Unternehmerwissen für Steuerberater & Steuerkanzleien

Zurück in die Zukunft – Wie eine Steuerberaterin die Kanzlei 2030 aufgebaut hat

Angela Hamatschek

Januar 14, 2025

Was wäre wenn... - wie sieht Deine Zukunft aus?

Die Welt dreht sich immer schneller, und Veränderungen prasseln gefühlt täglich auf uns ein – da ist es kein Wunder, dass es schwerfällt, sich vorzustellen, was in 10 Jahren sein wird. Genau deshalb beschränken sich viele Planungen oft nur noch auf einen überschaubaren Jahreshorizont. Verständlich, aber eigentlich schade! Denn wenn Du immer nur kurzfristig planst, verpasst Du die Chance, den Raum der Möglichkeiten zu eröffnen und Dich zu fragen: Was wäre, wenn…?

Eine Methode, die ich Dir ans Herz legen möchte, ist die 10-Jahres-Retrospektive – oder, wenn Dir 10 Jahre zu weit weg erscheinen, eine 5-Jahres-Version wie ich sie in diesem Beispiel gewählt habe. Diese Methode aus dem Futures Thinking funktioniert, indem Du Dir vorstellst, wie die Zukunft aussehen könnte, und dann aus dieser Perspektive auf die Gegenwart zurückblickst. Es ist eine kreative und gleichzeitig strategische Übung, die Dir zeigt, welche Entscheidungen Du heute treffen kannst, um das gewünschte Morgen zu gestalten.

Um Dir zu zeigen, wie das funktionieren kann, habe ich diese Methode gemeinsam mit meinem Zukunfts-GPT Captain Kirk einmal durchgespielt. Herausgekommen ist eine spannende Geschichte über Clara Falkenberg, eine Steuerberaterin, die ihre Kanzlei in 5 Jahren von einem klassischen Betrieb zu einer der innovativsten und nachhaltigsten Kanzleien Deutschlands gemacht hat. Vielleicht erkennst Du darin die eine oder andere Idee, die auch Dich inspiriert oder Dich auf neue Gedanken bringt, wie Du heute die Weichen für Deine eigene Zukunft stellen kannst.

Mein persönlicher Tipp an Dich: Überlege Dir für 2025 ein Motto – etwas, das wie ein Leitstern für Deine Entscheidungen und Maßnahmen wirkt. Es hilft Dir, den Fokus zu behalten, ein Thema konsequent zu durchdenken und dann auch wirklich erfolgreich abzuschließen.

Für das delfi-net Steuerberater-Netzwerk und die Kanzleioptimisten lautet das Motto 2025 übrigens: „Fokus Beratung – Mehr Wert schaffen“

Und jetzt lass uns gemeinsam einen Blick in die Zukunft werfen – wer weiß, welche Impulse Dich dazu bringen, Deine Zukunft neu zu gestalten!

2025: Der Startschuss – Alle Prozesse automatisieren

Clara übernahm die Kanzlei Anfang 2025 von einem Berufskollegen, der die Herausforderungen der Digitalisierung nicht mehr angehen wollte. Obwohl die Kanzlei technisch auf einem soliden Niveau war – mit digitalen Buchhaltungsprogrammen und einer Cloud-Lösung für Mandantendaten –, war sie weit davon entfernt, die Möglichkeiten der Automatisierung wirklich auszuschöpfen. Clara setzte sich ein klares Ziel: Alles was automatisiert werden kann, wird automatisiert, um ihr Team von Routineaufgaben zu entlasten und Raum für strategische Beratung zu schaffen.

Gleichzeitig sah sie eine Gelegenheit, sich auf die bevorstehende Einführung der E-Rechnung vorzubereiten. Diese wurde ab 2025 schrittweise eingeführt und sollte bis 2028 für alle Unternehmen verpflichtend sein. Clara wusste, dass dieses neue einheitliche Datei-Format eine Schlüsselrolle bei der Automatisierung spielen würde, da es den manuellen Aufwand bei der Verarbeitung von Rechnungen drastisch reduzierte.

Noch im Jahr 2025 begann sie:

Volle Cloud-Kraft voraus: In den bestehenden Systemen selbst steckt bereits unglaublich viel Automatisierungspotenzial. Mit Hilfe einer Schnittstellenanalyse hat Clara die Buchhaltungslösungen der Mandanten an ihre Kanzleilösung angebunden, die Prozesse bei Mandanten optimiert und mit vorhandenen Lösungen und Hilfe von API-Schnittstellen Belegeingang und -verarbeitung automatisiert.
KI-Tools für Fachrecherche: Für die Mitarbeiter und sich selbst hat Clara verschiedene Angebote ausprobiert und sich dann für eines entschieden, damit der Umgang mit der KI in der Kanzlei für alle selbstverständlich wird. Dazu konnte sie die Mitarbeitenden auch leicht gewinnen, da der Nutzen durch schnellere Recherche sofort spürbar war.
KI–Tools für den Alltag: Am Anfang experimentierte Clara mit ChatGPT, Perplexity, Microsoft Copilot und Notebook LM, um selbst ein Gefühl für die Möglichkeiten zu bekommen. Im Vordergrund stand für sie dabei, die Kommunikation mit den Mandanten zu vereinfachen und vorhandenes internes Wissen besser nutzbar zu machen.
Die interne Transformation zu starten: Clara setzte auf Transparenz und Innovation, indem sie ihre Vision mit ihrem Team teilte. Doch nicht alle Mitarbeiter sahen die Veränderungen positiv.

2025–2026: Der Mensch im Mittelpunkt – Aufbau eines Fortbildungsprogramms namens LUNA

Die größte Herausforderung in den ersten Jahren der Transformation war es, ihr Team auf dem Weg mitzunehmen. Viele der erfahrenen Mitarbeiter fühlten sich von der Geschwindigkeit des Wandels überfordert und skeptisch gegenüber den neuen Technologien. Um diese Ängste zu adressieren und gleichzeitig langfristig die Zukunft der Kanzlei zu sichern, entwickelte Clara ein eigenes 3-jähriges Fortbildungsprogramm.

Damit das nicht zu sehr nach trockener Materie klingt, haben sich die Mitarbeitenden einen Namen dafür ausgedacht und ein Maskottchen gestaltet:

LUNA – Lernen Ueben Neues Ausprobieren

Dieses Programm läuft von 2026 bis 2028, so dass ab 2029 das volle Potenzial entfaltet wird.

Lerninhalte: Vier Kernbereiche mit klaren Zielen

Clara hat das Lernprogramm ihrer Kanzlei in vier zentrale Bereiche gegliedert, die alle wichtigen Aspekte für das Heute und das Morgen abdecken:

Fachliche Kompetenz:
- Ziel: Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand in steuerlichen Gesetzen und internationalen Vorschriften sind.
- Inhalte: Änderungen im Steuerrecht, Best Practices für Steueroptimierung, ESG-Berichterstattung. Spezialwissen zu Branchen, Themen und Rechtsformen. Für jeden Mitarbeiter wurden hier eigene Schwerpunkte festgelegt.
Organisatorisches Wissen:
- Ziel: Effizienzsteigerung durch ein besseres Verständnis von Prozessen und der Nutzung des Kanzlei-Ökosystems.
- Inhalte: Optimierung von Workflows, Nutzung der Cloud-Systeme und der KI-Assistenten, Fristenmanagement.
Kommunikation:
- Ziel: Verbesserung der Mandantenkommunikation und Stärkung der sozialen Kompetenzen.
- Inhalte: Gesprächsführung, Konfliktlösung, Präsentation von KI-Analysen in verständlicher Sprache.
Technologie:
- Ziel: Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter den Umgang mit KI und Automatisierung verstehen und anwenden können.
- Inhalte: Nutzung von KI-Tools, Datenanalysen, Simulationen und die individuelle Anpassung der Mandanten-Avatare.

Lernmethoden und Erfolgsmessung

Jeder dieser Bereiche hat klare Lernziele, die in regelmäßigen Abständen überprüft werden. Clara führt vierteljährlich Feedbackgespräche mit ihren Mitarbeitern, um zu klären, welche Inhalte gut funktionieren und wo zusätzliche Unterstützung benötigt wird. Durch den modularen Ansatz können Mitarbeiter gezielt die Themen vertiefen, die für ihre Spezialisierung relevant sind.

Auch die Art des Lernens hat sich in Claras Kanzlei stark verändert. Traditionelle Tagesseminare und lange Präsenzschulungen gehören der Vergangenheit an. Stattdessen setzt Clara auf ein flexibles und effizientes Micro-Learning-Modell, das perfekt in den Arbeitsalltag integriert ist.

Das Micro-Learning-Konzept

Kurze Lerneinheiten: Die Schulungen sind in 10- bis 20-minütige Einheiten unterteilt, die gezielt auf ein bestimmtes Thema fokussiert sind. Diese Einheiten können während eines Arbeitstages bearbeitet werden, ohne den Workflow zu stören.
On-Demand-Zugriff: Die Inhalte stehen den Mitarbeitern über eine digitale Lernplattform jederzeit zur Verfügung. Sie können selbst entscheiden, wann sie lernen – sei es am Morgen, in einer ruhigen Stunde oder nach Feierabend.
Interaktive Formate: Die Micro-Learning-Module beinhalten interaktive Elemente wie Quizze, Simulationen oder kurze Videos, um das Wissen praktisch anzuwenden und zu vertiefen.
Tandems und Multiplayerteams: Die Mitarbeiter können ihre Themen und Lernziele auch gemeinsam erarbeiten, entweder zu zweit in Tandems oder mit mehreren gemeinsam. In Verbindung mit den Quizz und anderen spielerischen Elementen (da hat ChatGPT beim Ideen finden geholfen – das Highlight ist der Umsatzsteuer-Escape-Room😉)

2025 – 2028: Der Durchbruch – Die E-Rechnung und vollständige Automatisierung

Mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung ab 2028 kam die Automatisierung in Claras Kanzlei auf ein neues Level. Durch das standardisierte elektronische Rechnungsformat konnte ihr System nach und nach:

Rechnungsdaten in Echtzeit auslesen und verbuchen.
Fehler erkennen und automatisch Korrekturvorschläge machen.
Liquiditätsanalysen auf Basis aktueller Daten erstellen.

Die Automatisierung dieser Prozesse ermöglichte es den Mitarbeitern, sich stärker auf die persönliche Betreuung der Mandanten zu konzentrieren. Clara war es wichtig, dass trotz der zunehmenden Automatisierung der menschliche Kontakt nicht verloren ging. Jeder Mitarbeiter betreut seit 2028 durchschnittlich 50 Mandanten*, wobei die Zusammenarbeit durch eine klare Rollenverteilung strukturiert war. Durch die Automatisierungsoffensive 2025 und rigorose Trennung von Mandanten, die diesen Weg nicht mitgehen wollten, verlagerte sich die Arbeit vom Buchen und Beleg verwalten hin zur qualitativern Prüfung der Ergebnisse.

Menschliche Mitarbeiter:
- Sie waren die direkten Ansprechpartner der Mandanten und kümmerten sich um individuelle Anliegen.
- Sie erklärten die von der KI generierten Analysen und halfen den Mandanten, die richtigen Entscheidungen zu treffen.
- Sie übernahmen komplexe Beratungsaufgaben, wie etwa die Optimierung von Geschäftsmodellen oder die steuerliche Gestaltung bei internationalen Transaktionen.
KI-Assistenten:
- Die KI-Assistenten erledigten Routineaufgaben wie die Verarbeitung von Steuerunterlagen, die Erstellung von Berichten und die Simulation von Szenarien.
- Sie agierten auch proaktiv, indem sie den menschlichen Mitarbeitern Vorschläge für Optimierungsmöglichkeiten lieferten.

Diese Kombination aus Technologie und menschlicher Expertise wurde zu Claras Erfolgsgeheimnis.

*Falls Du Dich jetzt fragst, wie das funktionieren soll, dass ein Mitarbeiter 50 Mandanten betreut. Das lässt sich relativ leicht ausrechnen (ok, auch hier hat mir wieder mein GPT Rechengenie Mr. Spock geholfen 😉. Ausgangspunkt ist eine 35-Stunden Woche. Wenn ein Mitarbeiter pro Monat 30 Minuten Zeit je Mandant für ein Gespräch nutzt, dann braucht er dafür 25 Stunden. Diese Kommunikationszeit kann er oder sie problemlos auf 3 halbe Arbeitstage pro Woche verteilen, so dass ausreichend restliche Zeit für andere Aufgaben übrig ist und die Mitarbeiter sich nicht wie „Call-Center-Agenten“ fühlen. Und im Wissensförderprogramm haben die Mitarbeiter gelernt, wie und worüber sie mit den Mandanten sprechen.

2027–2029: Unterstützung durch Martha – Den nächsten Schritt wagen

Im Jahr 2026 trat Martha, eine Beraterin mit Spezialisierung auf Steuerkanzleien und KI, in Claras Leben. Martha unterstütz bereits seit 2025 Kanzleien dabei, KI sinnvoll in ihre Prozesse zu integrieren, und sie zeigte Clara, welche Möglichkeiten es für ihre Kanzlei gab.

Gemeinsam mit Martha entwickelte Clara:

Mandantenspezifische KI-Avatare: Jeder Mandant erhielt ab 2027 einen KI-basierten Assistenten, der personalisiert werden konnte. Diese Avatare beantworteten Routinefragen, erklärten steuerliche Grundsätze und waren rund um die Uhr verfügbar.
Einsatz von KI-Agenten: Mit Hilfe spezifischer Bots, wurden mehrere KI-Tools miteinander verbunden, um bestimmte Aufgaben zu erledigen.
Innovative Tools für die Steuerplanung: Die KI konnte steuerliche Szenarien simulieren und Mandanten zeigen, wie sich Entscheidungen auf ihre Steuerlast auswirken würden.

Martha brachte Clara auch bei, wie sie ihre Mitarbeiter weiterhin einbinden konnte: „Die Technologie soll euch helfen, nicht ersetzen,“ betonte sie immer wieder. Dank dieser Haltung schaffte Clara es, ihr Team motiviert zu halten und die Innovationskraft der Kanzlei weiter zu stärken.

Claras Rolle: Zeit für Mandanten, Mitarbeiter und Innovation

Mit dem Wachstum ihrer Kanzlei hat sich auch Claras Rolle verändert. Sie ist heute nicht mehr nur Steuerberaterin, sondern auch Visionärin, Mentorin und Strategin. Ihre Zeit teilt sie klar in drei Bereiche auf:

Zeit für Mandanten (30 %):
Clara betreut strategisch wichtige Mandanten, insbesondere innovative Unternehmen aus den Bereichen Technologie, Nachhaltigkeit und Kryptowährungen. Diese Mandanten erwarten persönliche Beratung und maßgeschneiderte Lösungen, die Clara mit ihrer Erfahrung und ihrer Innovationskraft liefert.
Zeit für Mitarbeiter (40 %):
Clara sieht sich als Mentorin für ihr Team. Sie führt regelmäßig Feedbackgespräche, entwickelt Weiterbildungsinhalte und unterstützt ihre Mitarbeiter dabei, ihre individuellen Stärken zu entfalten. Besonders wichtig ist ihr, dass alle Mitarbeiter verstehen, wie sie die KI-Tools optimal nutzen können, ohne ihre persönliche Note zu verlieren.

Zeit für Innovation (30 %):
Clara widmet einen großen Teil ihrer Zeit der Suche nach neuen Trends und Technologien. Sie testet regelmäßig neue Tools, experimentiert mit Prototypen und bespricht mit Beratern wie Martha, wie sie ihre Kanzlei weiterentwickeln kann.

Denkfutter für die Zukunft

Ich hoffe, Du hast ganz viel Denkfutter bekommen für Deine eigene Kanzleientwicklung 2030. Und wenn Du statt mit einer KI mit einem Menschen über Deine Zukunft nachdenken willst, sprich uns – Cordula oder Angela an. Wir gestalten mit Dir bei einem Strategie-Workshop gern Deinen Raum der Möglichkeiten und Raum des Machbaren.

In einem weiteren Beitrag schauen wir uns dann Claras Büro und die Balance zwischen Büro und Homeoffice an, die Honorarmodelle und die Gewinn- und Gehaltsverteilung.

Du willst mehr Denkfutter und konkret an der Zukunft Deiner Kanzlei arbeiten?

Bei unserem Live-Webinar am 28. Januar erfährst Du, wie Du mit Deinen klassischen Dienstleistungen vom STEUERberater zum SteuerBERATER wirst und Deine Kanzlei zukunftsrobust weiterentwickelst.

Smarte Grüße

Deine Kanzleioptimisten

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