Grüße

Deine Kanzleioptimisten

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