
Mandantenberatung kann großartig sein – wenn sie funktioniert. Doch in vielen Kanzleien läuft’s eher so: viel Aufwand, wenig Wirkung, ständiges Nachfragen und am Ende ein frustrierter Mandant (oder Berater). Woran das liegt? An klassischen Denkfehlern, die immer wieder passieren – und immer wieder Zeit, Geld und Nerven kosten. Hier sind die 5 häufigsten Fehler bei der Mandantenberatung – schonungslos ehrlich, mit echten Praxisbeispielen und klaren Lösungen.
Fehler bei der Mandantenberatung Nummer 1 ist der Klassiker: Kommunikation, die irgendwo zwischen „zu spät“, „zu technisch“ oder „zu nichts sagend“ liegt. Dabei ist gerade in der steuerlichen Beratung Kommunikation der Dreh- und Angelpunkt für Vertrauen. Ohne sie gibt’s Missverständnisse, Fehler – und Abwanderung.
Herr P. ist Unternehmer und hat gerade einen Brief vom Finanzamt bekommen. Voller kryptischer Formulierungen, Paragrafen und Fristen. Er ist nervös, denn er versteht kein Wort – und ruft sofort seinen Steuerberater an. Dort meldet sich niemand. Zwei Tage später: nochmal ein Anruf. Wieder nichts. Eine Woche vergeht. Inzwischen schläft Herr P. schlecht. Als er endlich jemanden erreicht, ist der Bescheid bereits bestandskräftig – und die Änderungsmöglichkeit verstrichen. Herr P. wechselt die Kanzlei. Und schreibt eine bittere Google-Bewertung.
Was ist schiefgelaufen? Die Kanzlei hat nicht nur zu spät reagiert, sondern sich auch auf die „Wir melden uns“-Mentalität verlassen – ohne klare Kommunikation, ohne Erwartungsmanagement.
Mach den Selbsttest:
Wenn Du mindestens zwei dieser Fragen mit „Nein“ beantwortest, hast Du Handlungsbedarf – denn dann tappst Du in den ersten der häufigsten Fehler bei der Mandantenberatung.
Missverständnisse durch schlechte Kommunikation können zu Haftungsfällen führen. Wenn Fristen versäumt werden, weil der Mandant dachte, „das macht die Kanzlei schon“, kann das richtig teuer werden. Die Gerichte interessieren sich nämlich nur begrenzt für interne Kommunikationsprobleme.
Zudem: Schlechte Kommunikation ist der Hauptgrund für Kanzleiwechsel. In Umfragen geben über 70 % der Mandanten an, dass sie gewechselt haben, weil sie sich „nicht abgeholt“ fühlten.
Ein besonders hartnäckiger Fehler bei der Mandantenberatung ist die fehlende Initiative seitens der Kanzlei. Viele Berater sehen sich als Reaktionseinheit: Der Mandant fragt – und dann gibt’s eine Antwort. Doch moderne Beratung funktioniert anders. Wer als Steuerberater nicht mitdenkt, sondern nur verwaltet, verliert.
Frau S. verkauft ihre Anteile an einer GmbH – ein dicker Deal, ordentlich Gewinn. Sie erwähnt das locker bei einem Gespräch mit ihrem Steuerberater, nachdem der Vertrag längst unterschrieben ist. Der zuckt zusammen: „Wenn ich das vorher gewusst hätte, hätten wir über das Teileinkünfteverfahren sprechen können… oder sogar eine Holding-Struktur aufbauen.“
Tja. Hätte. Hätte. Steuervorteil – weg. Frau S. ärgert sich. Nicht nur über den Staat. Sondern auch über ihre Kanzlei, die aus ihrer Sicht hätte fragen müssen.
Das hat System. In vielen Kanzleien fehlt eine echte Beratungskultur – man ist so mit der Pflichterfüllung beschäftigt (Fristen, Buchungen, EÜR), dass die Kür (Steuergestaltung, Risikominimierung, Unternehmensstruktur) untergeht. Doch genau für diese Impulse zahlen Mandanten gerne – nicht für Paragrafen-Karaoke.
Dann läuft was schief. Und zwar so richtig. Denn in Zeiten von KI, Buchhaltungsautomatisierung und Plattformsteuerung wird der reaktive Berater schnell durch Systeme ersetzt. Der proaktive bleibt.
Weniger als drei Häkchen? Dann ist es Zeit, umzuschalten: Vom Verwalter zum Möglichmacher.
Beratung ist keine Dienstleistung wie Pizza bestellen. Wer glaubt, der Mandant legt ein paar Unterlagen hin und bekommt dann eine perfekte Lösung serviert, verkennt die Realität. Die meisten Fehler bei der Mandantenberatung entstehen nicht aus bösem Willen – sondern aus Schweigen. Der Mandant weiß nicht, was erwartet wird. Und niemand sagt es ihm.
Herr W. ist Handwerker mit wachsendem Betrieb. Die Kanzlei kennt ihn gut, aber seine Buchführung ist… nennen wir es sportlich. Als ein Betriebsprüfer unangekündigt auftaucht, fehlen diverse Unterlagen. Die Steuerberaterin ruft ihn an – hektisch. „Wir brauchen sofort Ihre Eingangsrechnungen für 2022!“ Herr W. reagiert irritiert: „Ach so… ich dachte, das haben Sie alles?“
Er hatte keine Ahnung. Und niemand hat es ihm je erklärt. Ergebnis: Stress, Unsicherheit, Rückfragen, Kosten.
In vielen Kanzleien herrscht ein ungeschriebenes Gesetz: „Das weiß der Mandant doch.“ Nein – weiß er nicht. Woher auch? Steuerrecht ist komplex, Beratung abstrakt. Der Mandant ist nicht faul, sondern schlicht überfordert. Und wer keine klaren Leitplanken setzt, bekommt Chaos.
Dieser Fehler bei der Mandantenberatung hat mehrere Gesichter:
Denn wenn die Unterlagen fehlen, muss nachgefragt werden. Wenn keine Entscheidung kommt, geht kein Vorgang weiter. Wenn das Honorar „überraschend“ wirkt, wird verhandelt. Das alles frisst Ressourcen – und lässt den Eindruck entstehen, dass die Kanzlei unstrukturiert ist. Obwohl sie einfach nur zu nett war.
Weniger als vier Häkchen? Dann wundere Dich nicht, wenn Deine To-dos explodieren – und Deine Mandanten auf Durchzug schalten.
Einer der gefährlichsten Fehler bei der Mandantenberatung ist die Annahme, jeder Mandant ist besser als kein Mandant. Falsch. Manche Mandate kosten mehr, als sie einbringen – und zwar nicht nur finanziell, sondern auch emotional. Wer zu viele dieser „Energiefresser“ im Bestand hat, sabotiert seine Kanzlei von innen.
Die Kanzlei M. nimmt ein junges Startup auf. Der Gründer ist charmant, digital unterwegs – aber absolut chaotisch. Keine Belege, keine Buchführung, keine Struktur. Stattdessen WhatsApp-Nachrichten um 22 Uhr und Forderungen wie: „Ich brauch das Ergebnis morgen, wir haben einen Investorentermin!“
Die Kanzlei will helfen – und reißt sich monatelang ein Bein aus. Dann kommt das böse Erwachen: Der Mandant zahlt nicht. Angeblich sei alles „noch in der Finanzierungsrunde“. Irgendwann ist Funkstille. Offene Posten: vierstellig. Und das Team? Völlig entnervt.
Viele Kanzleien haben Mandanten im Bestand, die…
Diese Mandanten blockieren Ressourcen, bremsen gute Mandate aus – und rauben die Nerven. Ein echter Fehler bei der Mandantenberatung, der langfristig zur Selbstsabotage wird.
Und das ist völlig okay. Kanzleien sind keine Supermärkte. Sie dürfen – nein, müssen – entscheiden, mit wem sie arbeiten. Denn nicht jeder Mandant braucht nur Hilfe. Manche brauchen eine andere Kanzlei. Oder eine Therapie.
Weniger als vier Häkchen? Dann heißt es: Evaluieren. Oder konsequent sein und sagen: „Das passt nicht mehr.
Viele Kanzleien liefern beim Erstgespräch einen Auftritt wie in einer Werbekampagne: strukturiert, freundlich, kompetent. Der Mandant ist begeistert, sagt zu – und bekommt dann… nichts. Keine Rückfragen, keine Impulse, keine echten Berührungspunkte mehr. Die Beziehung plätschert vor sich hin. Irgendwann wechselt der Mandant – und niemand weiß, warum.
Tja. Willkommen beim stillsten aller Fehler bei der Mandantenberatung: mangelnde emotionale Bindung.
Frau K. ist Ärztin mit eigener Praxis. Sie kommt neu zur Kanzlei, hat ein tolles Erstgespräch, alles wirkt professionell. Danach: Funkstille. Die Unterlagen werden abgearbeitet, der Jahresabschluss kommt per Mail, Rückfragen werden beantwortet – aber sonst? Nichts.
Kein persönliches Gespräch. Kein Glückwunsch zum fünfjährigen Praxisjubiläum. Kein Hinweis auf neue Absetzbarkeiten für medizinische Fortbildungen.
Ein Jahr später bekommt sie einen Kontakt empfohlen. Jemand, der sich auf Heilberufe spezialisiert hat. Der ruft sie aktiv an, fragt nach, denkt mit. Und zack – ist sie weg. Die alte Kanzlei erfährt es über das Finanzamt.
Es wurde gearbeitet. Aber nicht beraten. Es gab Leistung. Aber keine Beziehung. Und genau das ist der Punkt: Mandanten kündigen heute nicht mehr wegen Fehlern – sondern wegen Gleichgültigkeit. Weil sie sich austauschbar fühlen.
Der Denkfehler: „Wenn er nichts sagt, ist er zufrieden.“
Nein. Wenn er nichts sagt, ist er wahrscheinlich enttäuscht – aber zu höflich, es anzusprechen. Oder zu bequem, sich zu beschweren. Also sucht er sich irgendwann leise eine Alternative.
Weniger als vier Häkchen? Dann liegt was im Argen – nicht in der Leistung, sondern in der Beziehung.
Niemand berät mit Absicht schlecht. Aber viele lassen es einfach geschehen – aus Zeitmangel, Betriebsblindheit oder weil „es halt immer so lief“. Genau das ist das Problem. Denn Mandanten erwarten heute mehr: Klarheit, Struktur, Initiative und das Gefühl, ernst genommen zu werden.
Die fünf häufigsten Fehler bei der Mandantenberatung sind kein Schicksal. Sie sind ein Spiegel – und eine Einladung, es besser zu machen. Schritt für Schritt, Mandat für Mandat.
Beratung ist keine Raketenwissenschaft. Sie ist machbar. Aber eben nicht im Autopilot. Wer sich mit offenen Augen, klarer Haltung und einem starken Team an die Sache macht, wird belohnt: mit loyaleren Mandanten, besseren Ergebnissen – und deutlich mehr Freude an der Arbeit.
Also: Stolpersteine erkennen, Werkzeuge schärfen – und losgehen. Der Weg zur besseren Beratung beginnt mit dem ersten Schritt. Heute.
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