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Kanzleientwicklung – in 4 Schritten zu Deiner Zielkanzlei
Kanzleientwicklung ist eine Reise. Du hast schon angefangen – mit jeder Entscheidung, die Du im Laufe Deines Lebens als Kanzlei-InhaberIn getroffen hast. Bewusst oder unbewusst 😉
Und Du hast sicher vieles „richtig“ gemacht – sonst gäbe es Deine Kanzlei schon nicht mehr.
Sicher geht immer noch was – nur was und vor allem wie und wann?
Aus unserer Sicht gibt es nicht d i e richtigen Entscheidungen zu d e r optimalen Kanzlei. Hey, wir sind Freiberufler und das meint doch auch: Individualität
.
Deine „Marke“ bist Du selbst – mit Deiner Persönlichkeit und Deinen Ecken und Kanten. Deine Zielkanzlei muss zu Dir passen – die „passenden“ Mandanten und Mitarbeiter kommen dann von selbst (ok, mit den passenden Mitarbeitern dauert es im Moment etwas länger – ohne klare Entscheidungen für Deine Kanzleientwicklung dauert es noch länger).
Kanzleientwicklung mit den Kanzleioptimisten – Navigationshilfe statt Standard-Lösungen
Die Frage, die wir in unserem Steuerberaternetzwerk delfi-net und auch in unseren Kanzlei-Entwicklungs-Coachings sehr oft hören, ist:
Wo soll ich anfangen?
Oft kommen wir zu den wichtigen Entscheidungsfragen der Kanzleientwicklung auch über Anfragen zu „Einzel-Baustellen“.
Beispiel: „Ich habe einen Mandanten, mit dem ich einen guten Umsatz mache – auch der Deckungsbeitrag (Gewinn!) ist ganz ordentlich. Allerdings „nervt“ er mich und insbesondere meine MitarbeiterInnen manchmal ziemlich. Ich trau mich nicht, ihn zu kündigen, denn er ist noch sehr aktiv in der örtlichen Vereinswelt und daher gut vernetzt.“
Und Schwupp! Schon sind wir mittendrin in den Grundsatzentscheidungen für Deine Zielkanzlei.
Die erste Frage von uns ist: Ist das ein guter Mandant?
Die Frage scheint Dir zu einfach oder zu provokant suggestiv? Sie ist ernst gemeint. An diesem einen Mandanten können wir klären, was genau ein „guter“ Mandant für D i c h ist. Was gibt für Dich den Ausschlag? Umsatz? Gewinn? Zusammenarbeit? …?
Auf gut Deutsch: Wir sind hier beim Thema: Positionierung.
Kanzleientwicklung heißt für uns als Kanzleioptimisten: Wir stellen Dir die Fragen, die Dir klar machen, wo Du hinwillst und wie (schnell) Du dort hinkommen willst.
Und ja – wir haben eine Reiseroute für Dich.
Kanzleientwicklung – die Roadmap zur smarten Zielkanzlei
Deine Reise zu Deiner Zielkanzlei hat vier Etappen. Wir nennen es das EMMA-Prinzip: Erfolg, Mandanten, Mitarbeiter, Aufbau-/ Ablauforganisation. Vier Handlungsfelder, in denen es für Dich gilt Entscheidungen zu treffen und diese konsequent umzusetzen.
Erfolg – welcher Output bei welchem Input
Was möchtest Du verdienen? Bitte nicht missverstehen – es geht hier nicht um den Wunsch ans Universum 😉. Kanzleientwicklung ist bei uns handfest und pragmatisch.
Am Anfang sollte aus unserer Sicht die bewusste Überlegung stehen: Wie viel Geld brauchst Du – für Deine monatlichen Fixkosten, für Investitionsrücklagen, für Deine Altersvorsorge und für die schönen Dinge des Lebens, die vielleicht nicht notwendig, aber dafür umso angenehmer sind.
Das Spannende an dieser Frage ist für uns, dass den meisten dabei auch klar wird, was sie definitiv nicht brauchen. Geld ist dann eben doch nicht alles.
Das bringt uns zur zweiten Frage:
Wie viel Zeit möchtest Du investieren, um dieses Geld zu verdienen?
Tatsächlich relativiert sich hier häufig die Antwort auf die erste Frage. Dein Leben „außerhalb“ der Kanzlei ist ja schließlich auch noch da.
Hier geht es um die Arbeitszeit – täglich, wöchentlich, jährlich. Und um Deine Lebensarbeitszeit.
Damit wird klar, warum diese beiden Fragen für uns zu Beginn so wichtig sind: Deine Antworten haben konkrete Auswirkungen auf alles was bei der Kanzleientwicklung folgt.
Und warum wir denken, es gibt nicht d i e Zielkanzlei. Du entscheidest, was „Erfolg“ für Dich bedeutet und was Du dafür an Zeit und Energie investieren willst.
Mandanten – Welche Mandanten und welche Dienstleistungen zu welchem Honorar?
„Mandanten gibt es an jeder Ecke.“ Stimmt. Schon immer.
Nicht zuletzt dadurch gleichen manche Kanzleien einem bunten Sammelsurium – ich nenne das gerne „Mandanten-Hoarding“ 😉. Jeder „Stromer“ der an die Tür klopft, wird aufgenommen und mehr oder weniger gut versorgt.
Wie hat Goethe schon gesagt: „Das Gegenteil von gut, ist gut gemeint.“
Es geht für Dich darum, die „richtigen“ Mandanten zu finden und in Deinen Bann zu ziehen.
Du ahnst es schon: Die richtigen Mandanten bestimmst Du.
Die Frage lautet also:
Mit welchen Mandanten willst Du Dein Zieleinkommen erreichen?
Zum Thema Positionierung findest Du hier den ausführlichen Blogbeitrag von Angela: Erfolgreich durch Positionierung – Punktlandung statt Streuverlust
Wie viele Mandanten willst Du beraten?
Für uns definitiv der bessere Ausdruck als „betreuen“ – siehe Mandanten-Hoarding 😉Im Kanzleientwicklungs-Coaching arbeiten wir hier mit dem Zielkanzleirechner.
Er zeigt Dir, welche Hebel bei der Auswahl von Mandanten bei Honorar und Gewinn wirken.
Weitere Fragen zur Positionierung sind:
- Wie viel Branchenwissen willst Du vorhalten? Kleines To Do: Zähle doch mal durch, wie viele Branche Du heute berätst.
- Welche Themen willst (und kannst) Du aktiv seriös bespielen? Und welche (zumindest jetzt) nicht?
Dein Dienstleistungsportfolio – maßgeschneidert für Deine Zielmandanten
Erst wenn Du Deine Zielmandanten kennst, kannst du Dir Gedanken machen, wie die passenden Dienstleistungen aussehen. Der Zielmandant muss merken, dass Du ihn im Fokus hast. Das kannst Du ihm bis ins Detail klar machen – und es gibt Hacks, die gar nicht viel Zeit kosten.
Beispiel: Für Deine Zielmandanten gibt es nie die „Standard-BWA“. Das heißt gar nicht, dass Du an der Standard BWA viel verändern musst, allein die Überschrift „individuelle“ BWA hat schon Wirkung. Du willst mehr? Dann gibt es coole Tools wie kontool oder Canei, mit denen Du Deinem Mandanten zeigst, dass Du weißt, was sie interessiert.
Wie so oft liegt die Kunst in der Kanzleientwicklung gerade auch hier darin, nicht nur über neue Dinge nachzudenken, sondern auch ernsthaft Dinge weg zu lassen.
Welches Honorar willst Du verlangen?
Du kennst nun Deine Zielgruppe und hast Dir passende Dienstleistungen überlegt. Nun ist es so weit, Preisschilder aufzukleben.
Und wieder sind es vier Handlungsfelder:
- Kultur – wie ist Dein Honorar-Mindset
Es gilt Deine Positionierung zwischen „Sozialamt“ und “Abzocker“ zu finden.
Nur, wenn Du ganz und selbstbewusst hinter Deinem Honorar stehst, wirst Du es auch durchsetzen.
- Konzeption – welche Honorarmodelle passen zu Dir
Pakete oder maßgeschneidertes Honorar? Vorschuss oder Festbetrag? StBVV oder freie Honorare? Stundenabrechnung oder Gegenstandswert-Honorar?
- Kalkulation – die Kunst den richtigen Preis zu finden
Eine reine Aufwandskalkulation mit entsprechendem Gewinnaufschlag ist die Pflicht. Die Kür ist das „Wert-Honorar“. Was ist Dein Mandant bereit für eine Dienstleistung zu bezahlen – das hat tatsächlich wenig mit Deinem Aufwand zu tun. Kunden kaufen nicht Zeit, sie kaufen Lösungen.
- Kommunikation – entspannt und klar
Es gibt für Dich schönere Dinge als Honorargespräche zu führen? Die gute Nachricht: Wenn Du in den ersten drei Handlungsfeldern die wichtigsten Entscheidungen getroffen hast, wird die Kommunikation darüber so viel einfacher.
Du hast in Deiner Kanzlei „gewachsene“ Strukturen? Für Neumandanten ist es relativ easy ein neues System einzuführen. Die bestehenden Mandanten in dieses neue System zu überführen, ist eine der größeren Herausforderungen der Kanzleientwicklung.
Du willst konkret an Deinen Honoraren arbeiten? Dafür bietet Cordula das Honorar-Coaching an.
Mitarbeiter – handverlesen oder 0815
Auch wenn es wenig „freie“ Mitarbeiter auf dem Markt gibt – die „falschen“ einzustellen oder zu behalten ist auf Dauer auch keine Lösung.
Mitarbeiter zeichnen sich durch zwei Merkmale aus:
- Kompetenzen – fachlich und mehr …
Neben der Fachkompetenz kommen heute die Digitalkompetenz und die Verantwortungskompetenz dazu. Mit Verantwortungskompetenz meinen wir Entscheidungs – und Kommunikationskompetenzen. Sie sind die wichtige Voraussetzung für gelungene Delegation.
- Mindset – die Haltung entscheidet
Kompetenzen kann man lernen. Das Mindset lässt sich dagegen nur fördern. Den grundsätzlichen Willen, einen Job gut zu machen und seine Persönlichkeit und seine Kompetenzen weiter zu entwickeln, muss ein Mensch mit bringen.
Im Rahmen der Kanzleientwicklung ist die Mitarbeiteranalyse – nicht die Bewertung – die wichtige Basis für Deine Personalentscheidungen. Wir haben eine Kompetenzmatrix entwickelt, die Dir einen Überblick über Kompetenzen und Mindset Deiner bestehenden Mitarbeiter gibt. Dabei definierst Du Deine Anforderungen über ein Stufenmodell. Diese gleichen wir dann wieder mit Deinen Positionierungsentscheidungen ab und leiten Maßnahmen für Deine Personalentwicklung ab.
Denn ohne Personalentwicklung keine Kanzleientwicklung – es sei denn Du hast Dich ganz vorne entschieden, ohne Mitarbeiter zu arbeiten – auch ein Modell.
Aufbau- und Ablauforganisation – System im Chaos
Je nach Größe und Ausrichtung der Kanzlei gibt es unterschiedliche Organisationsformen.
In der Kanzleientwicklungsberatung erleben wir häufig folgende Wünsche und Fragen:
- Aufbau einer „zweiten Ebene“ zur Entlastung der Kanzleileitung
- Einführung von Teams – verbunden mit der Frage, nach welchem Kriterium die Teams gebildet werden sollen (Aufträge? Chefs? Mandanten?)
- Meetingkultur verbessern – wie funktionieren Meetings optimal? Und wenn ja, wie viele?
- Allrounder oder Spezialisten bei den Mitarbeitern?
Auch hier treten wir mit Dir gern noch mal einen Schritt zurück und fragen nach dem „Warum?“.
Beispiel: Fragen bei der Einführung von Teams:
Was versprichst Du Dir von Teams?
- Entlastung bei der fachlichen Arbeit oder/ und bei der Führung?
- Bündelung von Kompetenzen?
- Verbesserte Auftragsplanung und – Tracking?
Je nach Deinen Zielen „bauen“ wir Deine Kanzlei.
Die Kunst in der Aufbauorganisation ist aus unserer Sicht, die Organisationsstruktur so zu gestalten, dass sie auf der einen Seite Klarheit im heutigen Alltag bietet, auf der anderen Seite aber die Flexibilität hat, sich mit entwickeln zu können, damit sie bei Mitarbeiterwechsel, Wachstum (auch an Partnern) und neuen Inhalten der Arbeit nicht immer neu erfunden werden muss.
Ablauforganisation – smarte Prozesse
Auch wenn Dir Deine Kanzleisoftware an vielen Stellen Entscheidungen zu den Abläufen in Deiner Kanzlei abnimmt (ob Du die Abläufe als sinnvoll empfindest oder nicht, sei mal dahin gestellt) – durch Deine Grundsatzentscheidungen für die Kanzleientwicklung hast Du es in der Hand, Deine Prozesse optimal zu gestalten.
„Qualitätsmanagement“ umfasst dabei zwei große Aspekte:
- Fachliche Qualität – die Grundvoraussetzung für das langfristige Bestehen deiner Kanzlei
- Servicequalität – w i e machen wir unsere Arbeit. Wie arbeiten wir konkret zusammen – intern und mit unseren Mandanten.
Wir legen bei diesem Bereich der Kanzleientwicklung den Schwerpunkt auf „smart work“.
Es geht darum, die Arbeit clever und intelligent mit dem Fokus auf die wirklich wichtigen Dinge zu erledigen.
In unserem Blogbeitrag „smart work – mit Fokus zu mehr Produktivität“ beschreiben wir genauer, was wir darunter verstehen.
Es wird Dich nicht überraschen, dass eine unserer wichtigsten Fragen bei der Prozessoptimierung die folgende ist:
Was lassen wir weg?
Beispiel: Das Snickers an der Tanke
Thema „Mischrechnungen“ – da gibt es einen kleinen Anteil private Ausgaben auf einem Beleg – eben der Schokoriegel oder das Eis an der Tankstelle. Oder in der Metrorechnung tauchen neben den Wareneinkäufen auch Reinigungsmittel und Bürobedarf auf?
Die Frage dahinter: Wie Detailversessen wollen wir arbeiten?
Die Entscheidung, die Du für Deine Kanzlei treffen solltest: Wie breit ist Dein Daumen? Sprich: Was kannst Du gegenüber Deinen Mandanten und dem Finanzamt vertreten.
Darauf gibt es meist nicht die e i n e Antwort für alle Fälle. Hier eine grundsätzliche Linie zu haben, erspart Dir eine Menge Rückfragen von Mitarbeitern und kürzere Bearbeitungszeiten in der Fibu.
Fazit - Kanzleientwicklung ist eine Reise
Die Reise zu Deiner Zielkanzlei ist kein Spaziergang – sie ist aber auch keine Mount Everest Besteigung.
Sieh es doch mal so – jede Auszeit, die Du Dir von der Alltagsarbeit nimmst, bringt Dich Deinem Ziel näher. Und jede gut gestellte Frage erleichtert Dir die Entscheidungsfindung.
Wir geben Dir nicht nur die richtigen Fragen – wir geben Dir auch die Impulse für die Antwortalternativen und die Umsetzungsideen.
Wenn Du konkret mit un auf die Reise gehen willst, findest Du hier das Angebot zu unserem Kanzleientwicklungs-Coaching.
Mehr smarte Inhalte für Dich
Wenn Du mehr darüber erfahren willst, wie wir Kanzleientwicklung denken, empfehlen wir Dir die 90-minütige Webinar-Aufzeichnung:
Projekt Zielkanzlei
vom 18. Januar 2023
Smarte Grüße
Deine Kanzleioptimisten
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