Unternehmerwissen für Steuerberater & Steuerkanzleien
KI in der Kanzlei: Wie Du mit Mitarbeitern offen über Veränderungen sprichst
Angela Hamatschek
5 Führungsprinzipien für ehrliche Kommunikation über KI in der Kanzlei
Stell Dir vor, Du bist Malerin. Nicht irgendeine. Seit über zehn Jahren malst Du Stillleben und Landschaften. Du kennst jeden Pinselstrich, jede Lichtstimmung und jede Nuance. Deine Bilder hängen in Wohnzimmern, Deine Kunden schätzen Deinen Stil und kommen immer wieder auf Dich zurück.
Und dann sagt jemand zu Dir:
„Die Stillleben und Landschaften übernimmt künftig die KI. Dafür kannst Du Dich jetzt auf die wirklich kreativen Dinge konzentrieren.“
Beruhigend? Wahrscheinlich nicht.
Vielleicht kommt dann jemand wie Bob Ross. Mit ruhiger Stimme, einem Lächeln und seinem berühmten Satz: „There are no mistakes, only happy accidents.“ Er zeigt Schritt für Schritt, wie schöne Bilder entstehen. Und während Du zuschaust, denkst Du die ganze Zeit:
„Das kann ich nie. Ich kann doch gar nicht so kreativ malen.“
Genau darin liegt das Problem. Nicht in der fehlenden Erklärung. Nicht im fehlenden Willen. Sondern in der inneren Stimme, die sagt:
„Das bin nicht ich.“
Wer etwas mühelos beherrscht, unterschätzt leicht, wie groß die Herausforderung für andere sein kann. Wenn Dir jemand, der Motoren repariert wie andere ein Brot schneiden, sagt:
„Das ist ganz einfach. Auto fahren kannst Du ja auch schon.“
dann wirkt das selten beruhigend.
Ähnlich geht es vielen Mitarbeitern heute. Sie hören Sätze wie:
„Dann macht Ihr künftig eben mehr Beratung.“
Gemeint ist das oft motivierend. Ankommen kann es ganz anders. Nämlich als die Botschaft:
„Das, worin Du heute richtig gut bist, wird künftig weniger wichtig sein.“
Genau das erleben derzeit viele Kanzleimitarbeitende. Die Malerin aus unserem Beispiel ist eine erfahrene Steuerfachassistentin. Seit Jahren erstellt sie Abschlüsse und Steuererklärungen mit hoher fachlicher Qualität und großem Verantwortungsbewusstsein.
Und nun soll sie stärker beurteilen, gestalten und beraten statt bearbeiten und verwalten.
Das klingt nach Entwicklung.
Für viele fühlt es sich zunächst nach Verlust an.
Das Schweigen im Raum: Warum Mitarbeiter beim Thema KI verunsichert sind
In vielen Gesprächen über KI gibt es einen Satz, der nicht ausgesprochen wird. Trotzdem ist er präsent:
Wenn KI und Automatisierung wirklich greifen – brauchen wir dann noch gleich viele Menschen?
Die ehrliche Antwort lautet: Wahrscheinlich nicht für dieselben Aufgaben wie heute.
Genau deshalb wirken viele Beruhigungsversuche nicht. Mitarbeiter merken, wenn schwierige Fragen im Raum stehen, aber niemand sie ausspricht.
Misstrauen entsteht oft dort, wo eine Lücke zwischen Wahrnehmung und Kommunikation entsteht.
Als Kanzleiinhaber hast Du eine Wahl: Du kannst versuchen zu beruhigen. Oder Du führst das Gespräch, das ohnehin geführt werden muss.
Die Angst vor der Büchse der Pandora: Warum viele Kanzleiinhaber Gespräche über KI in der Kanzlei vermeiden
Bevor wir über das Gespräch mit den Mitarbeitern sprechen, lohnt sich ein Blick auf die andere Seite.
Viele Kanzleiinhaber vermeiden dieses Thema nicht aus Desinteresse. Sondern weil sie selbst unsicher sind.
In einer Diskussion unter Kanzleiinhabern brachte es kürzlich jemand auf den Punkt: Er spreche mit seinem Team noch nicht über alles, was er gerade zu KI lernt. Er befürchte, damit eine Diskussion auszulösen, die sich anschließend nur schwer einfangen lässt.
Dieser Gedanke ist nachvollziehbar. Und vermutlich weiter verbreitet, als viele zugeben würden.
Dahinter steckt oft eine noch grundlegendere Sorge:
„Ich weiß selbst nicht genau, was das in drei oder fünf Jahren für unsere Kanzlei bedeutet.“
Für viele Führungskräfte fühlt sich das wie ein Eingeständnis von Schwäche an. Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall. Die meisten Mitarbeiter erwarten gar nicht, dass Du die Zukunft kennst. Sie erwarten, dass Du offen mit den Unsicherheiten umgehst.
Sie lesen dieselben Schlagzeilen. Sie hören dieselben Diskussionen. Sie spüren die Veränderungen. Schweigen schafft keine Sicherheit. Es überlässt das Feld den Gerüchten.
Wer dagegen sagt:
„Ich kenne noch nicht alle Antworten. Aber ich nehme Euch mit auf den Weg.“
schafft Vertrauen.
Nicht Vertrauen in Prognosen. Sondern Vertrauen in die Führung.
5 Führungsprinzipien für ehrliche Kommunikation über KI in der Kanzlei
Ehrlichkeit bedeutet nicht, Ängste zu schüren. Ehrlichkeit bedeutet, Mitarbeitern zuzutrauen, mit Unsicherheit umzugehen – und sie dabei nicht allein zu lassen.
1. Benenne das Unbehagen
Beginne nicht mit Chancen und Möglichkeiten.
Beginne mit dem, was Deine Mitarbeiter beschäftigt.
„Ich weiß, dass viele von Euch sich fragen, was KI für Eure Arbeit bedeutet. Und ich werde nicht so tun, als gäbe es darauf einfache Antworten.“
Dieser Satz öffnet oft mehr Türen als jede Präsentation über die Zukunft.
2. Sprich offen über Veränderungen
Du musst keine fertigen Antworten liefern.
Aber Du solltest nicht so tun, als hättest Du sie bereits.
„Ja, Aufgaben werden sich verändern. Manche Tätigkeiten werden schneller erledigt oder automatisiert werden. Wie genau das bei uns aussehen wird, entwickeln wir gemeinsam. Ich verspreche Euch keine heile Welt. Aber ich verspreche Euch, dass ich Euch nicht im Dunkeln lasse.“
3. Sprich über den Markt
Es gibt einen wichtigen Punkt, der in vielen Diskussionen zu kurz kommt:
In den kommenden Jahren werden zahlreiche Kanzleien altersbedingt vom Markt verschwinden, weil sich keine Nachfolger finden. Die Arbeit verschwindet dadurch nicht. Sie verteilt sich neu.
„Wir stehen vor einer Entwicklung, die für gut aufgestellte Kanzleien große Chancen bietet. Viele Mandanten werden sich neu orientieren müssen. Und um diese Chance zu nutzen, brauche ich Euch.“
Das ist keine Vision von der perfekten Zukunft. Es ist eine realistische Perspektive auf die nächsten Jahre.
4. Frage mehr, erkläre weniger
Gute Führung zeigt sich in Zeiten des Wandels nicht dadurch, dass man alle Antworten kennt.
Sondern dadurch, dass man die richtigen Fragen stellt.
- Was macht Dir an Deiner Arbeit heute am meisten Freude?
- Welche Aufgaben würdest Du gern abgeben?
- Welche Aufgaben möchtest Du auf keinen Fall verlieren?
- Wo siehst Du Dich in drei Jahren?
Solche Gespräche zeigen, wo Mitarbeiter wirklich stehen.
Und sie zeigen Mitarbeitern, dass sie als Menschen gesehen werden – nicht als Ressourcen, die umgeschult werden müssen.
5. Entwickelt die Zukunft gemeinsam
Zwischen den Aussagen
„Wir schulen Euch um.“ und „Wir entwickeln das gemeinsam.“ liegt ein großer Unterschied.
Lade Dein Team ein, die Veränderung mitzugestalten.
- Welche Prozesse könnten von KI profitieren?
- Wo entstehen Freiräume für bessere Mandantenbetreuung?
- Wer möchte neue Werkzeuge ausprobieren?
- Wer braucht mehr Zeit?
Nicht jede Steuerfachassistentin muss zur Unternehmensberaterin werden.
Aber jeder Mitarbeiter kann herausfinden, wo seine Stärken künftig besonders wertvoll sind.
Werde zum Bob Ross Deiner Kanzlei: Führung statt Beruhigung
Die Malerin aus unserem Beispiel muss keine völlig andere Person werden. Sie muss ihre bisherigen Stärken nicht aufgeben und soll es auch gar nicht. Aber vielleicht entdeckt sie Fähigkeiten, die bisher im Hintergrund standen.
Genau dabei brauchen Mitarbeiter Führung.
Nicht jemanden, der behauptet, den Weg bereits zu kennen. Sondern jemanden, der Orientierung gibt, zuhört und Sicherheit schafft, obwohl noch nicht alle Antworten feststehen.
Bob Ross war deshalb so erfolgreich, weil er Menschen das Gefühl gegeben hat:
„Du musst kein Genie sein, um den nächsten Schritt zu gehen.“
Genau diese Haltung brauchen Kanzleien jetzt.
- Nicht Beruhigung durch Durchhalteparolen. Sondern Vertrauen durch Offenheit.
- Nicht perfekte Antworten. Sondern ehrliche Gespräche.
- Nicht die Gewissheit, wohin die Reise führt. Sondern die Bereitschaft, den Weg gemeinsam zu gehen.
Das ist Führung.
Und genau darin liegt Deine Stärke, die keine KI ersetzen kann.
Smarte Grüße
Deine Kanzleioptimisten
Mehr smarte Inhalte für Dich
Wenn Du mehr dazu erfahren willst, wie wir die Zukunft der Kanzleien sehen, empfehlen wir Dir das Praxisvideo:
Du willst Deine Kanzlei dauerhaft vorwärts bringen?
All das bekommst Du mit dem UmsetzBar-Abo:
– Live-Teilnahme an allen künftigen Webinaren.
– Dauerhaften Zugriff auf alle bisherigen Aufzeichnungen.
– Alle eBooks, Checklisten und Arbeitshilfen an einem Ort.
– 10 % Rabatt auf Präsenz- und Onlineseminare der Beraterkanzlei.
– Jährlich neu: 8–10 Webinare und 1–2 eBooks.
Diese Rechnung geht auf:
10 Webinare à 190 € = 1.900 €
UmsetzBar-Abo: 125 € pro Monat = 1.500 € pro Jahr.
Kategorien
Aktuelle Beiträge
KI in der Kanzlei: Wie Du mit Mitarbeitern offen über Veränderungen sprichst
Ausgerechnet Griechenland: Warum die Zukunft der Steuerberatung am Mittelmeer beginnt
Wer ist mein Mandant der Zukunft – und wenn ja, wie viele?
Kommunikation im Change Prozess: Mit der DENKE-Methode zielgerichtet führen
Offboarding – Der letzte Eindruck bleibt
Schlagwörter
- 0171 6468715
- service@kanzleioptimisten.de
- 44141 Dortmund, Landoisweg 11